Prospecção de Clientes: o que é e como fazer em 7 dicas!

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Planilhas Prontas em Excel

A prospecção de clientes pode ser vista como o processo de conquista de novas vendas. Envolve várias etapas, desde o levantamento de oportunidades até o fechamento do contrato, incluíndo a aquisição de leads. Não existe uma padronização para a prospecção, mas sim diversas técnicas que devem ser testadas e funcionarão dependendo da empresa, seu setor e sua cultura organizacional.

Tópicos do artigo:
O que é Prospecção de Clientes?
Entendendo o Funil de Vendas
Os Diferentes Tipos de Prospecção de Clientes
Diferentes Canais para Abordar um Cliente
7 Dicas para Prospectar Clientes
Ferramentas para Melhorar sua Prospecção

O que é Prospecção de Clientes?

Vender é simplesmente a atividade mais importante para qualquer empresa. O cliente é o topo da cadeia de valor e não vender significa não entregar valor. Algumas empresas sobrevivem bem realizando vendas de forma reativa, por já terem construído uma marca incrível ou por terem um ponto de vendas que atrai interessados sem maiores esforços.

Todas as outras empresas precisam focar em montar e otimizar um processo de prospecção de clientes. Podemos definir a prospecção como o trabalho proativo de obtenção de clientes. Quanto mais a empresa está inserida em um meio de vendas complexas, mais a prospecção se tornará fundamental para seu sucesso.

A prospecção não é como a gestão financeira de uma empresa, na qual se adapta um conjunto de melhores práticas pré-aprovadas pelo mercado. Não existe um processo padrão que todas as empresas devem seguir para prevalecer na prospecção, mas sim um conjunto de técnicas e canais que devem ser testados antes da implementação final.

De qualquer forma, é possível apontar etapas em um processo de prospecção de clientes que a maioria das empresas terá, mesmo que informalmente:

Logicamente, muitos ciclos de venda não passarão por todas essas etapas. Alguns terão outras de acordo com sua realidade. Existem ciclos de venda que demoram 1 semana. Outros 15 meses. O importante é estar sempre analisando e buscando oportunidades de melhoria.

planilha de prospecção de clientes

Entendendo o Funil de Vendas

Como falamos anteriormente, a prospecção segue processos diferentes de empresa para empresa. No entanto, uma coisa é comum a todas: a cada etapa, o volume de contatos diminui.

Me explicando melhor… nenhuma empresa vai abrir 5 negociações para fechar com 50 clientes diferentes. É mais comum o inverso, abrir 50 negociações para fechar com 5 clientes.

Por mais que a sua prospecção de clientes esteja otimizada, alguns prospects mudarão de foco no processo, ou fecharão com a concorrência, enfim, fatores externos farão com que não evoluam no ciclo de vendas.

É por esse motivo que as etapas do processo de vendas de uma empresa são representadas graficamente pela imagem de um funil de vendas:

funil-marketing-digital

Acima a representação de um funil de uma empresa digital. Ela precisa atrair tráfego, levar visitas ao site, gerar leads, transforma-los em oportunidades e, enfim, clientes.

O papel da prospecção é garantir o melhor trânsito possível dos indivíduos ao longo do funil. A cada etapa haverá menos pessoas, mas isso não quer dizer que não devamos estar sempre buscando aumentar a conversão entre etapas.

Toda etapa possui conversão e tempo. Esses indicadores podem ser melhorados a partir da análise do funil. Por exemplo, a nossa empresa digital acima pode estar gerando 1.000 visitas mensais e apenas 10 leads. Ou seja, sua conversão é de 1% nessa etapa. Ela pode mapear as páginas mais visitadas e colocar formulários de cadastro.

Certa vez conheci uma empresa inserida em um conceito de vendas complexas, que requerem múltiplas aprovações e vendia projetos de alto custo. Ela fazia projetos ligados a nano-tecnologia. Através de otimização do funil de vendas, ela conseguiu reduzir o prazo médio do ciclo de vendas de 18 para 3 meses.

Antes de falar de oportunidades de melhoria na prospecção de clientes, vamos conhecer seus diferentes tipos.

planilha de prospecção de clientes

Os Diferentes Tipos de Prospecção de Clientes

Para cada empresa, de acordo com as características de seus produtos/serviços, vai existir um método mais adequado de prospecção. No entanto, todas dividem um primeiro desafio:

Como achar mais clientes?

