Saiba como automatizar processos com um sistema de gestão

0
494
Saiba como automatizar processos com um sistema de gestão
Planilhas Prontas em Excel

A automatização de processos é uma realidade muito importante para as empresas de hoje, já que elas possuem uma grande carga de trabalho e pouco tempo disponível.

Nesse sentido, a melhoria de processos através de um sistema de gestão automático permite que desperdícios de tempo e de dinheiro sejam evitados, além de solucionar potenciais erros ou defeitos dentro de uma gestão.

O texto abaixo irá falar sobre a importância de um sistema de gestão para empresas, demonstrando os seus benefícios por meio de exemplos práticos.

O que é a automatização?

Automatizar processos nada mais é do que transferir certas tarefas que antes eram realizadas manualmente por pessoas para equipamentos, instrumentos, máquinas, entre outros dispositivos. 

Dessa maneira, esses processos são realizados de maneira totalmente automática, eliminando a necessidade de se contratar funcionários para cumprir tarefas repetitivas e irritantes.

A automatização está presente em diversas atividades do cotidiano de uma marca, até mesmo nas mais simples, como, por exemplo, quando um profissional de uma empresa de licenciamento de obras e construções utiliza uma tabela do Excel para calcular automaticamente os gastos mensais da firma.

Quais as vantagens da automatização de processos?

A automatização de processos através de sistemas de gestão permite que as atividades de uma empresa sejam realizadas de uma maneira muito mais rápida, contando com simplicidade e com uma qualidade padronizada. 

Isso significa que uma empresa de içamento de cargas, por exemplo, ao implementar robôs dentro de sites para a resolução das dúvidas de clientes, é capaz de manter um mesmo padrão de qualidade durante o atendimento à consumidores.

Tudo isso permite que uma empresa aumente a sua produtividade enquanto reduz os seus custos, já que se torna possível ter um número menor de funcionários. Além disso, outras vantagens podem ser citadas a respeito da aplicação da automatização de processos:

  • A empresa se torna onipresente;
  • A automatização cria novos canais de negociação;
  • Desperdícios de recursos são evitados;
  • É possível monitorar atividades.

Como automatizar processos empresariais?

A melhor maneira de se automatizar processos empresariais é por meio do uso de um sistema de gestão. Ou seja, um software que cuida da gestão de uma empresa através da integração dos diversos setores dela. 

Contudo, isso exige um certo investimento. Portanto, antes de automatizar os seus processos, uma empresa talvez precise realizar um planejamento financeiro para reduzir os seus custos, possibilitando a aquisição de um software para os próximos meses.

Tendo esse capital em mãos, é necessário fazer um levantamento de informações a respeito de todas as tarefas realizadas pelas equipes de uma empresa para que se escolham quais podem ou não serem automatizadas. 

Assim, uma loja que vende peças para compressor de ar comprimido através da internet, por exemplo, é capaz de disponibilizar um sistema de pagamento online o qual automatiza ações como o recebimento e o depósito do dinheiro da compra. 

Todavia, em casos de compras com valores muito altos, talvez não seja interessante automatizar esses processos, mas sim optar pela transferência bancária direta entre a empresa e o comprador, tendo em vista a quantia envolvida na compra.

Após isso, é preciso colocar em xeque quais são os procedimentos realizados manualmente que teriam a sua qualidade alterada em casos de automatização. Dependendo da tarefa a ser automatizada, talvez não seja interessante utilizar um software de gestão, já que o desempenho de uma empresa pode vir a continuar o mesmo e ela ainda estaria pagando um valor dispensável.

Uma das formas de automatização de processos utilizadas pelos sistemas de gestão é integrar duas ferramentas ou dois sistemas usados no cotidiano de uma empresa. 

Com isso, uma firma que presta serviços de locação de gerador de energia, por exemplo, pode automatizar um processo que consiste em: toda a vez que alguém contrata online o serviço dessa empresa, esta inclui tal pessoa em uma lista de clientes que recebem uma confirmação de pagamento. Portanto, verifica-se que, nesse processo, ocorreu a integração de duas ferramentas: a plataforma de pagamento e um disparador de e-mail.

Tal exemplo citado é bastante benéfico para a automatização da área de marketing de uma empresa, visto que um software adequado pode segmentar quais clientes irão receber e-mails de acordo com os seus comportamentos. Dessa maneira, é possível fidelizar clientes por meio do envio de conteúdos especiais para eles.

Em suma, pode-se verificar que a automatização de processos já é uma realidade dentro das empresas. A utilização de softwares é algo muito mais prático e fácil do que parece, exigindo apenas um planejamento interno adequado de cada setor de uma firma.

Planilhas Prontas em Excel

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor, escreva o seu comentário
Por favor, digite seu nome