4 Etapas para Planejar a Gestão de Orçamento da Empresa

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modelo de orçamento

Quando temos uma empresa sob nossa responsabilidade, nos sentimos entusiasmados em poder elaborar projetos, desenvolver produtos, gerir pessoas e liderar equipes. Mas a gestão do orçamento, uma das partes administrativas mais complicadas da empresa,  facilmente sai do nosso controle com qualquer descuido ou gasto que não estava nos planos.

Por que controlar: Gerenciar o dinheiro da sua empresa da maneira certa garante o sucesso de todos os seus projetos, pois dessa forma você encontra um ponto de equilíbrio entre o que pode ser investido no desenvolvimento de novos produtos e serviços, por exemplo, e o que precisa ser separado para os gastos rotineiros. Lembre-se que é justamente a falta de controle financeiro que leva muitas pequenas empresas brasileiras a fecharem as portas. Não deixe que isso aconteça com seu negócio. Comece a planejar o orçamento agora mesmo!

Como começar: Apesar de parecer difícil, controlar os gastos da empresa sem afetar os pessoais é mais fácil do que você imagina. Existem várias técnicas e ferramentas de gestão que irão te ajudar a ter dinheiro para aplicar no empreendimento e ainda ter verba para você, gestor. Veja os quatro passos.

Etapa 1: Divida o objetivo dos gastos

Junte um montante de dinheiro da empresa e outros para gastos pessoais. O ideal é ter mais de uma conta bancária para isso. Dessa maneira você sabe qual é o limite de uso do dinheiro sem comprometer a as finanças da empresa e vice-versa. Da mesma forma, o orçamento para cada área da empresa também precisa ser diferente. Reflita sobre quanto precisa ser destinado à divulgação (Marketing), salários, pró-labore, treinamentos e benefícios (RH), além das despesas operacionais, diretas e não-operacionais.

Etapa 2: Tenha disciplina e cheque as contas com cuidado

Anote tudo que entrar e sair de dinheiro. Separe um dia para verificar todos os gastos da sua empresa. Veja e analise todas as transações, reveja os gastos em uma base mensal para saber se está indo além da conta. Se estiver gastando demais, deverá cortar algumas despesas para não comprometer o desenvolvimento da organização.

Planilha de Fluxo de Caixa Com Projeção Financeira

 

Etapa 3: Use uma planilha para fazer um orçamento

Apesar de parecer cansativo escrever cada transação em um papel ou no computador, isso faz diferença para saber se o dinheiro de fato está sendo aplicado no lugar certo. Algumas ferramentas, como uma planilha de Fluxo de Caixa com Projeção Financeira, podem ajudar a analisar os dados e servem de grande apoio para as finanças.

Como fazer:  

Abra uma versão em branco da planilha e comece simulando as suas despesas e receitas já esperadas para cada um dos meses futuros. Veja o exemplo abaixo:

Fluxo de Caixa com Projeção

Depois de simular todos os meses, lançando todas as despesas e receitas projetadas vá na aba de Resultados Consolidados e veja o resultado de seu planejamento, como no exemplo abaixo.

Fluxo de Caixa com Projeção - FC

Além da análise acima, poderá ver o resultado do seu planejamento orçamentário por DRE, centro de custos e por conta bancária. Além é claro de analisar os gráficos.

Fluxo de caixa por Centro de custos:

Fluxo de Caixa com Projeção - por Centro de Custo

Gráficos sobre o Fluxo de caixa:

Fluxo de Caixa com Projeção - Gráficos

 

Etapa 4: Reavalie o orçamento

Essa é a chave de sucesso para a as finanças da sua empresa. Sempre surgem novas demandas ou o volume de trabalho aumenta ou diminui. É importante sempre acompanhar de forma regular o dinheiro que entra e sai da sua empresa para não ficar no aperto. Por isso, depois que tiver concluído o preenchimento anterior, salve esta planilha para que tenha sempre a sua projeção financeira detalhada.

Em seguida abra uma nova planilha em branco, copie o resultado apresentado no DRE da planilha de projeção e cole na aba de Planejamento financeiro, na parte 1. Planejamento.

Fluxo de Caixa com Projeção - Planejamento

Depois, conforme for fazendo os lançamentos reais (não os projetados anteriormente) ao longo do ano, conseguirá acompanhar se está batendo suas metas de receitas e despesas ou não, fazendo assim uma comparação entre o que foi planejado no início do ano e o que foi sendo realizado ao longo do ano.

Fluxo de Caixa com Projeção - DRE

Ao acompanhar o orçamento pela planilha, conforme o passo 3, você pode ao final do mês ter gráficos com uma visão ilustrada da real situação daquele período.

Fluxo de Caixa com Projeção - Planejamento

Então, em qualquer diferença positiva entre o planejado e o realizado você deverá retrabalhar o orçamento, para que possa acomodá-lo ao volume de gastos e o que pretende lucrar em cima da soma total. Com o tempo, você passa a acumular um verdadeiro retrato da saúde financeira da empresa.

Fluxo de Caixa com Projeção - Planejamento - Gráficos

Ficou clara a importância de acompanhar o orçamento para as finanças da empresa? Na LUZ, oferecemos um modelo de planilha pronta para elaborar o orçamento que pode tornar esse trabalho ainda mais fácil!

Planilha de Fluxo de Caixa Com Projeção Financeira

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Rafael Ávila

Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ – Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

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