Como fazer a gestão de compras com o sistema Suprimaxx

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Como fazer a gestão de compras com o sistema Suprimaxx

Este artigo te ajudará a gerenciar as compras de uma empresa utilizando a Planilha Suprimaxx.

Com o passar dos anos o setor de compras vem se destacando dentro das empresas, pois os empreendedores vêm notando a sua importância. Muitas pessoas ainda trabalham em um conceito arcaico, onde acham que comprar é algo simples e que basta fazer três cotações e escolher a melhor oferta.

Comprar é algo tão estratégico e está tão ligado às receitas das empresas que grandes corporações estão desenvolvendo Centrais de Compras para administrar o que compram, para que compram, qual quantidade, qual desconto e etc.

Ligado diretamente às receitas? Claro!

Quando você compra um produto por R$100,00 e vende por R$150,00 você está lucrando 50%. Se, ao invés de comprar por R$100,00 você comprasse por R$85,00 e conseguisse vender pelos mesmos R$150,00 você lucraria 77%. Não é só na aquisição de matéria-prima que a empresas têm a oportunidade de ter um melhor aproveitamento de seu capital, mas também com a compra de insumos para consumo interno.

Você consegue mensurar de forma rápida quanto sua empresa compra mensalmente? Você sabe qual fornecedor mais vende para você? Sabe dizer quais produtos estão sendo comprados? Você tem um modelo de documento padronizado que são confeccionados e enviados a seus fornecedores, todos no mesmo formato?

Se a grande parte das suas respostas for não, você está tendo a chance de mudá-las e passar a conhecer mais o empreendimento no qual você está inserido, seja como dono, gerente, supervisor, assistente… este guia irá ajudá-lo não só a utilizar o Suprimaxx, sistema de gerenciamento de compras, mas também a identificar alguns indicadores que ajudarão a sua empresa a decolar no gerenciamento.

Esse sistema já está sendo utilizado por um grupo dono de 25 concessionárias no norte e nordeste do Brasil. Eles utilizam muito o sistema com uma média de 600 pedidos por mês, 1.500 itens comprados, R$1.000.000 comprados em acessórios para revenda. E através dele, os compradores preenchem e formalizam as compras enquanto o gerente do departamento acompanha e toma as decisões estratégicas.

É possível, ainda, estendê-lo e adicionar funcionalidades extras, como o Grupo citado. No modelo em que eles utilizam, por solicitação da própria empresa, o sistema fica compartilhado em rede e toda vez que o total do pedido ultrapassa R$500,00 um e-mail é enviado ao gerente solicitando a sua aprovação. Ele acessa um módulo adicional, analisa o pedido e autoriza (ou não). Ao autorizar, o sistema busca sua assinatura, previamente salva na sua máquina, a adiciona à ordem de compra em PDF e devolve ao comprador para que este envie ao fornecedor.

Para evitar erros de digitação ou fraudes, algumas configurações foram definidas

  • Texto em caixa alta: Tudo que é digitado é posto automaticamente em caixa alta para padronizar os pedidos, assim não terá um todo maiúsculo, outro minúsculo, outro alternado.
  • Nome do comprador: O nome do comprador é captado pelo sistema de acordo com o usuário do computador. Ou seja, se o login do usuário no Windows for “José Silva”, o comprador aparecerá como José Silva.
  • Data automática: Para evitar fraudes ou erros de digitação errada, a data é inserida automaticamente com a data e hora em que a ordem de compra é emitida.
  • Bloqueio: A planilha segue bloqueada aos compradores para garantir a integridade dos dados (que usuários não editem pedidos após concluídos). Ou seja, se um comprador emitir um pedido com 10 unidades, ele não poderá mudar futuramente, a menos que uma senha específica seja inserida (que é disponibilizada a quem comprar o sistema).

Passo a Passo de como utilizar o sistema.

