Gerenciamento de projetos no Excel

  Nenhum comentário   Gestão na Prática  
Compartilhe com amigos:

Um dos passos fundamentais para a realização de um projeto é a sua gestão. E existem muitas ferramentas e softwares específicos apenas para a gestão de projetos, como o o MS project, o Zoho ou o Basecamp por exemplo.

No entanto, você não precisa necessariamente de nenhum software ou de ferramentas caras e complexas de se usar. É possível gerir o seu projeto usando o bom e velho Excel. Ele dispõe de todos os recursos necessários para uma gestão eficaz de seu projeto. Além de simples e barato, é muito fácil compartilhar as planilhas com os interessados no projeto, pois a grande maioria das pessoas usa o Office. Confira algumas dicas que o ajudarão a montar uma planilha para uma gestão de projetos de sucesso.

 como fazer gerenciamento_de_projetos

Definição do escopo do projeto

O primeiro passo é definir os itens essenciais para o projeto. Quem é seu cliente, quais etapas esse projeto terá, contatos importantes e quem vai participar do projeto. Veja como funciona na planilha de gerenciamento de projetos no Excel da LUZ. Primeiro temos uma área para detalhes do projeto:

Planilha de gerenciamento de projetos - dados gerais do projeto

Depois os dados ligados ao prazo do projeto como um todo e contabilização de dias úteis e finais de semana:

Planilha de gerenciamento de projetos - prazo do projeto

E por fim, o volume de entregáveis (etapas do projeto):

Planilha de gerenciamento de projetos - volume de entregáveis (etapas)

Esses dados vão alimentar o resto da planilha e facilitar seu trabalho de preenchimento.

Cronogramas simples para seus projetos

Você pode começar criando um cronograma bem simples. Basta criar linhas com o nome das etapas e depois colunas com datas de início e término da etapa em questão. Desta maneira os dados principais do projeto estarão visíveis, bem como as datas de entregas. É possível ainda trabalhar com filtros, para facilitar o seu trabalho.

O ideal para o gerenciamento de projetos no Excel, é que de forma automática, você tenha os dias de projeto, o que realizou e o atraso ou adiantamento das etapas, conforme mostrado abaixo:

Planilha de gerenciamento de projetos - cronograma

 como fazer gerenciamento_de_projetos

Controle de Custos

Como você viu na imagem acima, além do prazo, cada etapa deve ser controlada em relação aos seus custos e escopo de realização. Isso você consegue fazer com abas auxiliares na sua planilha de gerenciamento de projetos no Excel:

Planilha de gerenciamento de projetos - controle de custos

Ao preencher o custo, adicionar data, responsável e etapa atrelada, você conseguirá fazer um controle de perto dos gastos com o projeto e também entender por meio de gráficos se o que orçou de gastos está de acordo com os custos realizados:

Planilha de gerenciamento de projetos - gráfico de controle de custos

Análise rápida do projeto

Se você fez todas as etapas de controle do projeto, conseguirá ter uma visualização gráfica do que está acontecendo, veja abaixo um exemplo dessa análise:

Planilha de gerenciamento de projetos - visão atual do projeto

Compartilhe o andamento do projeto e cobre dos colaboradores

Acabamos de ver o processo básico de controle e gerenciamento de projetos no Excel, onde você:

1 – estabelece o escopo e linhas gerais do projeto

2 – define os prazos e responsáveis

3 – controla custos (e se quiser, horas trabalhadas dos consultores/envolvidos no projeto)

4 – analisa entregas, andamento do projeto e satisfação do cliente

Agora você pode compartilhar o andamento do projeto por meio de uma área de impressão:

Planilha de gerenciamento de projetos - impressão do cronograma

Ou também pode compartilhar sua planilha com a equipe via Dropbox ou Excel Online. Desta maneira, cada colaborador do projeto sempre terá acesso à planilha mais atual, e poderá atualizar a sua tarefa, desonerando o gestor das tarefas mais simples de atualização do projeto.

Esses são alguns exemplos simples de como gerir o seu projeto a partir do Microsoft Excel. Lembramos que a LUZ.vc possui diversas planilhas e modelos prontos, com fórmulas que permitem uma maior otimização da sua gestão de projetos. Confira!

 como fazer gerenciamento_de_projetos

Compartilhe com amigos:

Inscreva-se e receba o conteúdo semanal
que realmente importa

Experimente! É grátis e, se não gostar, basta cancelar o envio com 1 clique.
 

Deixe seu comentário aqui

Buscar no Blog LUZ

Digite abaixo…

×
Receba a sua dose semanal de conhecimento grátis
×
[optin_monster_id]
[optin_monster_id]
[email]
[email]
[opt_in]
[opt_in]
[opt_in]
[opt_in]