Como fazer a gestão de custos no gerenciamento de projetos

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Planilhas Prontas em Excel

Nesse artigo falaremos sobre:

Um dos maiores problemas relacionados ao gerenciamento de projetos é o controle ideal de custos. Não importa se estamos falando de projetos de software, da construção de um edifício ou de consultoria, é impressionante como gerentes de projetos (talvez como você mesmo) continuam perdendo a mão na gestão de custos como um todo.

Já cansei de ver projetos ficando até 100% acima do que havia sido orçado em um primeiro momento e é sobre isso que vamos falar hoje, como fazer o controle desses custos da melhor maneira possível.

Planilha de Gerenciamento de Projetos

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Gestão de custos em um projeto de consultoria

O primeiro passo de qualquer projeto é definir o que vai ser feito. No nosso caso, fizemos uma consultoria de pesquisa de mercado, um plano de marketing e um planejamento financeiro:

controle de custos no gerenciamento de projetos - estrutura de etapas

Com os detalhes iniciais do que precisa ser feito definidos, vale a pena definir prazos, volume de entregáveis e tempo do projeto como um todo:

controle de custos no gerenciamento de projetos - escopo

Obviamente que para tudo que você fizer relacionado ao projeto existirá um custo e é aqui que começa a nossa saga para fazer uma boa gestão de custos no gerenciamento de projetos. Independentemente do tipo de projeto, para cada etapa você precisa fazer um levantamento aproximado de quanto vai gastar. Esse vai ser o seu balizador enquanto estiver fazendo orçamentos e gastando ao longo do projeto.

Conheça os 5 grupos de processos da gestão de projetos

No nosso caso, tivemos os seguintes custos planejados:

  • Pesquisa de Mercado – R$25.000
  • Plano de Marketing – R$10.000
  • Plano Financeiro – R$15.000

Esses valores totalizam um orçamento de R$50.000 para as três etapas:

controle de custos no gerenciamento de projetos - custos projetados

Agora temos que meter a mão na massa e começar a gestão de custos do projeto. Conforme os gastos vão ocorrendo, o ideal é que você faça os lançamentos em uma planilha de gerenciamento de projetos, dessa forma, conseguirá acompanhar todas as informações e manter o controle.

Vamos ver como ficariam os custos da nossa primeira etapa, de pesquisa de mercado, onde gastamos com contratação e treinamento da equipe (R$13.000) para aplicar o questionário, os dias de aplicação em si (R$5.000) e, por fim a tabulação de dados (R$2.000):

controle de custos no gerenciamento de projetos - custos pesquisa de mercado

Veja que dos R$25.000 orçados para essa etapa só gastamos R$20.000, fazendo com que tivesse ocorrido uma sobra de R$30.000 ainda no nosso orçamento para as próximas duas etapas. Na gestão de custos não existe cuidado o suficiente, é sempre bom ficar de olho nos avisos que a planilha propicia, para conseguir ter uma visão do todo.

controle de custos no gerenciamento de projetos - controle de custos

É bem legal ver que ainda não ultrapassamos 50% do orçamento e que faltam 60 dias para o fim do projeto no final da primeira etapa. Gosto de ver as entregas de etapas como marcos na gestão de custos e itens essenciais para acompanhamento das despesas relacionadas a cada entregável.

Planilha de Gerenciamento de Projetos

Agora, dando continuidade ao controle de custos do projeto, vamos passar para os custos da etapa de plano de marketing, que envolvem essencialmente a compra de relatórios de análises setoriais (R$15.000) e visita a concorrentes (R$1.000), totalizando R$16.000.

controle de custos no gerenciamento de projetos - custos plano de marketing

Como havíamos orçado apenas R$10.000 para essa etapa (erro no planejamento inicial de despesas), acabamos tendo um “prejuízo” na etapa de R$6.000 e uma defasagem de R$1.000 nos custos do projeto como um todo. Da mesma forma que fizemos no primeiro entregável, vale a pena acompanhar o seu saldo de orçamento:

controle de custos no gerenciamento de projetos - controle de custos estourado

Veja que, apesar de termos uma sobra de R$14.000 para a última etapa, já estamos com mais de 70% do valor orçado gastos e que ainda faltam 37 dias para o fim do projeto. Normalmente, quando o gerente de projetos não está de olho nessa parte dos custos, é justamente nessa reta final que os problemas financeiros do projeto podem ocorrer.