De maneira geral, no mundo do marketing e vendas, separam-se as estratégias de captação de cliente entre Outbound Marketing e Inbound Marketing. Termos em inglês que significam “Fora de casa” e “Dentro de casa”. Vamos ver alguns exemplos de tipos diferentes para você entender.

Outbound Marketing

Nesse caso, ao invés de você atrair o cliente para a sua proposta, você vai até onde ele está e mostra para ele. Esse tipo de estratégia normalmente é mais caro e mais indicado para produtos com o ticket médio mais alto. Os exemplos mais clássicos estão associados à compra de mídia/espaço publicitário como:

  • Anúncios de TV
  • Outdoors
  • Rádio
  • Participação em eventos
  • Marketing direto – cold call, cold email, mala direta, etc.

Inbound Marketing

Ao contrário do Outbound, no Inbound você cria estratégias para fazer o cliente se interessar pela sua empresa ir até você. Atualmente, o Inbound está muito associado ao marketing digital, portanto as iniciativas mais clássicas são:

  • Publicações em um blog
  • Lançamento de E-book
  • Webinars
  • Programas de Indicação
  • Podcasts

O inbound está normalmente ligado a estratégias de produção de conteúdo em diferentes mídias. A ideia é que o prospect, antes de te conhecer, não está pronto para comprar ainda.

Por isso, mais vale criar uma audiência e mostrar o quanto você sabe do assunto para, aos poucos, transformar visitantes em leads e leads em clientes.

De todo modo, em ambos os métodos, você quer conseguir que os clientes se cadastrarem e demostrem um interesse inicial para que você tenha um ponto de partida do seu processo de prospecção de clientes.

planilha de prospecção de clientes

Diferentes Canais para Abordar um Cliente

A vantagem do inbound marketing na prospecção de clientes é que a estratégia é criada para que o próprio lead entre em contato quando há o interesse. Isso faz com que o topo de funil seja maior e direciona os esforços da equipe comercial para leads já qualificados e mais prontos para a compra.

No entanto, vale a pena testar estratégias de marketing direto na hora de prospectar. Colocamos alguns exemplos abaixo.

Prospectando pelo telefone

O famoso cold call, tradução para ligação fria, não é mais forte como era antigamente. No entanto ele ainda pode funcionar desde que algumas regras sejam seguidas. Trata-se de ligar para um desconhecido para iniciar um contato comercial.

Para acertar na prospecção de clientes por telefone, você deve ter em mente:

  1. Pessoas não estão a sua disposição – o telefone é uma prática um pouco invasiva, pois geralmente significa contatos urgentes. Portanto, ligue, se apresente muito rápido, fale do que você pode fazer pela empresa do prospect e tente levar a conversa para outro canal com data e hora marcada. Uma conference call ou email, por exemplo.
  2. Faça o dever de casa – estude a empresa do contato um dia antes e use isso na conversa. Fale um ou dois pontos positivos da empresa em questão e, depois, um ponto no qual você pode ajudar.
  3. Mostre entusiasmo – todos os dias recebemos investidas de telemarketing. Não seja mais uma.
  4. Não seja insistente – se o prospect não se mostrar interessado em prosseguir o contato, peça educadamente o email, mas não insista. Nem todo prospect precisa do seu serviço agora. Mas ele pode precisar daqui a 6 meses e, é melhor que ele não se lembre de você do que tenha uma imagem negativa.
  5. Desenvolva seu networking – se ficar interessado, depois da ligação, o prospect buscará referências suas. Tenha uma rede de contatos que possa te recomendar. Se você tiver um contato em comum, você pode até mencionar na própria ligação.

Prospectando por email

O email é um canal muito menos “invasivo” do que o telefone. A pessoa não terá que parar o que está fazendo para atendê-lo. Normalmente, já separamos alguns períodos do dia para responder emails. O problema desse canal é a quantidade de contatos que já recebemos por dia por email. Como se destacar?

