Como ser um(a) bom(a) Recepcionista

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Como ser uma boa Recepcionista
Planilhas Prontas em Excel

O que faz uma Recepcionista e quais áreas estão sob suas responsabilidades?

O(A) Recepcionista é o profissional responsável por atuar com atendimento ao público em recepção e telefone em hotéis, hospitais, bancos, aeroportos, consultórios, clínicas médicas, laboratórios e muitos outros estabelecimentos.

Um(a) Recepcionista realiza agendamento, além de orientar a chegada de pacientes, hóspedes, visitantes e passageiros.

Está sob as responsabilidades de um(a) Recepcionista:

Planilhas Prontas em Excel
  • atuar na recepção
  • atender, filtrar ligações e anotar recados
  • receber visitas e esclarecer dúvidas
  • se responsabilizar pela compra de materiais de escritório e higiene
  • fazer o direcionamento de ligações
  • enviar e controlar correspondências
  • prestar apoio em ligações e pesquisas para a diretoria ou supervisão
  • fazer o controle e compras de suprimentos (materiais de escritório, limpeza e copa)
  • prestar apoio na organização
  • gerir a agenda e ligações da diretoria
  • criar e arquivar documentos
  • checar o e-mail da empresa
  • controlar as chaves e registrar informações

Para que a profissional tenha um bom desempenho como Recepcionista, além da graduação é essencial que possua uma noção básica de informática e, dependendo da empresa, noções de inglês.

Com que áreas dentro de uma empresa, uma Recepcionista se relaciona?

A Rotina de trabalho de um(a) Recepcionista é em sua maior parte do tempo lhe dar com documentos, ligações, anotações, e-mails, computadores, impressoras, ser responsável por atuar com atendimento ao público em recepção e telefônico em hotéis, hospitais, bancos, aeroportos e outros estabelecimentos, se relaciona com todas as áreas dentro de cada estabelecimento.

Como ser um(a) bom(a) recepcionista:

Para ser uma boa profissional da área segue algumas dicas:

  1. Sempre que puder, faça cursos na área, se profissionalizasse e aumente seu grau de conhecimento na área, outro idioma é sempre bem-vindo e valoriza ainda mais seu trabalho e seu salário dentro da empresa;
  2. Preste muita atenção no que seu chefe pedir para você. O mesmo vale para os pedidos de clientes e atendimento ao público, seja pessoalmente ou via atendimento telefônico;
  3. Seja ágil, prestativa(o), dê atenção ao que as pessoas falam e busque sempre atende-las com cordialidade e simpatia;
  4. Esteja sempre de bom humor e receba as bem as pessoas que ligarem ou procurarem por você, afinal você é a primeira imagem que a pessoa terá da empresa, antes de chegar até o seu chefe;
  5. Tenha vontade de trabalhar e nunca maltrate ninguém;
  6. Respeite as regras e políticas da empresa, nada de fofoca se nem de falar mal do chefe;
  7. Saiba se vestir e se comunicar de maneira adequada para o trabalho;
  8. Tenha boa escrita, na dúvida pesquise um dicionário e sempre se comunique de forma clara e objetiva, jamais use gírias mesmo sendo com conhecidos ou parentes, sempre trate os clientes com respeito, chamando-os de senhor ou senhora;
  9. Se estiver ocupada quando precisar atender alguém, nunca deixe a pessoa esperando por muito tempo, se a tarefa poder esperar, que assim seja, pare o que estiver fazendo e atenda o cliente, pois ele tem prioridade;
  10. Em momentos livres, jamais fique atoa mexendo em celular ou conversando com amigos e familiares sobre assuntos pessoais no telefone ou no local de trabalho, exceto em caso de emergências;

PS: Redes Sociais e WhatsApp em horário de serviço nem pensar, deixa essas coisas somente para o intervalo e com autorização do seu chefe;

  1. Entenda bem de informática, anote tudo que acontecer e tudo que os clientes passarem para você, nada de deixar para depois, pois esquecer de anotar recados e informações importantes, em algumas situações podem ser imperdoáveis;
  2. Seja pontual e evite ao máximo chegar atrasada no trabalho, isso começa a pegar mal e criar uma imagem negativa do seu profissional, e em caso de saúde ou emergência, avise com antecedência seu supervisor chefe;
  3. Nunca fique com dúvidas, se não sabe realizar alguma tarefa ou tem dúvidas de alguma coisa, pergunte para o seu colega de trabalho mais experiente ou se preciso para seu supervisor chefe, melhor perguntar do que fazer errado e atrapalhar;
  4. Desentendimentos podem acontecer com algum cliente por diversos motivos, mas nunca discuta com um cliente, sempre mantenha a calma e tranquilidade, avise a supervisão caso alguma coisa saia fora do controle;
  5. E sempre esteja disposta a ajudar as pessoas a resolverem seus problemas e atenda todas as solicitações dos clientes, pois você está sendo paga para isso e ponto.

