Gestão de Arquivos e Documentos

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Apesar do avanço do uso da tecnologia para organizar e controlar documentos em empresas com redes locais ou virtuais, muitos negócios ainda utilizam – ou são obrigados por lei a usar – um processo de gestão de arquivos e documentos físicos em seu escritório.

Seja qual for o caso, a verdade é que esse controle acaba sendo algo importante de ser feito e bem feito, pois a perda ou dano desses documentos podem gerar consequências graves e a simples demora em encontrá-los gera um aumento de custos muitas vezes nem contabilizados.

Pensando nesse tipo de situação que criamos a planilha de controle de documentos. Ela foi desenvolvida em parceria com gestores que possuem o desafio de fazerem a gestão de arquivos e documentos e ainda não encontraram a ferramenta ideal para lhes ajudar. Abaixo, vou demonstrar um pouco do funcionamento dessa planilha.

1) Configurações de Categorias, Tipos e Locais

Antes de começar o controle de documentos em si, você deverá configurar na planilha as possíveis categorias e tipos de documentos, os locais de arquivamento possíveis e também os digitadores/criadores dos documentos quando aplicável.

2) Cadastro de Documentos

Em seguida, você deverá cadastrar todos os documentos que precisa fazer a gestão. Nesse cadastro, devem conter o nome do documento e todos os dados das configurações iniciais.

3) Controle de Retiradas e Devoluções

Uma parte importante da gestão de documentos é saber quem retirou os documentos do arquivo e quais arquivos foram devolvidos corretamente para o seu local de arquivamento. Por isso, a planilha possui um controle específico de retiradas e devoluções com prazo.

4) Relatórios e Dashboards

Por fim, a planilha gera uma série de relatórios e dashboards sobre o perfil dos empréstimos e a quantidade dos documentos geridos.

Se essa planilha lhe interessou, não deixe de baixar a versão demonstrativa gratuita da mesma na página do produto: planilha de controle de documentos

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Leandro Borges
Leandro começou a vida profissional prestando consultorias centenas de pequenas empresas em todo o Brasil e foi professor em instituições como SEBRAE, Vale, Souza Cruz, FIRJAN, COPPE e FGV. Hoje, é encantado pelas facilidades que o Excel traz para a gestão empresarial e quer levar essa maravilha para o Brasil e o Mundo!

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