Eu acredito em contatos mais pessoais e menos “mecânicos”. Algumas dicas para performar bem na prospeção de clientes por email:

  1. Seja pessoal – busque informações sobre o prospect e utilize na comunicação.
  2. Busque social proof – dados sociais que mostrem porque você é confiável: indicações, tamanho das redes sociais, depoimentos de clientes.
  3. Pense em um bom assunto – basicamente, o assunto vai definir se o prospect vai abrir seu email ou não, portanto planeje-o bem.
  4. Identifique-se no remetente – em vez de simplesmente “Filippo”, por que não “Filippo da LUZ Planilhas”? Fará com que o prospect entenda o motivo do contato.
  5. Estimule a resposta – tente finalizar o email de uma forma que a conversa continue ao invés de tentar enviar o prospect para um form ou para uma landing page.

Um exemplo de email segue abaixo:

Remetente: Lucas da Mkt Performance
Assunto: O que você faria para melhorar ainda mais o seu marketing?

Texto:
Olá, Joana!
Eu tenho acompanhado as redes sociais da BeeComunicação e queria parabeniza-la pelo excelente trabalho.
Meu nome é Lucas e represento a Mkt Performance. Só no ano passado, atendemos mais de 100 empresas com um foco exclusivo: aumentar a captação de novos clientes.
Como te falei, vocês estão fazendo um ótimo trabalho, mas há sempre espaço para melhorar. Você toparia reservar 15 minutos na sua agenda para ouvir as minhas ideias para a BeeComunicação?
É só responder esse email e continuamos conversando. Estou ansioso para te mostrar o que eu pensei para vocês.
Grande abraço,
Lucas

Prospectando pelas redes sociais

Prospectar pelas redes sociais é bem parecido com email, mas a mensagem deve ser mais resumida. Apenas um cuidado deve ser tomado. Email geralmente é uma ferramenta corporativa. Algumas redes sociais são estritamente pessoais.

A regra que eu sigo é a seguinte: pelo linkedin está liberado fazer qualquer tipo de prospecção. Pelas outras redes, apenas contatos rápidos tentando chegar a pessoa correta na empresa ou levar para email.

Por exemplo: “Olá, Caio. Cheguei até você pela Amanda da Agência8. Ela me falou sobre o trabalho que desenvolveram juntos e tive algumas ideias de parceria para a BeeComunicação. Se não for incômodo, consegue me passar o email do responsável por parcerias por aí? Obrigado!”

7 Dicas para Prospectar Clientes

O objetivo é muito claro, você quer encontrar, atrair e convencer novos clientes que o seu serviço/produto é o ideal para as suas necessidades e que vai ser uma relação comercial que gere retorno. Para isso, existem algumas etapas/dicas que todo processo de prospecção deve seguir.

planilha de prospecção de clientes

1. Entenda e faça testes no funil de vendas

A primeira coisa a se entender de um processo de vendas é que se você pegasse todas as etapas do que acontece com seu cliente até ele realizar uma compra e as desenhasse uma a uma, o desenho vai ser parecido com o de um Funil: Mais aberto na ponta superior e mais fino da inferior.

Por isso é importante entender como funciona esse Funil e para isso precisamos de números. Primeiro, colete os dados dos clientes em potencial. Depois, registre-os em um único local ou planilha, como a que mostramos abaixo.

Como Fazer Prospecção de Clientes - cadastro de clientes

Em seguida, defina como funcionará o processo de venda. São as etapas do funil de relacionamento com o contato, até que ele vire cliente. No exemplo, os estágios são: prospect, contato realizado, levantamento de necessidades, apresentação de proposta. Deve-se registrar, etapa a etapa, tudo o que acontece durante a negociação. Depois dessas fases, você marca o contato como ganho ou perdido.

Como Fazer Prospecção de Clientes - informações de negociaçõesComo Fazer Prospecção de Clientes - topo de funil

Uma dica importante: quanto menor o caminho que o cliente tiver de fazer até a contratação, melhor. Depois de ter o seu funil desenhado, faça testes. Modifique etapas e veja se as suas taxas de conversão melhoram ou pioram.

Os testes não devem ser aleatórios. Foque sempre no crucial, ou seja, nas etapas que estão mais longas ou que estão tendo menor taxa de evolução dos prospects.

