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Como gerir e manter o controle de filiais e matriz com excelência

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Conforme sua empresa vai crescendo, é comum pensar em abrir filiais, seja no Brasil ou no exterior. No entanto, um dos fatores que dificulta isso é justamente o controle de filiais. Se uma empresa grande já é muito difícil de gerenciar, imagina várias empresas de porte médio.

Dependendo do seu modelo de negócios, abrir filiais acaba por ser inevitável. De fato, restaurantes e lojas de cosméticos tendem a abrir diversas filiais ao redor do país, mas essa estratégia não é limitada a esses estabelecimentos.

Abrir filiais representa um grande passo para sua empresa e, quando feito da forma certa, pode potencializar os resultados de forma assombrosa. O problema é fazer isso adequadamente.

Neste artigo vamos tratar de estratégias para manter o controle de filiais e alguns detalhes interessantes sobre o assunto. Não deixe de conferir.

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Controle de filiais pela relação contábil com a matriz 

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Quando uma empresa abre uma filial, significa que seu modelo de negócio foi validado pelo mercado. Dessa forma, ela está madura o suficiente para levá-lo a diversos outros lugares e aumentar ainda mais seu faturamento.

Porém, ao aumentar sua participação no mercado dessa forma, a matriz possui alguns problemas: mesmo havendo dependência contábil entre as filiais e a matriz, a filial possui autonomia própria, mas a matriz dita o rumo dela. Ou seja, elas estão conectadas, mas são distintas no âmbito financeiro.

Nesse ponto, a matriz pode optar por dois modelos de contabilidade: o centralizado e o descentralizado. Cada modelo possui vantagens e desvantagens, e cabe à matriz determinar qual será o melhor para seus objetivos. Além disso, é possível implementar modelos mistos. Tudo depende da estratégia principal da matriz.

Vamos explicar cada modelo, suas vantagens e desvantagens. Veja a seguir.

Modelo descentralizado

O modelo descentralizado é bastante utilizado para manter o controle de filiais, principalmente em negócios que precisam de agilidade na tomada de decisão.

Nesse modelo, a própria filial realiza os lançamentos contábeis, de acordo com as diretrizes da matriz. Assim a filial une posteriormente seus números aos da sede.

A filial, ao realizar os cálculos por conta própria, consegue fazê-lo com muita agilidade. Além disso, por estar em contato com os seus próprios números, os gestores compreendem melhor a situação atual de seu negócio, facilitando a tomada de decisão.

Porém, algumas desvantagens incluem o desalinhamento com o propósito comum, dissonância entre políticas e operações, gastos com treinamento do pessoal e até possíveis ataques à matriz.

Em vista das desvantagens, algumas empresas preferem o modelo de descentralização parcial — ou até mesmo o 100% centralizado. No entanto, o ideal é manter o alinhamento financeiro entre matriz e filiais, pois só a padronização elimina contratempos e permite um maior controle de filiais.

Modelo centralizado

O modelo centralizado consiste na matriz realizar todo o cálculo contábil, ou seja, realizar levantamentos e apurações, analisando todos os aspectos da área financeira. Além disso, é possível separar as contas de cada filial, permitindo uma ótima organização financeira.

Uma das vantagens deste modelo é justamente a facilidade na hora de recolher impostos, diminuir custos operacionais, assim como contar com um profissional capacitado para a função — algo que pode não ter nas filiais.

Além disso, por haver união entre matriz e filiais, há uma forte tendência de que todos os tomadores de decisão fiquem alinhados.

Por outro lado, podem ocorrer erros durante o processo por causa do grande volume de informação, demora para reagir a uma determinada situação, problemas na hora de apurar registros fiscais, pouca informação do estado real das filiais e até má comunicação entre os participantes.

Alinhamento entre as partes

Como ficou claro, o grande problema de investir em filiais é justamente a falta de alinhamento entre as partes. No entanto, existem várias ferramentas que podem ajudar a diminuir esse problema, e a comunicação é a chave para a solução.

Para não deixar suas filiais sem rumo, mantenha contato constante com cada unidade. Fique a par de cada nova informação, ouça o que seus gestores têm a dizer e ajude-os com os problemas do dia a dia.

A melhor forma de manter contato é utilizar ferramentas de comunicação corriqueiras, como WhatsApp, Skype e assim por diante. Fique atento aos desafios e oportunidades de cada filial, assim como os principais acontecimentos e operações realizadas em cada uma delas.

Sempre que achar necessário, relembre as filiais da conduta que você espera delas, e como elas devem operar no dia a dia. Se sentir necessidade, parta para a criação de conteúdo com foco em aumentar seu controle de filiais.

Invista em automação

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Por melhor que seja seu time de gestores e administradores, cuidar de uma empresa em pleno crescimento e de suas filiais pode se tornar uma tarefa muito difícil. Assim, faça a tecnologia trabalhar ao seu lado: invista em automação.

Aplicar softwares de automação vai facilitar — e muito — todo o processo burocrático. Além disso, será mais fácil consultar relatórios de atividades das filiais, caso venha a ser necessário.

Ao manter todas as filiais alinhadas com o padrão da matriz, e realizar um bom trabalho de automação, com certeza seu negócio vai prosperar por muitos anos.

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