Descubra qual área da sua empresa precisa de mais atenção

Nesse artigo falaremos sobre:

• Importância do diagnóstico empresarial
• Fazendo o diagnóstico empresarial de uma empresa
• Descubra qual área precisa de mais atenção
• A ferramenta certa de diagnóstico

A importância do diagnóstico empresarial

O diagnóstico empresarial é um estudo detalhado sobre as práticas de gestão de um determinado negócio. De uma maneira geral, uma Planilha de Diagnóstico Empresarial vai permitir que seja analisado o grau de maturidade da empresa como um todo e também que se faça uma análise comparativa de todos os setores desse negócio.

Um dos aspectos mais importantes do diagnóstico é justamente o fato dele proporcionar um entendimento geral da empresa. Essa é uma das ferramentas mais importantes e que servem de insumo no início do planejamento estratégico de qualquer negócio e alguns de seus benefícios são:

• Análise específica de áreas diferentes do negócio

• Identificação de áreas que necessitam de mais atenção

• Apoio no planejamento de ações de correção

• Conhecimento do nível de maturidade da empresa

• Entendimento de deficiências gerais e específicas da organização

Agora, para alcançar esses benefícios é importante que você conheça o caminho para fazer um bom diagnóstico, porque sem saber fazer as perguntas certas e as análises mais direcionadas para determinados aspectos de um negócio, pode se ter uma impressão errada de que a sua empresa está bem ou mal, quando a realidade é justamente o contrário.

Fazendo o diagnóstico empresarial de uma empresa

Para evitarmos essas análises equivocadas e uma compreensão errada do momento da empresa e de suas principais áreas como um todo, precisamos entender como fazer o diagnóstico empresarial. Particularmente eu gosto bastante desses passos abaixo:

• Passo 1 – Identificar as principais áreas e setores da empresa

• Passo 2 – Enumerar os principais processos que cada uma dessas áreas precisa realizar

• Passo 3 – Definir qual é o seu nível de maturidade para cada um desses processos. Existem diferentes metodologias, eu particularmente gosto de trabalhar com 4 níveis:
  • Não Realiza
  • Realiza em estágio inicial
  • Gerencia e domina o processo
  • Implementa melhorias

• Passo 4 – Definir pesos para as áreas e para os processos

• Passo 5 – Criar critérios de pontuação para cada um dos itens analisados

Eu já expliquei um pouco mais deles no nosso post sobre como calcular o grau de maturidade do seu negócio com o diagnóstico organizacional e recomendo que você dê uma olhada lá se quiser se aprofundar. No caso da LUZ e da grande maioria das empresas, o passo 1 vai envolver uma análise de 5 áreas principais:

• Estratégia
• Finanças
• Marketing
• Operações
• Gestão de Pessoas

Para cada uma dessas áreas você precisa identificar quais são os processos que a sua empresa realiza e quais que ela poderia estar melhor. Na nossa planilha de diagnóstico empresarial essa análise é feita com a resposta para perguntas específicas. Veja um exemplo para a uma pergunta da área de estratégia:

• A empresa utiliza métodos de análise de informações para formular suas estratégias?

As respostas possíveis são:

• A empresa não analisa informações para formular estratégias
• A empresa analisa ambientes interno e externo informalmente com a experiência do dia a dia
• A empresa analisa ambientes interno e exeterno para apoiar a formulação estratégica
• A empresa analisa todos os fatores que interferem na sua estratégia colaborativamente

Veja no exemplo da planilha:

De acordo com a resposta escolhida, automaticamente o diagnóstico vai se formando. Como separamos essas perguntas em grupos e áreas, é possível identificar quais áreas e grupos estão com uma pontuação melhor e quais estão com uma pontuação abaixo do desejado.

Se você responder todas as perguntas ligadas a todas as áreas na planilha de diagnóstico empresarial, de forma automática você vai conseguir identificar o nível de maturidade da sua organização de maneira simples e ágil. No nosso exemplo, que foi a aplicação em um cliente da LUZ, tivemos a resposta de maturidade nível 3, que é um patamar intermediário, já que esses níveis variam de 1 (pior) até 5 (mais organizada). Veja abaixo:

No nível 3 uma empresa possui processos gerenciais formais, mas ainda existe uma desorganização geral que pode afetar os resultados desejados. De toda forma, independentemente do resultado do seu negócio ou do nível de maturidade, talvez um dos passos mais importantes seja a análise específica de quais áreas precisam de mais atenção.

Descubra qual área precisa de mais atenção

Até agora, estávamos falando da empresa como um todo, ou seja, de um diagnóstico mais geral. Apesar dessa análise ser essencial e já ajudar muito, ela acaba não fornecendo informações práticas que te levem a realizar ações ou a entender exatamente o que fazer para melhorar.

Para chegar nesse resultado de qual área precisa de mais atenção vale a pena se aprofundar em um resultado mais detalhado. Na nossa planilha de diagnóstico empresarial fazemos isso com um ranking comparativo das áreas.

Veja que no nosso caso tivemos a pontuação variando de 64% até 70%. Essa foi a classificação em ordem do melhor para o pior:

• Marketing – 70%
• Operações – 69%
• Gestão de Pessoas – 67%
• Finanças – 67%
• Estratégia – 64%

De acordo com essa primeira análise, fica claro que as áreas que precisamos dar mais atenção são as de estratégia, finanças e de gestão de pessoas. Para exemplificar um processo simples de melhoria, vou fazer a análise detalhada das perguntas do diagnóstico para a área de finanças:

Para o sub grupo de planejamento financeiro temos 4 perguntas:

• A empresa possui investimentos financeiros e capital de reserva?
• A empresa possui planejamento e controle orçamentário?
• A empresa sabe diferenciar despesas de investimentos?
• A empresa planeja pegar ou já pegou um empréstimo?

As respostas que tivemos foram que:

• A empresa não possui reservas ou investimentos
• A empresa não possui planejamento ou controle orçamentário
• A empresa não sabe a diferença entre despesas e investimento
• A empresa já pegou empréstimos e não quitou as suas dívidas

Apesar do nosso exemplo ser um pouco catastrófico com todas as piores respostas possíveis, ele dá para gente exatamente a noção do que precisa ser feito. Se eu sou um gestor dessa organização, rapidamente já pensaria em planos de ação para:

• Economizar uma parte do lucro (por menor que seja) para começar a criar um fundo de reserva
• Iniciar um planejamento financeiro projetando receitas e despesas para os próximos 3 meses
• Entender a diferença entre despesa e investimento e organizar um planejamento de corte de despesas
• Preparar um plano de pagamento dos empréstimos com urgência

Viu como pode ser prático pensar no que precisa melhorar no seu negócio? Basta utilizar a ferramenta certa e analisar a sua empresa da maneira correta.

A ferramenta certa de diagnóstico

Se você está querendo saber quais áreas da sua empresa precisam de mais atenção, recomendo que você utilize a nossa planilha de diagnóstico empresarial. Dessa forma, você terá a análise do nível de maturidade da sua empresa, um comparativo das áreas do seu negócio e ainda conseguirá planejar ações para o futuro tendo tudo isso como base.