Importância do Inventário no Controle de Estoque

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O que é inventário?

Inventário é a prática de conferir no patrimônio se a lista dos itens da empresa (registrada num sistema ou numa planilha, por exemplo), bate com a situação real. Em controle de estoques, quando se fala sobre inventário está se falando dá conferência que se dá verificando se os itens registrados realmente se encontram em estoque.

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Como fazer inventário?

Em teoria, para você fazer um inventário é bem simples: É só pegar a quantidade de itens que você deveria ter em seu estoque e estão registrados na sua ferramenta de controle e conferir se o número do que se encontra fisicamente no estoque bate com o registro virtual.

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Na prática fazer o controle de inventário é mais complicado porque exige um controle maior de como e em qual ordem os itens serão verificados (muitas empresas utilizam a classificação ABC para isso), quem serão as pessoas responsáveis pela tarefa e durante quanto tempo isso deverá ser feito (em algumas indústrias a produção chega a parar já que ninguém pode ter acesso ao estoque enquanto não terminar a conferência do inventário).

Por que fazer?

Já que é uma tarefa trabalhosa e que exige tanto da empresa, por que é importante fazê-la? Separei alguns motivos para te convencer a fazer o seu controle de inventário:

Evita prejuízos

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Existem muitas perdas em estoques, seja com mercadorias danificadas, furtadas ou que, por causa de um erro na armazenagem por acabar se deteriorando. Por isso é importante manter o controle do seu estoque através da prática de inventário regularmente para evitar que esses itens em estoque sejam considerados no patrimônio financeiro da empresa.

Se você não tiver a prática do inventário e confiar apenas nos números registrados na sua ferramenta de controle de estoque pode acabar tendo problemas. Pense na seguinte situação: Você enxerga no seu sistema que tem um produto e acaba vendendo ao seu cliente, ao ir no estoque e verificá-lo, descobre que ele está com problemas. Esse é um exemplo bem simples de como a falta da prática de inventário pode acabar lhe dando prejuízos. Quer ver um caso mais complexo? Pense que você tem uma fábrica e para produzir um produto precisa de uma quantidade X de um item em estoque. Ao começar o processo de produção você descobre que um lote desse item está danificado por causa de uma infiltração na fábrica. Nesse caso você teria que, além de ter custos para consertar a infiltração, teria os custos associados a uma nova compra de material urgente para continuar o processo produtivo.

Reduz o desperdício

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O inventário muitas vezes pode revelar que uma determinado item está em quantidade maior no estoque do que o que está registrado no sistema. Dando um exemplo de um varejo: Após você conferir seu inventário é descoberto que existe um lote a mais do que o registrado de um determinado produto que está prestes a entrar em vencimento. Assim você pode fazer uma promoção e ainda aproveitar esse produto em estoque do que ter que jogá-lo fora por não ter contabilizado ele corretamente no seu sistema de registro de estoque.

Também acontece, muitas vezes, do produto ficar perdido no estoque por causa de uma má movimentação. Seja um funcionário que guardou na prateleira errada ou caixas que foram postas no canto errado, com a prática do inventário você evita ter que recomprar esse material.

Ajuda no atendimento ao cliente

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Imagine, para uma loja virtual, quando falta aquele item que o cliente comprou online, justamente pois alguma saída não foi registrada no sistema? Será um trabalho a mais para a equipe de atendimento ao cliente. O maior problema é quando essa situação não é mais pontual e sim constante.

A mesma coisa pode acontecer numa fábrica quando, após fechar um grande contrato, verifica que no estoque os itens os quais ela contava não se encontram mais lá. Seria oneroso a equipe de vendas ter que cancelar o contrato e devolver o dinheiro ou, pior, comprar matéria prima com urgência e ter um aumento tão considerável nos custos diretos que fariam o grande contrato trazer prejuízo, além do possível atraso na entrega.

Para garantir que o seu estoque tenha os itens necessários e evite esse tipo de atrito que possa impactar na sua relação com o seu cliente, tenha a rotina de conferir seu inventário periodicamente.

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Se você não controla seu estoque, confira a nossa Planilha de Controle de Estoques. Além de ser uma ferramenta simples para você controlar as suas entradas e saídas de estoque, ela também possui uma seção específica para controle de inventário!

 

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