Entenda como otimizar os processos internos de uma empresa

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Otimizar processos internos é uma ação fundamental para o crescimento da empresa e para torná-la mais competitiva.

O objetivo é tornar os processos mais rápidos, funcionais e adequados ao volume de serviços, melhorando itens como o controle de estoque, a gestão de sua equipe e, até mesmo, o gerenciamento de finanças.

Para compreender quais mudanças devem ser tomadas no processo empresarial, é preciso compreender quais atividades estão inclusas nesse tipo de otimização.

Uma empresa que produz um sistema de automação comercial possui diversas operações menores, realizadas dentro da própria companhia para que o produto final fique pronto.

É importante entender a necessidade de que essas operações sejam realizadas de forma precisa e funcional.

O que são processos internos?

Todas as funções intermediárias de produção e manutenção do funcionamento de sua empresa podem ser consideradas processos internos.

São na realidade funções de vital importância para manter as engrenagens do empreendimento rodando, como:

  • Pagamento de contas;
  • Contratação de novos funcionários;
  • Organização de planilhas;
  • Gerenciamento de finanças.

Basicamente, qualquer operação que seja realizada dentro da própria empresa, visando ao bom andamento dela, pode ser considerada um processo interno.

A continuidade desse formato de otimização é fundamental. Esses processos devem ser constantemente avaliados e analisados, buscando a melhor interação entre a equipe para evoluir os resultados da empresa.

A importância dos processos internos está diretamente relacionada a gestão eficiente de um negócio. Ele promove uma série de recursos de padronização, garantindo ao gestor que tudo siga conforme o combinado.

Esse tipo de atitude ajuda a compreender as necessidades da empresa, evitando interrupções desnecessárias e eventuais erros de gestão.

Alguns dos pontos principais a se avaliar dentre os processos internos são:

1.       Reuniões

É importante que o gestor analise a necessidade de uma reunião, e o quanto essa reunião pode ser resolutiva, claro, de forma mais ágil.

Muitas vezes, um e-mail pode resolver todos os assuntos que seriam tomados em uma conversa cara a cara e que atrapalha o andamento do serviço durante o dia, gerando descontentamento da equipe.

Uma empresa de serviços de logística pode informar seus funcionários de forma rápida e objetiva com correio eletrônico ou outra forma mais dinâmica de comunicação, como um programa de mensagens empresarial.

Dessa forma, as reuniões ficam reservadas para momentos realmente importantes.

2.       Foco

O gestor precisa conseguir encontrar o foco da equipe para otimizar a qualidade do trabalho.

Quando não existe um ponto de encontro entre os objetivos profissionais, torna-se mais difícil encontrar a excelência no serviço, além de atrapalhar o foco no que realmente é importante, a negociação com o cliente.

As empresas de usinagem precisam garantir que seus funcionários estejam focados para conseguir extrair o melhor desempenho possível durante os processos internos, permitindo que o empreendimento alcance resultados cada vez maiores.

3.       Comunicação

Sua empresa mantém uma comunicação simples e eficaz? Um dos problemas mais comuns das empresas são falhas de comunicação, que acabam gerando a necessidade de retrabalho, atrasos e aumento de despesas

Trabalhar a comunicação é essencial para otimizar todas as etapas dos processos internos do empreendimento. Isso otimiza diversas fases do trabalho, gerando mais velocidade e permitindo que a equipe se foque no atendimento ao cliente.

Como sua empresa de assessoria aduaneira está trabalhando a comunicação interna é fundamental para compreender se o negócio está conseguindo agir em sua melhor performance.

4.       Desenvolvimento

Quanto sua empresa capacita a equipe? O desenvolvimento profissional é um elemento muito importante da otimização dos processos internos, uma vez que valoriza os funcionários.

Com treinamentos e outras ações educacionais, você garante que sua equipe está capacitada para agir da melhor forma possível. Empregados capacitados também se sentem valorizados, aumentando o desejo de permanecer na empresa.

Os funcionários de uma empresa de consultoria tributaria contábil devem ser capacitados para que desenvolvam da melhor forma possível seu serviço, uma vez que dependem de muito conhecimento na área de atuação.

A capacitação é um catalisador de bons negócios, uma vez que o conhecimento aliado à prática tornam um funcionário muito mais eficiente.

Portanto, ao avaliar o estágio em que seus processos internos se encontram é possível compreender os motivos que estão gerando algum tipo de atraso, bem como otimizar o trabalho da melhor forma possível.

