Retrabalho: por que todo gestor deve cuidar disso?

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Retrabalho: por que todo gestor deve se importar com isso?

Retrabalhar nada mais é que ter que realizar de novo alguma coisa que deveria ter sido bem feita da primeira vez. Logo, estamos falando de algo que saiu errado, que não funcionou, algo que não foi feito de forma “profissional”.

O consumidor não está disposto a pagar o preço do desperdício! (Deming)

Retrabalho: por que todo gestor deve se importar com isso?

No dia a dia podem ocorrer situações que passam despercebidas, quando na verdade devemos estar atentos a elas de modo a agir para que não voltem a ocorrer.

Um relatório que é entregue com inconsistências, um email com informações insuficientes que suscitam a necessidade de intervenções adicionais, um contrato mal redigido, enfim, trabalhos que sempre necessitam de supervisão e acertos, acarretam prejuízos à empresa.

Uma das definições para retrabalho diz que são “repetições de atividades ocasionadas por problemas ligados a falhas de mão-de-obra, material, problemas de projeto ou problemas de operação”.

Para entendermos melhor o impacto do retrabalho, vamos pensar numa situação simples como preparar seu prato favorito.  Você desejou prepará-lo, comprou os ingredientes necessários, mediu, cortou, temperou e colocou no fogo. Por algum motivo algo o distraiu e a comida queimou. Qual o resultado obtido apesar de tudo que foi feito?

Retrabalho: por que todo gestor deve se importar com isso?

Se você jogou fora e começou de novo, na verdade gastou o dobro dos ingredientes (e do gás, e do seu tempo) para atingir o resultado, que é saborear a refeição. Se você desistiu e saiu para comer fora ou mesmo preparou um lanche rápido em casa também houve mais um investimento além daquele incialmente feito.

Agora transfira isso para o mundo corporativo; onde o seu tempo cozinhando é na verdade o homem-hora; como gestor, avalie o impacto dos deslizes cometidos por sua equipe.

Mas por que isso acontece e como pode ser evitado?

Retrabalho: por que todo gestor deve se importar com isso?

É importante definir processos de trabalho consistentes, para os quais os envolvidos sejam treinados adequadamente para executá-los; também é recomendado realizar uma avaliação de desempenho para promover ações corretivas quando necessário.

Outro ponto importante: identificar o nível de interesse, motivação e comprometimento do colaborador com o grupo, o gestor e consequentemente com a empresa.

Retrabalho: por que todo gestor deve se importar com isso?Uma das questões mais complexas relativas ao retrabalho passa pela mão de obra: às vezes por estar pouco qualificada; por ser resistente a um determinado método; por estar desmotivada (com salário, com promoção de algum colega fazendo-a se sentir preterida, etc); por estar vivenciando problemas pessoais (doenças na família, separação, etc); ou até mesmo por ser um colaborador muito sociável que passa bastante tempo no café ou que recebe várias ligações para combinar o que fazer depois do expediente provocando distrações e posteriormente uma corrida para entregar (se livrar) o que foi pedido e sair no horário para seu social.

Leia também: Pirâmide de Maslow – a hierarquia das necessidades humanas

Tem alguém assim na sua equipe? Ligue o sinal amarelo!

Comece mensurando o retrabalho, identifique o que volta à mesa do colaborador com mais frequência e tente avaliar porque isso está acontecendo. É sempre com a mesma pessoa? Ocorre com vários colaboradores?

Às vezes há uma mudança no sistema informatizado e alguns necessitam um pouco mais de tempo para atingir a produtividade esperada; às vezes a pessoa precisa receber um feedback claro para tomar ciência de que é esperado mais dela; enfim, este passo de analisar cada situação mais de perto é fundamental e requer maturidade do gestor.

Fique atento também às condições oferecidas; já sabemos o quanto impacta na produtividade toda a estrutura do espaço físico. Ele deve contar com boa climatização e boa iluminação, instalações elétricas e hidráulicas seguras e mobiliário adequado, afinal atender aos critérios de ergonomia é muito importante!

Depois de identificar os pontos mais sensíveis, está na hora de traçar um plano de ação que promova as mudanças necessárias. Crie para isso indicadores com metas claras para que você possa mensurar toda a evolução conquistada.

indicadoresclientes

Se o seu plano necessitar de intervenção de mais investimentos que sua autonomia pode lhe permitir, procure apresentar os ganhos com tais investimentos. Caso, num primeiro momento, não consiga realizar tudo o que identificou, não desanime.

Comece pelo que está a seu alcance e com os investimentos próprios da sua área e acredite que, com os resultados mensurados, seus argumentos terão maior poder de convencimento.

A diminuição do retrabalho vai fazer com que as metas a atingir fiquem mais perto de conquistar.

Siga em frente.

Boa sorte!

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Marcia Damasceno
Venho ao longo dos anos me reinventando, superando desafios e colaborando para o sucesso de alguns projetos, principalmente na área de serviços. Acredito que as oportunidades devem ser aproveitadas e que nos manter em movimento e em busca de conhecimento é um bom modo de viver. Com formação em Estatistica, Administração e Marketing, me identifiquei com o Blog e decidi compartilhar aqui um pouco das informações adquiridas nestas ultimas décadas.

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