Gerenciar E-mails: dicas para organizar sua correspondência virtual

0
64
email
Planilhas Prontas em Excel

Gerenciar e-mails é uma tarefa bastante importante para se manter organizado. Isso porque os e-mails são fundamentais tanto para ser um canal de comunicação, como de informação.

Através dele, é possível mandar arquivos importantes e definir assuntos mais formais e relevantes.

No entanto, é muito fácil perder o controle no meio de tantas mensagens. Principalmente se você só tem uma conta de e-mail disponível.

Algumas plataformas te permitem ter um controle maior no gerenciamento de seus assuntos.

Sendo assim, falaremos um pouco mais neste artigo sobre como você pode organizar melhor os seus assuntos e separá-los por categorias a fim de otimizá-los.

Como gerenciar seus e-mails?

Ainda que a internet tenha evoluído e inúmeras formas de comunicação tenham passado a existir, o e-mail é e sempre será uma das maneiras mais eficazes de se manter contato com pessoas e empresas.

Tanto usado pessoalmente como para fins profissionais, o e-mail pode ser facilmente engolido por milhares de mensagens e assinaturas. O que pode acabar levando algo importante a se perder no caminho.

Para que isso não aconteça, existem formas eficazes de gerenciar e-mails de modo rápido, simples e eficaz.

Como organizar e-mails?

A primeira coisa a se fazer antes de tudo é: se você tem uma única conta para e-mail profissional e e-mail pessoal, faça já uma conta separada da outra.

Só de fazer isso você pode separar e-mails importantes de e-mails pessoais ou irrelevantes, como notificações de redes sociais ou promoções.

1. Combine mais de uma conta

Uma boa dica na verdade é que, se você quiser já ir separando por categorias, você pode ficar com um e-mail pessoal só para assuntos do seu interesse, um e-mail só para informações irrelevantes como redes sociais e promoções e um só para assuntos de trabalho na caixa de entrada de e-mail. Assim, você sabe exatamente o que encontrar em cada um deles.

Mas, caso você não queira gerenciar dois ou três e-mails, existem outras soluções.

2. Apagar e-mails que são antigos

Escolha uma data e comece a fazer a limpa na sua caixa de e-mail. Afinal, você não vai precisar de e-mails de 3 anos atrás, certo?

Apague, então, todos aqueles que não possuem relevância para você. E-mail antigo só acumula espaço e aumenta a quantidade de assuntos não relevantes.

3. Cancele inscrições que você não faz uso

Entrou em um site que pediu para que você colocasse seu e-mail como forma de contato e desde então você vive recebendo mensagens dessa empresa por mais que você não tenha interesse? 

Então cancele sua inscrição. A maioria dos sites fazem uso de e-mail marketing para manterem as pessoas informadas. No entanto, nem todo público que oferece seu e-mail quer saber mais sobre aquela empresa.

Sendo assim, uma boa forma que você encontra para saber gerenciar e-mails, é desfazendo sua inscrição lá. Basta você abrir a mensagem e rolar para o fim da página. Geralmente o cancelamento de assinatura se encontra nessa parte.

Qual é o melhor gerenciador de e-mails?

Para que você consiga gerenciar e-mails de uma melhor forma, existem algumas ferramentas nas quais você pode apostar. A primeira é:

1. Gmail Special Stars

Essa ferramenta foi criada pelo engenheiro Andreas Klinger e funciona no Gmail.

A ferramenta faz duas coisas importantes para você. Ela abre variadas pastas com diferentes nomes de ação, como “aguardando resposta” e, então, cria avaliações coloridas para elas. 

Assim, você pode categorizar as pastas específicas de acordo com a cor correspondente. Tudo que foi categorizado e selecionado, vai parar em sua caixa correspondente. Assim, sua caixa de entrada sempre ficará vazia.

2. Sortd

Este aplicativo tem parceria com o Gmail e ele é ótimo para lhe auxiliar a organizar sua caixa de entrada e executar suas tarefas.

Ele funciona como uma planilha de atividades. Sendo assim, transforma seus e-mails em listas. Muito parecida com a ferramenta de organização, Trello.

Com ele instalado, você pode responder mensagem e pode definir atividades a serem realizadas. Além disso, você pode incluir lembretes e notas extras.

3. HubSpot Sales

Essa ferramenta é uma extensão do Google Chrome e ela pode ser usada tanto no e-mail quanto no Hotmail.

Ela faz com que você consiga receber notificações sempre que alguém visualiza seu e-mail. Interessante tanto para contas pessoais como comerciais. Pois você pode manter o controle de que tipo de conteúdo as pessoas se interessam mais.

Além disso, ele possibilita que você agende e-mails e desfrute de outras funcionalidades. 

Conclusão

Por fim, vimos como você pode gerenciar e-mails de uma melhor forma sem ter que se perder ou gastar muito tempo com isso. Essas ferramentas poder ser bem úteis e fáceis de serem usadas.

Se você já testou alguma delas, nos conte aqui nos comentários o que achou e nos diga se esse artigo foi útil para lhe ajudar. Compartilhe esse texto com outras pessoas para elas se organizarem melhor também.

Planilhas Prontas em Excel

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor, escreva o seu comentário
Por favor, digite seu nome