Dicas de otimização

Para atualizar a forma como sua empresa age no mercado, bem como estruturar um processo mais personalizado para suas necessidades, é preciso compreender quais fatores podem ser diferenciais na hora de otimizar seu negócio.

Muitas vezes, atualizar algumas situações de sua empresa é o suficiente para aumentar a produtividade e eliminar obstáculos para uma maior agilidade no serviço final.

Pensando nisso, é importante começar definindo quais são os processos internos que sua empresa possui.

É necessário identificar quais trabalhos são responsabilidade do empreendimento, como quais setores são envolvidos no processo, quais resultados a empresa está buscando, qual o objetivo de cada processo e onde cada um deles se inicia e se encerra. 

Integração

Uma empresa deve ser compreendida como uma unidade, onde todos os setores e departamentos estão interligados. Esse tipo de pensamento só pode existir se todos os setores da empresa se relacionarem.

Por exemplo, a equipe de marketing, o departamento de tecnologia e o departamento de vendas de uma empresa que produz sistema para loja de roupas devem conversar entre si, para um melhor entendimento dos objetivos da empresa e como alcançá-los.

Incentivo na comunicação

Nenhum negócio funciona sem comunicação. É um elemento essencial para qualquer empresa, então garantir o bom funcionamento dos processos internos depende da qualidade dessa etapa.

Estimule diálogos abertos e acessíveis, que eliminem hierarquias desnecessárias que podem gerar falhas de entendimento entre os setores.

Se não há clareza e transparência na comunicação, ela está fadada a encontrar obstáculos e lombadas na hora de buscar os objetivos.

O ideal é que todos os colaboradores possam interagir por meio dos canais de comunicação da empresa, sejam e-mails, murais de recado, sistemas de intranet (rede interna), entre outros.

É importante manter sempre os gestores a par do planejamento estratégico.

Uma empresa de aluguel de impressoras pode manter uma forma aberta e simples de comunicação entre seus funcionários, permitindo que eles consigam tirar suas dúvidas e repassar as informações de forma concisa e clara.

Colocar todas as informações da instituição em uma rede intranet, realizar reuniões com uma frequência preestabelecida e promover eventos internos são formas de os diretores e gerentes se aproximarem da equipe. 

Se a comunicação não for bem trabalhada, as dificuldades para atingir bons resultados serão cada vez maiores.

Estimule o engajamento

Uma equipe engajada tende a contribuir muito mais para a empresa.

Por isso, é importante entender a necessidade da criação de um ambiente profissional amigável, onde os colaboradores se sintam a vontade de dar opiniões e participar das decisões relacionadas aos procedimentos cotidianos da organização.

Além disso, uma equipe engajada melhora diversos aspectos organizacionais da empresa, como:

  • Redução de custos;
  • Otimização dos processos;
  • Buscar melhores resultados;
  • Competitividade saudável.

Se os gestores adotarem práticas importantes, como o feedback, é possível ampliar ainda mais o engajamento de sua equipe.

Uma empresa de administração de condomínios costuma lidar com uma equipe não muito grande, e nesse ponto, é preciso deixar claro a necessidade de compreender os fatores mais importantes para a função.

Equipes engajadas tendem a buscar e conhecer melhor os tipos de serviço oferecidos pela empresa, apresentando uma melhoria no atendimento e na aquisição de novos clientes.

Implementar tecnologias

A tecnologia é um dos pontos mais importantes da atualidade, além disso, as empresas são cada vez mais dependentes dela.

Ela é necessária para as mais diversas áreas de atuação, tornando qualquer processo que aconteça em sua empresa passível de encontrar uma melhoria através de uma solução digital.

Um software de planejamento estratégico pode integrar e reunir informações sobre todos os departamentos existentes em uma empresa, enquanto gera relatórios de resultados para que o gestor possa avaliar e decidir sua estratégia de tomada de decisões.

Além disso, a tecnologia auxilia padronizando as sequências em que as atividades devem ser criadas, gerando um senso de familiaridade e ampliando a capacidade de produção do estabelecimento.

Portanto é possível confirmar que os processos internos de uma empresa abrangem uma grande gama de itens, desde os mais simples, como o pagamento de contas, até outros serviços muito mais complexos como analisar o mercado de consumo.

O ponto chave para a melhoria dos processos é a comunicação. Ela é essencial em todos os níveis e aspectos, uma vez que conversa diretamente com o engajamento dos funcionários e a compreensão de suas atividades.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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