PDCA mais do que uma metodologia, um verdadeiro colete anti chamas

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PDCA para Melhorar Processos

Por Dilma Balbi.

Vivendo na correria das urgências, a sensação de estar sempre apagando fogo é constante.

cruz vermelha - atençãoUm palmo de língua de fora, respiração ofegante, rasa e resultados pouco animadores. Vestiu o modelito?

vestiu o modelito?

Se a descrição esbarrou em você de alguma forma, acompanha o texto.

Uma metodologia simples vai ajudar no combate às chamas e a diminuir o tanto de fumaça que impede você de enxergar um horizonte melhor.

Planilha de Ciclo PDCA

Vamos?

PDCA trocado em miúdos para entrar logo em prática.

Conceito antigo, utilizado por as mais expressivas corporações de todos os portes, segmentos econômicos e quantidade de funcionários, o PDCA é uma metodologia.

E os métodos servem para pavimentar de maneira mais suave o caminho que sai de um “problema” até a “solução”.

Entenda que “problema” neste caso significa a origem; o ponto de partida para que se consiga atingir um determinado objetivo.

É rotineiramente simbolizado por um círculo e entre profissionais de gestão de projetos é muito comum a expressão “rodar o PDCA”.

Esta expressão vai ser revisitada.

Ciclo PDCA em inglêsCiclo PDCA em português

Quem faz o quê no ciclo PDCA?

Entenda a sopa de letrinhas (sigla concebida no idioma inglês) e bom apetite!

  • O P é da palavra planejamento que é o início de tudo.
    • O método preconiza que para atingir qualquer objetivo se deve “atacar” o problema com planejamento.
    • A fase, quando realizada de maneira adequada, faz com que se compreendam nuances e aspectos envolvidos.
    • Ao sistematizar os passos, encadear as ações, ou seja, o que se deve fazer primeiro; e em seguida e assim sucessivamente, nosso conhecimento se aprofunda no tema. Vamos identificando o que temos como recursos e o que nos falta.
    • Enfim é de fato o início da solução tão procurada.
    • Agir de maneira impulsiva, com pouca reflexão, via de regra, é desperdício de energia e maximiza as chances de resultados muito aquém daqueles que poderiam ser obtidos.
    • Pare no P tanto quanto for necessário. Aliás; substitua a sensação de parada pela sensação de avanço consciente.

No mínimo é mais chique!

Mais chique!

  • O D é da palavra DO, ou seja, fase de ação.
    • Cumprida a fase de planejamento já se sabe como, quando, por quanto e com quem agir. Conhecemos os recursos disponíveis, a sucessão das etapas a cumprir, o quanto deveremos consumir de tempo em cada uma e o quanto deveremos investir.
    • É a fase da produção, da “mão na massa”, fase do suor, do esforço, fase da estar em campo e jogar o jogo. Fase de desenvolver as tarefas.
    • A fase do D é o momento exato de realizar o quê, como, por quanto e em quanto tempo tudo foi pensado da fase anterior.

PDCA mais do que uma metodologia, um verdadeiro colete anti chamas

(Repetindo para que o conceito seja assimilado mesmo)

  • O C é da palavra controlar ou checar.
    • Costuma criar um certo desconforto, num primeiro momento, observar que aquilo que foi planejado não ocorreu. Ou por desvios de prazo, de recursos, de tempo… Por fatores imprevistos ou dimensionados de maneira incorreta.
    • A fase do C é a fase da verdade: quanto menor o desvio entre o que foi pensado na fase do P e o que de fato ocorreu na fase do D mais maduro e assertivo foi o seu planejamento.
    • Lembre-se de que planejamento não é ato sobrenatural. Não é um conhecimento premonitório, destinado a poucos. Nada disso!
    • O controle entre o que foi planejado e o que de fato ocorreu é o grande mestre, que nos ensina, de maneira prática, a constatar os desvios. É assim que se consegue atingir o aprimoramento tanto para outros problemas semelhantes, quanto para a capacidade de planejar e seguir o planejamento em novas situações.

Planejamento é diferente de bola de cristal e a fase C revela esta distância para que não reste dúvida.

  • O A é da palavra atuar.
    • Todo o desvio que foi revelado na fase C deverá ser objeto de ações.
    • Como recuperar o que se perdeu, como retomar o caminho para se atingir o objetivo e assim sucessivamente.
    • Desta fase poderá se originar um plano de ação que, para ser executado, demandará um novo planejamento.

E o ciclo se reinicia automaticamente.

Você já deve ter entendido o motivo da expressão “rodar o PDCA”.

  • É uma constante seguir as 4 fases que, sucessivamente, aprimoram a condução do problema ao melhor resultado.

ciclo PDCADepois de todas as explicações, comece a praticar o método, em pequenos desafios, para ir se acostumando e, em breve, você também vai rodar constantemente seu PDCA.

Planilha de Ciclo PDCA

Veja só um caso prático de ciclo PDCA

Você tem uma lojinha com 3 funcionários e tem observado que o atendimento aos clientes pode ser melhorado.

Resolve então conversar com o seu time para estabelecer uma melhoria neste padrão e, claro, ter o reflexo na satisfação do seu público e o respectivo incremento das vendas.

Antes de entender a metodologia você poderia fazer um “sermão”, mostrando os pontos em que o time não está atingindo o pretendido, com cara de sabe tudo.

Resolveria o problema?

Muito provavelmente não.

Ou, no mínimo, teria uma adesão pequena dos funcionários para a mudança em seu atendimento.

Como o PDCA pode ajudar?

1º) Fase do P (planejamento)

  • Converse com o time para entender o que impede de realizar um melhor atendimento aos clientes
  • Converse com os clientes para captar o que lhes falta
  • Cruze as informações e retorne ao time com propostas
  • Estabeleça, com eles, data de início da nova “operação”

2º) Fase do D (ação)

  • Na data acertada estimule os funcionários às novas práticas no atendimento
  • O seu envolvimento nesta fase é importante.
  • Que tal você também atender alguns clientes com base no que acertaram?
  • Estando na prática, com a “mão na massa” fica mais fácil captar as dificuldades ou possibilidades de melhoria

3º) Fase do C (controle)

  • De acordo com o que ficou acertado com os funcionários e com a sua experiência, passe a coletar evidências e registre os desvios que estão ocorrendo.
  • O que foi acertado está de fato acontecendo? Houve alteração? A percepção dos clientes é de melhoria ou de indiferença?
  • Vendas maiores?

4º) Fase do A (atuação)

  • Sistematizando seus registros você terá um “panorama” do que ocorreu.
  • Apresente para seus funcionários, debatendo os motivos dos desvios ou identificando os melhores resultados já alcançados.
  • Cumprimente todos pelo empenho e promova uma nova “rodada” implementando outras novidades.
  • Pode ser uma promoção, um voucher para revisita à loja, enfim…
  • Momento de nova rodada do ciclo PDCA.

Planilha de Ciclo PDCA

Chegou a sua vez! Conta aí como você se saiu, os benefícios e as dificuldades que encontrou.

Todos poderemos aprender com a sua experiência!

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