Pacote de Planilhas de Gerenciamento de Projetos

Por isso, todo gerente que faz a gestão de custos de uma forma correta acompanha as despesas junto com o cronograma geral do projeto. Veja como isso é feito na nossa planilha de gerenciamento de projetos:

controle de custos no gerenciamento de projetos - acompanhamento execucao

Conforme as etapas vão sendo concluídas, o gerente do projeto vai marcando OK e acompanhando os dias onde tem atividades. Por outro lado, em outra aba da planilha, é possível acompanhar uma visão geral do percentual de conclusão do projeto. No nosso caso, como temos 2 etapas concluídas das 3 possíveis, 67% do projeto está completo com o mesmo prazo de 37 dias para o seu término.

controle de custos no gerenciamento de projetos - porcentagem completa do projeto

Agora é só continuar o preenchimento para a próxima etapa. Para o planejamento financeiro foi contratada uma auditoria terceirizada (R$10.000) e foram levantados custos para confecção do relatório final (R$5.000):

controle de custos no gerenciamento de projetos - custos totais

Apesar dessa etapa ter ficado exatamente dentro do que havia sido orçado, por conta dos custos com plano de marketing o projeto como um todo teve um saldo negativo de R$1.000, ultrapassando o valor planejado.

controle de custos no gerenciamento de projetos - controle de custos pior

Como R$1.000 é muito pouco e representa apenas um desvio de 2% do custo total planejado, podemos até considerar que é uma perda irrelevante, mas por vezes, é possível ver projetos estourando seus orçamentos por uma porcentagem grande do seu total. Nesses casos, recomendo fortemente que seja feito um replanejamento da gestão de custos que pode envolver:

  • Pedidos de orçamentos com novos fornecedores
  • Internalização de atividades que seriam terceirizadas
  • Diminuição da quantidade orçada em um primeiro momento
  • Corte de itens planejados

Obviamente que todos esses itens são fatores restritivos e se deve ter um cuidado muito grande para que eles não prejudiquem a qualidade do projeto como um todo e nem a percepção de qualidade que o cliente terá dele. Em muitos casos pode ser necessário até mesmo você aceitar o prejuízo para não ter esse tipo de problema. Tudo vai depender da sua relação com o cliente e como o gerente do projeto lida com essas dificuldades.

Pacote de Planilhas de Gerenciamento de Projetos

Um outro exercício que pode ajudar nessa gestão de custos é fazer uma análise gráfica das despesas planejadas e ver se existe alguma etapa crítica. De acordo com o nosso orçamento inicial, claramente vemos que a etapa plano de marketing poderia nos dar problema.

controle de custos no gerenciamento de projetos - graficos

Se você seguiu todos os passos que expliquei, com certeza estará mais próximo de ser um gerente ou analista de projetos preocupado com a gestão de custos.

Ferramenta para controlar custos de projetos

Acredito que a única coisa que falta agora é você levar essa preocupação para a prática dos seus projetos. Na essência, você tem que lembrar sempre de:

  • Fazer o orçamento de custos do seu projeto (por etapas)
  • Controlar os custos a cada entregável
  • Acompanhar a porcentagem de conclusão do projeto e comprar com os custos
  • Fazer ajustes quando necessário

Planilha de Gerenciamento de Projetos

Na minha opinião a melhor forma de seguir esses passos é com a planilha de gerenciamento de projetos da LUZ, espero que ela te ajude a ser um mestre na gestão de custos e no gerenciamento de projetos.

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