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1. Tudo sobre Gestão da Qualidade
2. Priorize problemas com a Matriz GUT
Nesse artigo falaremos sobre:
O que é a Matriz GUT?
Gastar menos tempo em reuniões com a Matriz GUT não parece algo que muitos de nós pensa ser possível. Mas, a Matriz GUT é uma ferramenta de gestão utilizada para facilitar na priorização da resolução de problemas de uma empresa analisando-os por três vertentes: Gravidade, Urgência e Tendência. Tudo o que você precisa decidir quando discutindo pautas de suas reunião, não é mesmo?
Ao analisar a Gravidade você identifica qual o nível de magnitude de um problema e o quanto ele pode impactar na sua operação.
Ao analisar a Urgência você identifica o quanto o problema é urgente avaliando-o pelo espectro do tempo de resolução do mesmo.
Ao analisar a Tendência você identifica se o problema vai piorar de forma rápida ou de forma lenta.
Embora a ferramenta tenha sido criada para priorizar a ordem que o gestor vai resolver os seus problemas, nós podemos utilizar o conceito da Matriz GUT para auxiliar o gestor com outros tipos de priorização. Se formos considerar que saber priorizar é habilidade essencial para qualquer pessoa que trabalha com gestão, a Matriz GUT pode ter um leque de novas opções de uso.
Como Gastar Menos Tempo em Reuniões com a Matriz GUT?
Um dos maiores problemas hoje em dia são os atrasos que reuniões acabam causando. Por causa do tempo gasto, várias reuniões acabam por diminuir a produtividade de diversas equipes e ultimamente se tem dado mais importância a capacidade de se diminuir cada vez mais os tempos de reunião sem que elas percam a importância. Para esse problema uma solução simples é utilizar a Matriz GUT para construir uma pauta priorizando a ordem e a importância dos assuntos a serem discutidos.
Assim, depois de priorizar a sua pauta você consegue alinhar as expectativas com a equipe e consegue realizar a reunião focando nos pontos mais importantes
É só utilizar a interpretação dos critérios da seguinte forma:
Gravidade
Gravidade representa o impacto do problema caso ele venha a acontecer. Na construção da pauta de uma reunião é importante entender e classificar qual o impacto daquela pauta para o resultado da empresa e da equipe.
Urgência
Urgência representa o tempo necessário para resolver um problema. No caso da construção da pauta é só utilizar a urgência para classificar os itens da pauta de acordo com a necessidade que eles precisam ser analisados, ou seja, se estavam vinculados a uma oportunidade que vai passar ou de algo que vai acontecer brevemente.
Tendência
Tendência representa o potencial de crescimento de um problema. Para construir a pauta é só utilizar o critério do quando o item a ser discutido pode crescer em termos de potencial, seja positivo ou negativo.
Vejamos como exemplo a seguinte pauta de reunião de uma empresa prestadora de serviços de consultoria:
A reunião geralmente segue a seguinte ordem:
- Update dos andamentos dos projetos
- Status da Prospecção de novos clientes
- Implementação de novos Processos Comerciais
- Discussão para Criação de novos Serviços
Aplicamos os critérios da Matriz GUT da seguinte forma:
Como no nosso caso utilizamos a nossa Planilha de Matriz GUT, após entender cada item da pauta e classificá-los a planilha automaticamente gerou a ordem da pauta.
A conclusão é que embora a Matriz GUT sirva para priorizar problemas ela também pode te auxiliar a priorizar outros tarefas importantes da sua empresa, como fazer as pautas das sua reuniões. No caso do nosso exemplo vai ficar claro para toda a equipe na reunião que as pautas mais importantes devem ser discutidas com mais tempo e mais envolvimento e as pautas de menor importância devem ser passadas mais rapidamente.
