Como realizar uma gestão à vista na sua empresa

A gestão à vista é uma metodologia recente e que já tem virado tendência entre empresas dos mais variados tamanhos e segmentos.

Isso porque o seu propósito é definir com clareza e assertividade o objetivo do empreendimento e fazer com que tal informação seja conhecida – e perseguida – por todos os colaboradores.

Se você também quer entender como envolver toda a sua equipe, de forma a engajá-los na conquista dos resultados almejados para sua companhia, a fim de alcançá-los da maneira mais rápida e definitiva possível, acompanhe aqui como realizar uma gestão à vista na sua empresa!

O que é Gestão à Vista

Gestão à vista, como o próprio nome já dá a entender, é uma metodologia que busca deixar à vista de todos os indicadores estratégicos da empresa, bem como o desenvolvimento e status de cada projeto lançado.

Seu grande diferencial em comparação a outros modelos de gestão é que a gestão à vista contribui com a identificação de problemas e promove o compartilhamento de resultados, já que as informações ficam ao alcance de todas as equipes.

Dessa maneira, todos os colaboradores envolvidos são capazes de fazer suas análises sobre os dados, engajando-se na tomada de decisões. Essa participação reduz a chance de erros e, consequentemente, de prejuízos para a instituição como um todo.

Por que implantar uma gestão à vista

Confira cinco benefícios de implantar uma gestão à vista em seu negócio:

1. Visão abrangente do empreendimento

A gestão à vista permite que cada colaborador enxergue que faz parte de um ambiente muito maior do que somente o seu departamento, a sua seção ou o projeto no qual está envolvido.

Ao visualizar a estratégia total do negócio, ele passa a ter consciência do motivo de estar naquele espaço e do impacto de suas ações na companhia.

Dessa forma, eles deixam de pensar somente no trabalho que desenvolvem particularmente, dia a dia, e passam a perceber que tudo o que fizerem terá um papel no resultado alcançado por todos.

2. Controle de metas

Quando as metas estão à vista de todos e cada pessoa pode acompanhar o seu status diariamente, fica mais fácil – e rápido – de enxergar o impacto que cada ajuste realizado tem nos resultado alcançados.

Os objetivos em comum deixam de ser conceitos abstratos. É possível perceber equívocos mais rapidamente, ajustando processos com mais eficiência, reduzindo a distância entre a meta e o resultado final.

Além disso, porque as metas passam a ser visíveis, identificáveis, a motivação para o seu cumprimento se amplia em meio a todas as equipes.

3. Relacionamento melhor

Agora que todo mundo já sabe o seu papel na empresa e tem consciência das metas em comum, é chegado o momento em que a equipe toda se una em prol de uma mesmo objetivo.

Os colaboradores passam, então, a trocar conhecimentos, ideias, informações e valores, a fim de serem todos bem-sucedidos na direção das metas da empresa.

A coletividade, o trabalho em equipe e o respeito mútuo se tornam as ferramentas mais poderosas de sua equipe, que atua com sentimento de pertencimento, em virtude do reconhecimento de que todos os envolvidos estão alinhados e focados no mesmo caminho.

4. Foco no mais importante

E, falando em focar-se em um único caminho, uma das maiores vantagens da gestão à vista é justamente eliminar a perda de tempo com assuntos e projetos desimportantes e até desnecessários.

Tendo em vista os resultados almejados, os colaboradores direcionam seu foco para as informações importantes e, logo, para as tarefas essenciais. A gestão à vista, portanto consegue promover também um melhor gerenciamento de tempo e de atividades, para todos e cada um.

5. Tomada de decisão e produtividade

Todos esses itens convergirão, em última instância, para tomadas de decisão mais assertivas e rápidas, já que todos terão acesso às informações e dados que permitirão uma análise apurada e eficiente.

Da mesma forma, o resultado de tudo será uma equipe mais motivada, engajada e comprometida com os resultados, a qual promoverá um aumento significativo da produtividade na companhia.

A gestão à vista possibilita uma ampliação da ideia de autonomia e, portanto, de responsabilidade e compromisso de cada colaborador dentro da empresa. Cada um passa a perceber a importância de suas decisões e como seus esforços fazem diferença nos resultados.

Como fazer a gestão à vista

Agora que você já sabe do que se trata e qual a importância de aplicar a gestão à vista em seu negócio, você deve estar se perguntando “como eu faço?”.