2. Analise dados e meça resultados

Além de agrupar os clientes ou possíveis clientes é preciso de tempos em tempos acompanhar o conjunto de prospects para medir os resultados. Isso permite analisar em que fases o processo é menos eficiente e quais mudanças devem ser feitas. Como já falamos anteriormente, o conjunto dessas fases também é chamado de “funil de vendas”.

funilgrafico

Com o conhecimento desses dados, você poderá seguir adiante nas regras de como fazer uma boa prospecção de clientes.

Citando um exemplo: Uma loja mudou a sua vitrine e mais de 50 pessoas entraram lá dentro mas no fim do dia ninguém comprou nada. Talvez a reação do lojista fosse trocar a vitrine mas com o controle das etapas do funil é possível entender que o problema não está na vitrine (topo do funil) mas sim no atendimento ou no preço. Em fatores que prejudicam a conversão de visitantes da loja em clientes. Não a conversão de visitantes do shopping em visitantes da loja, que é o papel da vitrine.

planilha de prospecção de clientes

3. Crie estratégias de aquisição de leads em vários canais

Um ponto importante na prospecção é estar sempre criando métodos para atingir novos clientes. Manter uma rede profissional atualizada, garantir presença em eventos da sua área e ter estratégias de atuação em mídias online e offline são algumas formas de ter sempre novos contatos interessados.

Como Fazer Prospecção de Clientes - chegada de novos clientesImportante: Sempre que começar um novo processo de negociação com algum cliente, tente manter o registro da forma que os seus clientes chegaram até você. Assim é possível entender se as suas estratégias estão dando certo.

4. Faça nutrição de leads e de clientes

Nutrição de leads é o nome que se dá a qualificação de dados dos seus cadastrados. No início do processo, geralmente pedimos apenas o email para fazer o cadastro e, aos poucos vamos completando com mais informações.

Empresas que geram muitos leads não podem se dar ao luxo de negociar com todos. Acabaria com o tempo da equipe comercial, que estaria focando em negociações duvidosas em prol de outras promissoras.

Por isso é interessante saber mais sobre os seus melhores clientes e cruzar com dados de leads. Dessa forma, você saberá quais negociações seguem o perfil de maior taxa de sucesso. Alguns exemplos do que você pode tentar descobrir:

  • O prospect trabalha em qual setor?
  • É uma empresa grande ou pequena?
  • Ele ocupa um cargo de liderança ou mais operacional?
  • Ele possui carteira assinada ou não?
  • Ele possui uma família grande ou pequena?
  • Mora em um grande centro ou na periferia?

Com o tempo você irá aprender quais dados são mais relevantes para o seu negócio.

5. Tenha paciência

Quem lida com vendas sabe: para conquistar um cliente é preciso paciência. Não se deve contar com um “sim” do comprador logo no primeiro contato. A prospecção não pode exigir urgência.

Além do mais, alguém que recusa o produto ou serviço em determinado momento pode voltar a receber contatos da empresa no futuro e, quem sabe, ainda se tornar cliente um dia.

Como Fazer Prospecção de Clientes - perda de clientes

Por isso lembre-se sempre de registrar todas as suas negociações e motivos pelos quais as as vendas não foram fechadas. Assim você pode retomar contato com seus clientes caso mude as suas condições como, por exemplo, oferecendo um desconto.

6. Entenda as influências de compra

Em um processo de vendas complexas, com uma negociação mais longa, existem influências de compra. Elas são agentes que podem facilitar o processo de aprovação da compra junto ao cliente. Entendê-las e saber como trabalhar cada uma delas pode ser um diferencial na hora de vender.

Por exemplo: ao tentar vender um grande projeto de consultoria, não basta o responsável pela cotação da empresa querer fazê-lo. Provavelmente seu escopo terá que ser aprovado pela Diretoria Geral. O orçamento pelo financeiro. A área que será beneficiada pelo projeto também poderá cumprir um papel forte ao mostrar os benefícios para a empresa. Todas essas pessoas são influências de compra.

7. Deixe sempre a próxima etapa marcada

Sempre tente encerrar um contato com o cliente marcando o próximo. Nunca entre no modus operandi “Ok. Depois a gente marca uma reunião”. Se você está no telefone com o prospect, deixe um call ou uma reunião marcada antes de desligar. Em uma reunião, demonstre os próximos passos e já agende o seguinte.

