Como identificar gargalos e medir a maturidade da sua empresa

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como identificar gargalos

Artigo escrito pela colunista da LUZ Keire Morais, responsável pela Grandi Academy.

Falar em Gestão Empresarial para pequenas empresas implica em, antes de tudo, compreender um cenário cheio de situações imprevisíveis, onde muitas vezes o empreendedor é, ao mesmo tempo, quem faz o planejamento, executa e ainda monitora.

Por este motivo, o processo de gestão pode parecer confuso e exaustivo. Mas a ideia deste artigo é justamente clarificar o caminho para o empreendedor alcançar os melhores resultados ainda no início do negócio.

Neste artigo vamos falar sobre:

O que é Gestão Empresarial?

O conjunto de medidas viáveis (sistemas, metodologias, ferramentas e/ou programas) adotado para elaborar o planejamento, execução e monitoramento dos processos em uma empresa é o que denominamos Gestão Empresarial.

Quando esse conjunto de medidas funciona de forma eficiente, o resultado é o crescimento e desenvolvimento da empresa, tanto quanto o comprometimento da sua equipe de trabalho.

Outro benefício, é a possibilidade do empreendedor acompanhar o “comportamento” da organização e melhorá-lo gradativamente, a fim de evitar imprevistos, desperdícios, erros e aumentar sua lucratividade.

É comum que nas pequenas empresas, em razão dos processos ainda serem mais simples, o empreendedor deixe passar alguns detalhes importantes de sua gestão.

Detalhes como montar (ou adquirir) planilhas de controle, definir orçamentos e até mesmo montar uma equipe de trabalho condizente com a sua demanda se desconsiderados, podem até fazê-lo entrar em dificuldades.

A gestão empresarial garante alinhamento das informações, de modo a gerar resultados que podem ser medidos e controlados.

Gestão empresarial

Por que faz sentido medir a maturidade da sua empresa?

Pode-se afirmar que uma empresa possui nível de maturidade gerencial satisfatório quando os seus processos são simplificados e geram resultados estáveis, de modo que os imprevistos não se tornam frequentes, nem os erros de execução se tornam comuns.

Numa segunda via, sabe-se que a empresa possui maturidade gerencial, à medida em que ela procura resolver os imprevistos do processo enquanto eles ainda são iniciais, e não apenas quando se transformam em grandes prejuízos.

Passo 1: Como identificar os gargalos em seus processos

  • Faça observações. Na sua percepção, seus resultados atuais estão coerentes com aquilo que você planejou? Se a resposta for não, levante algumas hipóteses sobre o que está acontecendo.
  • Faça um levantamento dos problemas encontrados. Tratam-se mais imprevistos ou são problemas operacionais?
  • Verifique a frequência com a qual eles acontecem. E também classifique-os por ordem de gravidade.

identificar gargalos em processos

Passo 2: Como medir a maturidade gerencial da sua empresa

Verifique se:

  • Você ainda segue fielmente a sua visão estratégica do negócio?
  • Você substitui funcionários (demite e contrata) com frequência?
  • Você tem problemas no atendimento ao cliente final?
  • Você possui alguma metodologia de gestão aplicada?
  • Você conhece o ponto de equilíbrio do seu faturamento?

Se as respostas forem negativas, então o grau de maturidade gerencial da sua empresa está baixo e precisa de atenção.

Passo 3: Aplicação de melhorias e acompanhamento

Utilize as ferramentas da qualidade e siga um PDCA

O ciclo PDCA é a ferramenta da qualidade que caracteriza um ciclo de acompanhamento e ação, onde cada inicial significa uma fase deste processo. Como se vê a seguir:

P – Plan (Planejar) – você define o que será feito, de que maneira e dentro de que tempo;

D – Do (Executar) – você transforma os planos definidos em ações;

C – Check (Monitorar) – você monitora a execução do plano e suas variações;

A – Act (Agir) – você corrige as variações encontradas antes de voltar à fase de planejamento.

Mapeie sua empresa por meio de fluxogramas

Esta ferramenta garante a visualização e a organização dos seus processos. No Excel, é possível encontrar vários modelos pré definidos de fluxograma e de fácil utilização.

Construa uma análise SWOT 

Compare as fraquezas encontradas na ferramenta com as suas observações prévias. As iniciais da análise SWOT significam:

S – strengths (forças) – o que a empresa já tem de forte e que funciona bem;

W – weaknesses (fraquezas) – o que a empresa tem de fraco e que precisa de melhorias;

O – opportunities (oportunidades) – o que a empresa pode aproveitar para seu desenvolvimento;

T – threats (ameaças) – o que pode ameaçar o desenvolvimento da empresa.

Planilha de Análise SWOT

Aplique “Os 5 Porquês” para encontrar principais causas de problemas

Esta ferramenta analisa as possíveis causas dos problemas a partir da visão das pessoas envolvidas.

Aplique a Matriz GUT para definir as prioridades

A Matriz GUT mede o nível de Gravidade, Urgência e Tendência de Piora dos problemas encontrados, de forma a definir o que será resolvido primeiro.

Planilha de matriz gut

Use a tabela 5W2H para criar o seu plano de ação

O plano de ação 5W2H define O que (What) será melhorado; Por que (Why); Quando (When); Por quem (Who); Onde (Where); Como (How); e Quanto custará (How much).

Planilha de Plano de Ação 5w2h

Desse modo, quanto mais observação o empreendedor e sua equipe (se ela existir) empenharem ao seu negócio para sempre fazer análises realistas, medir, controlar seus resultados e buscar melhorias a longo prazo, mais madura gerencialmente a empresa será.

A real intenção não é simplesmente gerenciar, mas fazê-lo de forma a amadurecer a empresa (e a visão do empreendedor) à medida que a gestão é empregada de forma eficiente.

“Não é suficiente fazer o seu melhor; primeiro, é preciso saber exatamente o que fazer para depois dar o seu melhor.”
Joseph Juran – Consultor de Qualidade (1904-2008)

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