Provavelmente seja seguro afirmar que a reunião de consultoria é a ferramenta basal para o trabalho de um consultor. Isso porque é nessas reuniões, nas conversas com as partes interessadas – executivos, supervisores, coordenadores etc. – que o consultor irá coletar as informações que lhe permitirão exercer sua função de maneira adequada.
Nessas reuniões, ele tem acesso a dados e informações, mas também a pontos de vista, expectativas, apreensões e anseios que não estão disponíveis em nenhum documento, relatório ou políticas formais. Trata-se da forma mais completa e – talvez a mais rápida – de atualizar-se sobre as práticas de uma organização que o consultor ainda não domina.
Mas, falando em domínio, você saberia dizer quais são as melhores técnicas e comportamentos para esse momento? Vamos saber, portanto, como conduzir uma reunião de consultoria.
Prepare-se com antecedência
Antes da reunião, estude um pouco a respeito da empresa que você irá atender, bem como sobre a pessoa – ou as pessoas – com que irá conversar. Considere os possíveis objetivos da organização ou os problemas que ela pode estar enfrentando. Então, prepare uma espécie de checklist das informações que você tem – e das que precisa conseguir.
Quanto à pessoa, entenda qual é o seu papel na companhia. Observe seu grau de autoridade, sua especialização, sua área de atuação e equipe direta. Dessa forma, você consegue, inclusive, estimar as chances de ela ter o conhecimento necessário para responder as perguntas que você vier a fazer.
Conduza a reunião
Isso é especialmente relevante quando é a primeira vez que uma empresa está contratando um serviço de consultoria. Porque é muito comum que o seu “entrevistado” não saiba por onde começar. Então, você precisa dar-lhe um norte, aproveitando para demonstrar segurança, conhecimento e experiência.
Mas não confunda condução com vender a si mesmo. Você deve inspirar confiança em seu cliente através de seu domínio da situação, não desfilando um currículo com tudo o que você já fez na vida, quando e para quem.
Conduzir é apresentar-se, conversar sobre a empresa, perguntar a respeito de seu interlocutor – o que ele faz, quais são suas responsabilidades na companhia etc. Em resumo, fazer questionamentos que promovam a loquacidade da outra parte, ouvir com atenção, esclarecer ambiguidades e tomar nota.
Ouça mais, fale menos
Ao contrário do que muita gente pensa, é mais fácil ganhar a confiança de um cliente quando você fala menos. Porque você exibe equilíbrio e autoconfiança. E o cliente se sente ouvido e compreendido. Você parece genuinamente interessado em oferecer uma solução e não somente fechar uma venda.
Aí reside a importância de preparar-se para a reunião de consultoria com as perguntas certas. Perguntas perspicazes atestam sua própria competência e permitem que o seu interlocutor solte o verbo. Enquanto isso, você acena com a cabeça, faz anotações e interrompe somente se for necessário algum esclarecimento.
Ao dedicar seu tempo escutá-lo, além de construir um relacionamento positivo com seu cliente, você reduz o risco de retrocessos durante o processo. Porque você terá mais clareza quanto às dores da companhia e, portanto, um diagnóstico completo da situação.
Faça perguntas abertas
Acabamos de destacar a importância de fazer as perguntas certas, que façam seu cliente falar. Para que isso seja alcançado, você precisa evitar as questões de sim ou não. Portanto, o que você precisa são perguntas abertas.
Aquelas que necessitam de explicação, contextualização, opinião. É por meio dessas respostas que você adquire as informações necessárias. Observe, a seguir, alguns exemplos de perguntas abertas que podem ser usadas em uma reunião de consultoria:
- Por que você acha que estamos conversando hoje?
- Como você se diferencia dos seus concorrentes?
- Quais são as principais prioridades do seu departamento para este período (mês, semestre, ano)?
- O que aconteceu que fez você pensar: “Eu preciso fazer algo a respeito”?
- Qual é o problema e onde se originou?
- O que já está sendo feito para resolver o problema?
- Que situação precisa de mudanças?
- Se conseguíssemos isso, o que significaria para o seu negócio?
- Quão pronta a organização está para esta mudança?
- Quais são os principais desafios que estão atuando como barreiras para o sucesso?
- Que ações devemos tomar?
- Com que prazo você sugere que trabalhemos?
- Se você estivesse no comando, o que você faria?
- Com quem mais você acha que eu devo falar?
- Quem tomará as decisões?
- Se você pudesse realizar apenas uma coisa até o final desta reunião, o que seria?
- Você já trabalhou com alguém como eu antes?
- Há mais alguma coisa que eu deveria perguntar a você?
Faça um resumo no final da reunião
Durante a reunião, você tomou notas de todas as informações importantes para o seu projeto de consultoria. Então, ao final da conversa, confirme as impressões do seu cliente.
Ou seja, pegue suas anotações e parafraseie, resumidamente, tudo aquilo que seu interlocutor lhe disse, para ter certeza de que você entendeu o seu ponto de vista, suas necessidades e expectativas. Tendo sua confirmação, você pode encerrar a reunião.
Envie um e-mail
O seu e-mail será uma espécie de nota de agradecimento. Trata-se de uma cortesia, uma forma de demonstrar gratidão pelo tempo que o funcionário passou com você e por sua disposição em deixar de lado suas responsabilidades para atendê-lo, a fim de ajudar no bom andamento do seu projeto.
Mas cuidado com a impressão desse e-mail. O seu texto tem de ser pessoal. Isto é, seu e-mail não pode parecer um arquivo que já está salvo e você simplesmente copia e cola para o próximo cliente. Você precisa soar profissional e respeitoso, mas não mecânico e desatencioso.