A gestão à vista depende, e muito, do uso de ferramentas adequadas que possibilitem uma comunicação interna clara e eficaz.

Para isso, separamos três ferramentas essenciais para que você tenha uma gestão à vista bem-sucedida, em todos os níveis e atividades.

Gerenciamento operacional

Uma das melhores ferramentas para gestão à vista das tarefas do dia a dia é o Trello. O Trello é baseado numa metodologia japonesa conhecida como kanban. O kanban se trata, em suma, de um quadro, com cartões de tarefas organizados em três listas sequenciais:

• Tarefas a fazer (To do)
• Tarefas em andamento (In progress)
• Tarefas concluídas (Done)

O Trello tirou esses cartões das etiquetas adesivas e levou para um SaaS. Esse software permite que os cartões se comportem de maneira automatizada, incluindo métricas, cronogramas, notificações aos responsáveis e muitas outras funcionalidades.

Trata-se, portanto, de uma ferramenta amigável, intuitiva e bastante versátil que, além de tudo, ainda pode ser integrada com diversos outros programas e sistemas.

Gerenciamento de processos

Já no que se refere à gestão de projetos, a melhor ferramenta de workflow do mercado é o Pipefy. Esse software permite gerenciais diferentes projetos, com equipes e locais variados, mantendo a comunicação entre todos.

O Pipefy também utiliza um quadro com cards específicos para cada projeto desenvolvido. Para cada fase do projeto, podem ser definidas as tarefas incluídas, os responsáveis, prazos e cronogramas, além de possibilitar o envio de e-mails e anexos.

Tudo isso permite um registro completo e uma comunicação clara entre todos os envolvidos. Ou seja, se o projeto estagnar em algum momento, por exemplo, todos os envolvidos são capazes de identificar qual é a tarefa que ainda não foi concluída e quem é o responsável.

O Pipefy inclusive envia alertas que avisam se alguma atividade está atrasada ou com prazo expirado. Trata-se, portanto, de uma ferramenta que possibilita total controle e monitoramento do projeto e de seus envolvidos, do início ao fim.

Gerenciamento empresarial estratégico

Por fim, no que tange ao ambiente macro, de gerenciamento estratégico mensal, você precisará de uma ferramenta mais completa e elaborada, que seja capaz de aplicar uma gestão à vista alinhada com sua estratégia de curto a longo prazo.

Nesse caso, você precisará do Sistema SGE da B4B, através do qual você poderá desenvolver seu planejamento estratégico e acompanhar sua execução de todas as perspectivas de seu negócio.

Trata-se de uma ferramenta em Excel, dividida em sete abas:

1. Informações da empresa: dados da empresa, dos sócios e dos funcionários.
2. Demonstrativo de resultados: indicadores mensais e anuais.
3. Planejamento estratégico: visão geral de sua estratégia e um mapa de gestão.
4. Objetivos e metas: registro de objetivos globais, metas específicas e seus indicadores estratégicos.
5. Execução estratégica: resultados planejados e realizados mês a mês, além de um quadro de reuniões para controle de execução e um painel de indicadores, com todos os resultados em uma única página.
6. Planos de ação: registro do que deve ser feito e o que deve ser checado, com um resumo de todos os planos em uma única página.
7. Dashboards: preenchidos AUTOMATICAMENTE de acordo com as abas anteriores. Aqui você tem todos os painéis importantes para sua gestão á vista, incluindo Demonstrativo de Resultados, Estratégia, Mapa BSC, Indicadores Anuais e Planos de Ação.

E ainda vale lembrar que o SGE da B4B permite conexão com o Power BI, desenvolvendo análises completas e personalizadas. O Power BI é um software da Microsoft, que possibilita a criação de dashboards e relatórios de maneira totalmente customizada, que podem ser acessados por toda a equipe, de qualquer lugar (seja em smartphone, tablet ou computador)!

Enfim, a gestão à vista ganhou o mundo todo, sendo referência em matéria de performance pessoal e produtividade coletiva, com uma implantação simples, através de ferramentas eficientes e intuitivas como essas que apresentamos acima.

Afinal, toda empresa possui espaço para inovação e melhoria nos resultados. Se é isso o que você busca para seu negócio, a gestão à vista com certeza é para você e sua equipe!