Gestão de eventos: 4 dicas essenciais para ter sucesso

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Trabalhar com gestão de eventos não é fácil, embora muita gente acredite que seja. Afinal, para cada evento de um dia que é organizado, são pelo menos algumas semanas ou meses de planejamento.

No entanto, é fato que existem alguns truques e caminhos para evitar que um evento seja cancelado ou garantir que ele seja um sucesso.

Quer saber como melhorar a sua gestão de eventos e garantir mais chances para fazer uma conferência ou festa de sucesso? Então veja nossas dicas abaixo!

1. Entenda como angariar visitantes para o seu evento

Um evento precisa de público se quer existir e se manter como uma opção nos próximos anos, meses ou semanas. Por isso, a principal preocupação de um gestor é em como atrair o público-alvo para o evento.

Seja qual for o tipo de negócio que for organizado, desde uma festa até um show musical, passando por uma conferência de negócios ou convenção de cultura pop, é essencial compreender essa lógica.

Afinal, as coisas são até que relativamente simples. Se há público no evento, ele se torna atraente para algum tipo de patrocinador e a roda pode girar. Quanto mais empresas a bordo para gerar atrações interessantes, maiores as chances de trazer público e por aí vai.

Por exemplo, imagine um show musical. Um artista extremamente popular vai atrair um monte de gente. Por sua vez, empresas de bebida ou comida adorarão aproveitar a oportunidade de vender para essas pessoas.

Para saber como angariar pessoas, é importante ter uma visão muito clara e definida do seu evento. Afinal, o que ele será e que tipo de gente se interessa por ele?

Depois de definir o evento e o público, é importante ter em mente se há ou não gente o suficiente que corresponde ao perfil de interesse do evento e tem dinheiro para pagar o ingresso no seu raio de atuação.

Se não houver, é importante estabelecer um fluxo de público de outras partes do Brasil e montar uma estrutura para que essas pessoas possam ir até o evento.

2. Use os pontos fortes da sua cidade a seu favor

Todo evento é realizado em algum lugar e, portanto, é moldado pelas características da cidade.

Por exemplo, eventos em Florianópolis são radicalmente diferentes de eventos em São Paulo já que as duas capitais, embora populosas e de grande porte, são muito distintas.

Um exemplo simples de entender: a cidade de Florianópolis tem área de 657,4 km². Já a cidade de São Paulo tem área de 1.521 km². Isso sem falar na diferença de população: Floripa tem 477 mil pessoas e São Paulo tem 12 milhões.

Por causa dessas diferenças de magnitudes, há diferentes preocupações e pontos positivos a se oferecer aos visitantes do evento.

É fato que, em São Paulo, há maior infraestrutura para receber um evento, mas todas as atrações estarão sempre lotadas. Em Florianópolis, há menos infraestrutura, mas mais chances de aproveitar as atrações.

Por isso, é importante saber como jogar com as características de uma cidade e garantir que o melhor evento possível será realizado.

3. Utilize um software de gestão de eventos para facilitar

A vida de um gestor de eventos não é fácil. É preciso contratar as atrações, conversar com os fornecedores, gerir o estoque, negociar o local, definir o preço de ingresso, lidar com o marketing, falar com representantes, fazer planilha de custos e estimativas de ganhos.

Ou seja: a gestão de eventos é algo muito difícil de fazer e mais parece um malabarismo do que qualquer outra coisa.

Por isso, qualquer ferramenta que ajude na gestão de eventos deve ser usada pelo organizador para garantir maiores chances de sucesso na sua organização.

Existem muitas ferramentas que ajudam nessa área, cada uma com as suas características diferentes.

O ideal para um organizador é contar com uma ferramenta que reúna todas as suas tarefas em um só lugar, com um visual atraente e intuitivo. Assim, é possível ver tudo que há para fazer, controlar o que já foi feito e integrar com as tarefas realizadas pelo time de apoio.

4. Pense em quem se interessaria pelo público que você vai reunir

Depois de você montar o evento conceitualmente e entender qual é o público que você pretende atrair, o próximo passo é pensar qual é a empresa que se atrairia por esse público.

Por exemplo, suponha que você vai organizar um evento de quadrinhos. Em uma pesquisa de campo, você projeta que receberá 50 mil pessoas no evento, todas grandes fãs de gibis, sendo 70% homens e 30% mulheres.

Do seu público, 65% tem mais de 30 anos, 20% tem entre 20 e 30 anos, 10% tem menos de 20 e 5% tem mais de 30 anos.

Que tipo de negócios teria o interesse de patrocinar um evento desses, com base em interesses e dados demográficos do público? Depois de responder essa pergunta, faça uma lista com as empresas próximas que se encaixam na descrição e agende reuniões para levantar fundos que permitam organizar o evento mais facilmente.

E aí, gostou das nossas dicas de gestão de eventos? Então deixe um comentário abaixo com a sua opinião sobre o assunto!

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