É claro que temos que ter paciência e respeitar os limites do prospect, mas é importante ter o objetivo de estar sempre com o próximo passo marcado em mente.

planilha de prospecção de clientes

Ferramentas para Melhorar sua Prospecção

Como todo bom processo, a prospecção de clientes é um conjunto de atividades que devem ser realizadas diariamente. Para atingir bons resultados, o controle dessas atividades e das etapas do processo se mostra crucial. Algumas ferramentas, como planilhas e sistemas podem ajudar nesse trabalho.

1. Ferramentas para Controle do Funil de Vendas

Não há nada mais crucial para a prospecção de clientes do que controlar e tentar otimizar as etapas do funil de vendas. Para que este objetivo seja concretizado, é interessante que as atividades relacionadas a cada etapa sejam controladas.

O instinto inicial é pensar em um software de funil de vendas ou pipeline de vendas. Existem vários bons, como o PipeDrive, mas antes de tomar essa decisão, deve-se levar em conta o quanto um processo de prospecção e negociação já está maduro.

Caso seja um processo em desenvolvimento, sugerimos o uso de uma planilha de prospecção de clientes.

2. Ferramentas de Automação de Marketing

Há várias atividades dentro do processo de prospecção de clientes que podem ser automatizadas. Especialmente se a empresa pratica o inbound marketing, como citamos acima.

Para tal, você precisará utilizar um sistema de automação de marketing. Nele você automatizará os fluxos de aquisição de leads e criará réguas de emails automáticos, a partir de interações de prospects com o seu produto.

De todas as ferramentas que eu já usei, a melhor de todas é a Hubspot. No entanto, seu custo as vezes pode ficar muito caro para empresas brasileiras, dependendo da cotação do dólar.

Em termos de custo benefício, eu gosto bastante da Active Campaign.

3. Ferramentas para CRM

CRM significa Client Relationship Management, ou seja, Gestão de Relacionamento com o Cliente. Uma ferramenta de CRM serve como um banco de dados dos clientes, com seus dados pessoais, profissionais e interações com a empresa.

Guardar esses dados ajuda a mapear o perfil do cliente ideal e facilita prospecções futuras. Caso tenha interesse, conheça a nossa planilha de cadastro de clientes – CRM.

planilha de prospecção de clientes

Planilhas Prontas em Excel

22 COMENTÁRIOS

  1. Eu há alguns anos tomei uma atitude inusitada em relação ao meus clientes. Invés de convidá-los para tomar um café, eu os convido para tomar um chá. rsrsrs e de preferência chá de erva-doce que eu tanto admiro pelas seus benefícios ao corpo. Inclusive veja aqui quem pode tomar: https://mentesacorposao.com/cha-de-erva-doce/

  2. Esse é um caminho bem legal Paulo, fazemos isso aqui na LUZ também.

  3. Obrigado pelas palavras e por elogiar nosso post. Sobre o uso de planilhas, é por isso que recomendamos nossas planilhas prontas, assim você dedica seu tempo no que importa – https://luz.vc/

  4. Excelente Artigo, muito bem explicado, muito obg.

    MaickMacedo
    maickmacedo.com

  5. Excelente dicas!!!

    Já baixei diversas planilhas daqui do Blog e recomendo 😉

    Gostaria de complementar esse artigo apresentando uma ferramenta que criamos para ajudar na prospecção de clientes.

    Ziptime – http://www.ziptime.com.br é um sistema completo para a prospecção de clientes.

  6. show de bola, sempre acompanho o blog.luz.vc e acho top as dicas.

    eu tenho um blog também que falo sobre vendas e estratégias de marketing, se quiser dar uma olhada lá o endereço é : http://www.brunomedeirosjj.com

  7. Ótimo conteúdo, também é possível contar com serviços de empresa especialista em prospecção de clientes como a EMGE e assim o empreendedor pode contar com uma equipe multifuncional com objetivo de gerar oportunidades de negócios enquanto foca na sua verdadeira vocação que é seu produto, recebendo apenas oportunidades reais de fechamento.

  8. Ótimas dicas para prospectar e realizar um satisfatório negocio! Valeu, obrigado pelas dicas!

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