Com essas dicas o seu desenvolvimento pessoal poderá ser muito satisfatório e seu chefe poderá te promover, te dar um aumento de salário, elevar seu cargo dentro da empresa, muito legal, não é!

Salários de um(a) Recepcionista:

Para trabalhar como recepcionista nem todas as empresas exigem qualificação profissional. Em alguns casos apenas um curso profissionalizante na área, ensino médio completo e as vezes podem pedir também alguns meses de experiência, e já serão o suficiente para conseguir uma vaga na área.

Segundo o site salários do Brasil, a pesquisa de salários é atualizada mensalmente e fornece dados como média salarial, piso salarial, setores com os melhores salários, salários de acordo com o nível profissional, porte da empresa, escolaridade, faixa etária e muito mais.

Um Recepcionista Auxiliar de Secretária (CBO 422105), segundo dados salariais oficiais informados pelas empresas ao Ministério do Trabalho, recebe entre R$954,00 e R$ 2.851,86, levando em conta o piso salarial e o teto salarial médio de profissionais contratados com carteira assinada em regime CLT a nível nacional.

OBS: Você poderá ganhar ainda mais se tiver faculdade, pós-graduação na área e falar mais de dois idiomas.

R$ 1.272,33 é Média Salarial no Brasil

43h é a Jornada de Trabalho típica

Tipos de empresa que precisam desse profissional:

  • Comércio e lojas em geral da região;
  • Empresa Privada (Consultório médico, advocatício, odontológico, Faculdades, Laboratórios, Seguro, Hotel…)
  • Empresa Pública (Banco, Correios, Hospitais, Escolas, Prefeitura…)

Planilha de Planejamento Pessoal: A planilha planner pessoal é o que todo mundo precisa para organizar e controlar o seu dia a dia. Ela possui áreas para avaliação pessoal, estabelecimento de metas de vida e financeiros, agenda e calendário para todos os meses do ano, controle financeiro e de atividades realizadas. Com ela você vai conseguir chegar exatamente onde quer. Uma planilha indicada para projetos de coaching. Com ela, você vai poder avaliar diferentes áreas da sua vida e criar planos.

Veja os itens que compõem a planilha:

  1. Avaliação da Roda da Vida
  2. Definição de Meta
  3. Criação do seu Plano
  4. Relatório Geral

Ferramentas que podem ajudar um(a) Recepcionista

Planilha Prospecção de Clientes: Essa planilha é a solução ideal para controle de prospecção, negociações e vendas. Com ela, você vai conseguir cadastrar clientes, vendedores, produtos e serviços e ter uma visão completa e integrada de todas as negociações da sua empresa! A partir das suas análises automáticas, ficará mais fácil entender quem são seus melhores clientes, produtos e vendedores e trabalhar de acordo!

Veja os itens que compõem a planilha:

  1. Cadastro de Premissas Gerais
  2. Cadastro de Clientes e Vendedores
  3. Controle de Negociações
  4. Definição de Metas por Vendedores
  5. Relatório Geral
  6. Relatório de Funil de Vendas
  7. Relatórios de Clientes, CRM e Vendedores
  8. Dashboards

Planilha controle de reclamações de Clientes: Controle reclamações recebidas, acompanhe um funil de resolução automático e saiba todos os seus indicadores de atendimento ao cliente facilmente.

Veja alguns itens que compõem a planilha:

  1. Cadastro
  2. Controle de Reclamações
  3. Relatório de Reclamações Mensal
  4. Funil de Resolução de Reclamações
  5. Dashboard de Reclamações
  6. Dashboard por Atendentes

Cursos de Excel: com os cursos da LUZ, que vão desde o básico ao avançado, você dominará 100% um dos softwares mais importantes do pacote Office, além de ser um dos mais valorizados no mercado de trabalho.

Conclusão

Ao contrário do que muitos imaginam, recepcionar um escritório ou um balcão de atendimento não é algo tão simples e fácil como aparenta ser.

A profissão de recepcionista vai muito além de atendimento telefônico, anotações em agendas, compromissos do chefe, relatórios e atendimento ao público.

Trabalhar como recepcionista exige muita atenção, agilidade, organização, boa comunicação, boa escrita, simpatia e mais. Não é permitido erros de português, falas erradas, comunicação confusa ou com gírias e nem lentidão em executar o serviço.

Estar à frente de uma recepção te exige muito esforço e dedicação, pois serão realizadas várias atividades ao mesmo tempo e se não forem realizadas com eficiência e organização, podem ocasionar atrasos nas tarefas e má qualidade no serviço prestado.

E, como uma tarefa geralmente depende da outra, pode desencadear uma série de problemas e até atrapalhar tanto um supervisor, quanto seus clientes e colegas de trabalho.

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