Principais dicas de gerenciamento de eventos para otimizar a experiência

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Top Event Management Tips For Great Experience Design
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O setor de eventos está repleto de opções para os participantes, tornando cada vez mais difícil para os gerentes de eventos atrair atenção para seus próprios eventos. Em um mercado superlotado, os participantes podem se dar ao luxo de ser exigentes com seus eventos, e os planejadores de eventos que não dedicam muito trabalho ao design da experiência são imediatamente percebidos.

O design da experiência, para os não iniciados, é a seleção e a curadoria de todos os elementos de um evento que contribuem para a diversão de um participante. É uma categoria incrivelmente ampla com a qual diferentes planejadores de eventos se relacionam de maneira diferente, mas você conhece um bom design de experiência quando o vê: cria uma atmosfera de antecipação e emoção, e todos os elementos parecem se encaixar perfeitamente.

As especificidades do design da experiência são diferentes, dependendo da natureza do seu evento, mas aqui estão algumas dicas de nível superior que o colocarão no caminho da criação de eventos memoráveis.

Inicie no registro

O bom design da experiência começa antes do evento e incorpora toda a jornada do cliente. Isso significa ter um portal de registro de eventos contínuo e eficaz. O registro de eventos não é apenas útil para coletar informações sobre seus participantes, ele define sua declaração de design, permitindo que seus participantes saibam que tipo de tom e qualidade esperar do próprio evento. Tudo isso ajuda a criar antecipação para o próprio evento.

Faça perguntas pertinentes na sua inscrição no evento e você também pode usar esse estágio para personalizar seu marketing e design para os participantes. Você pode achar que tem vários “ex-alunos” de eventos anteriores. Nesse caso, você pode levar isso em consideração na sua comunicação antes do evento.

Ou, comece no final

Se você é completamente novo em experimentar o design e se sente um pouco perdido, uma maneira de estruturar seu planejamento é focar no final do seu evento. Kiri Morrison, blogueira de design da Essay Writer e da Paper Fellows, diz que “o ponto final de um evento é quando seus participantes ou partes interessadas obtêm algo de valor de você. Essa é uma definição propositadamente vaga, porque o final do evento não é quando o último participante sai do local, pode acontecer em uma conversa antes ou no bar depois.

Basicamente, a partir do final, você decide para que serve o seu evento, especificamente. O valor está na rede? Ou um certo orador? Conhecer o seu endpoint ajudará você a moldar o sentido do design da experiência, dando aos participantes uma sensação de antecipação e, posteriormente, satisfação. ”

Embrace Tech

O tipo de pessoa que participa do seu evento provavelmente é aquele que já participou de muitos eventos; portanto, eles estão familiarizados com o modus operandi padrão. Qualquer coisa que você possa fazer para surpreender ou inovar provavelmente chamará sua atenção, e a tecnologia é um ótimo lugar para começar. Existem várias maneiras de implementar soluções tecnológicas em seu projeto de experiência, tantas que existe todo um setor de fornecedores de tecnologia terceirizados para consultar.

Se você deseja experimentar a tecnologia de design de experiência, comece com o aplicativo do evento. Solomon Burundi, escritor de tecnologia da College Paper e State Of Writing, recomenda que “um aplicativo de evento, se bem feito, pode ser o ponto de referência para o design da sua experiência. Deve ser consistente com seus elementos visuais de marketing e totalmente voltado para os participantes e suas necessidades. Acima de tudo, no entanto, deve funcionar: não economize no custo indo com anfitriões ou designers menos respeitáveis, porque um aplicativo de evento mal projetado fará com que todo o evento pareça menos polido. ”

Esforce-se para a perfeição

A razão pela qual o design da grande experiência é tão procurado é que geralmente é difícil de alcançar. Exige muito trabalho duro dedicado que muitos planejadores de eventos não estão preparados ou não podem fazer. O ponto principal, no entanto, é que você deve buscar a perfeição em todos os elementos. Tudo, desde e-mails pré-evento até comunicação de acompanhamento, de todas as opções de canapés a cada configuração de tabela deve ser considerado e cuidadosamente elaborado. O diabo está certamente nos detalhes, e se você acertar, eles juntam toda a experiência.

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