5 Etapas para Organizar o seu Departamento Pessoal (DP)

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Organizando o Departamento Pessoal - Controle de Férias

O que é: Dentro da área de gestão de pessoas e Recursos Humanos, uma das divisões mais importantes é o Departamento Pessoal, que tem como prioridade fazer o controle e organização das relações trabalhistas com os funcionários da sua empresa.  Dentre as principais atividades de responsabilidade do DP, estão o controle dos funcionários, cálculo de hora extra, folha de pagamento, controle de férias e a rescisão do contrato.

Por que fazer: Por mais que essa seja uma atividade que costuma ser de responsabilidade de contadores, ter um gestor olhando esses processos no dia a dia pode ser um diferencial para a sua empresa não ser processada, pagar encargos trabalhistas e manter a melhor relação possível com funcionários.

1a Etapa: Tenha controle e visão dos seus funcionários

Organizando o DP da Empresa - Lista de Funcionários

Qualquer empresa que se preze, tem total controle de todas as principais informações de seus funcionários, desde data de entrada, tempo de empresa e jornada semanal de trabalho, até salário base, mês de férias e outros dados. Além disso, ter um campo para consulta de cada funcionário individualmente pode ser uma mão na roda.

Organizar o DP da Empresa - Cadastro do Funcionário

Conheça a nossa planilha de Cadastro e Controle de Funcionários

2a Etapa: Calcule Horas Extras

Além de saber exatamente os principais dados e informações dos seus funcionários, você precisa controlar as horas trabalhas (e horas extras também). Isso vai permitir que você pague adequadamente por horas trabalhadas a mais além do que ele deveria. Não ter uma atenção à esse detalhe pode acarretar em processos trabalhistas no futuro.

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Conheça a nossa planilha de Cálculo de Hora Extra.

3a Etapa: Organize a Folha de Pagamento

Como você deve saber ou imaginar, o cálculo de horas extras é só um pedaço de todos os benefícios e encargos que você precisa pagar para ter o seu funcionário trabalhando integralmente. Aliado a isso, você também precisa se atentar à questões como FGTS, INSS, Férias e outros. Isso pode ser feito com uma Folha de Pagamento bem organizada.

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Conheça nossa planilha de Folha de Pagamento

4a Etapa: Controle as Férias

Uma outra etapa do controle de DP é saber exatamente os meses de férias de seus funcionários. Isso vai permitir que você faça uma gestão de quantas pessoas estarão disponíveis e também terá a noção de que duas pessoas com funções similares não podem estar de férias ao mesmo tempo para não prejudicar nenhuma área da empresa.

Organizando o Departamento Pessoal - Controle de Férias

Além disso, você precisa saber exatamente o quanto de férias pode comprar, os dias exatos de férias de acordo com o período de trabalho e número de faltas de seus funcionários.

5a Etapa: Rescisão de Contrato

Por fim, se chegar no momento de você desligar um funcionário, é extremamente importante que você faça isso de maneira adequada, sem esquecer de nenhum direito dele, desde o aviso prévio até férias proporcionais. Temos um artigo sobre cálculo de rescisão de contrato, caso você queira se informar melhor.

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Viu como o planejamento do seu Departamento Pessoal pode organizar uma boa parte dos seus Recursos Humanos? A Luz.vc tem um pacote de planilhas para RH, ideal para você controlar seus funcionários e seus encargos, benefícios e direitos. Adquira já essa ferramenta e faça bons negócios!

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Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

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