São quatro etapas

O primeiro passo é configurar o sistema com os dados da sua empresa. Primeiro vá até a aba “PLANILHA2” da planilha, observe a forma como as lojas estão registradas e registre a(s) sua(s) com o mesmo formato. Só altere os dados das colunas A a G.

Ah, não se esqueça de apagar o modelo de exemplo.

Feito isso, vá à aba “PDF” e na célula C55 informe o nome do responsável financeiro pela sua empresa, isso servirá para orientar os fornecedores sobre quem procurar em caso de pagamentos e evitará que fiquem ligando inúmeras vezes para as pessoas erradas.

Agora vá à célula C56 e informe os números de telefone para contato com o setor financeiro da sua empresa.

Pronto. Não é necessário alterar mais nada.

Agora vá até o Menu e clique em “COMPRAR”

Primeiramente informe o número do pedido atual. Este deve conter 2 letras + 4 números para organizar. Por exemplo, PE-0001 ou PC-0001 ou AA-0001. Você escolhe e segue a sequência.

Depois selecione a empresa para qual vai comprar.

Informe onde o fornecedor entregará o(s) produto(s). Se for na própria empresa, marque a caixa “Mesmo endereço”. Se for para entregar em uma filial sua, selecione-a.

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Clique em “Próxima”

Na próxima tela, que é referente aos dados do fornecedor, selecione-o em “Nome Fantasia”. Caso este não esteja cadastrado, clique em CADASTRAR

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Insira todos os dados e clique em CADASTRAR novamente.

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Os dados aparecerão nesse modelo. Clique em PRÓXIMA.

Na próxima tela serão apresentados dados de alguns custos.

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Informe a condição de pagamento. O valor total de impostos (se houver), o tipo de frete, se for por conta do fornecedor informe CIF, se for por sua conta informe FOB e digite o valor.

No campo Observações ao Fornecedor é possível enviar uma orientação ao mesmo, como “Entregar com brevidade” etc.

Na última tela você irá inserir os itens a comprar. Vamos simular a aquisição de materiais de escritório para uma empresa.

Primeiro digite o código do produto. Se não houver, basta inserir um traço “-“ sem aspas. Depois informe a descrição do produto. Ex.: PAPEL OFÍCIO A4 CHAMEX. Em quantidade, informe quantas unidades deste produto irá comprar. Em valor bruto, digite o valor unitário sem descontos. Em valor líquido digite o valor unitário com desconto.

Clique em inserir.

Se houver mais itens para comprar com esse fornecedor, repita os passos de inclusão de itens.

No campo esquerdo aparecerá um resumo com os itens e ao lado aparecerá um resumo com o valor total.

Quando terminar, clique em finalizar.

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Uma tela perguntando se deseja salvar a ordem de compra em PDF é exibida. Clique em sim e escolha o local que deseja salvar o arquivo PDF.

O arquivo PDF é gerado (na versão premium, além do PDF é salvo uma cópia do Excel).

Pronto. Agora é só enviar o pedido em PDF ao fornecedor. Na aba “ACOMPANHAR”, todos os pedidos feitos são acumulados e você pode futuramente analisar através dos filtros, qual comprador está comprando mais, qual está conseguindo mais descontos, qual fornecedor mais vende para você, qual produto você mais compra, por quanto você comprava um produto e por quanto está comprando. Enfim, uma série de análises que auxiliará na parte estratégica.

Em complemento à Suprimaxx, podemos desenvolver outras funcionalidades, como modelos de relatórios e etc.

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Emerson Araujo
Formado em Administração de Empresas pela Faculdade de Tecnologia e Ciências - FTC - Salvador, Emerson é apaixonado pelo mundo dos negócios e as oportunidades e tendências que o mercado oferece. Trabalha com follow-up de capital investido em produtos e foi se apaixonando pelas possibilidades que o Excel oferece. Hoje, além do trabalho citado, desenvolve aplicações funcionais para pequenas empresas através do VBA - Virtual Basic for Application.

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