A grande maioria das empresas brasileiras são focadas em serviços e, dentre elas, muitas trabalham com projetos. Ou seja, são serviços que possuem início, meio e fim determinados junto ao cliente. Diferente dos serviços pontuais como a instalação de um ar condicionado, os projetos tendem a ser mais complexos e utilizar muitos recursos como a construção de um prédio. Por isso, resolvemos escrever sobre como montar um projeto.
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Justamente por isso, é importante montar um projeto de maneira estruturada e completa. Por ocorrerem ao longo do tempo e consumir diferentes recursos, os projetos possuem intrinsecamente um fator de risco elevado. Quanto mais longo e mais caro o projeto, maior deve ser o nível de controle de planejamento utilizado conforme as melhores práticas da bíblia da gestão de projetos, o PMBOK.
No entanto, a maioria das empresas, principalmente as pequenas e médias, realizam projetos mais simples e de curto prazo que podem se beneficiar largamente de apenas algumas boas práticas de elaboração de projetos. Vamos ver abaixo uma sugestão de como montar um projeto:
ETAPA 1 – Escopo com Lista de Entregáveis
A primeira etapa na hora de montar um projeto é definir o que deve ser entregue de fato ao cliente. Ou seja, são elementos palpáveis que fazem parte da entrega final e também as intermediárias. Normalmente, os entregáveis são compostos por relatórios, planilhas, apresentações, telas para aprovação, contratos, etc.
Os entregáveis compõem o escopo do projeto. Vamos começar a montar um projeto fictício aqui no post para exemplificar. Um caso típico que todo mundo vive sendo contratado ou contratando para fazer é a elaboração de um website. Se formos fazer o serviço completo desde o design até a programação, podemos ter os seguintes entregáveis:
- Layout em PSD para aprovação
- Documento com os textos do site
- Primeira versão programada do site para testes
- Versão final do site no ar para aprovação
ETAPA 2 – Alocação de Equipe
Após saber quais são os entregáveis do seu projeto, as coisas começam a ficar mais simples. Agora, você deve definir quais serão os responsáveis por cada uma delas. Vamos continuar preenchendo os dados:
- Layout: Designer Julia
- Criação de Textos: Redatora Andréia
- Programação: Desenvolvedores Carlos e Roberto
ETAPA 3 – Levantamento de Horas
Nessa próxima etapa, junto com a sua equipe, você deve estimar quantas horas serão necessárias para cada etapa. Isso vai influenciar no seu calendário e também no custo do projeto. Portanto, como cada projeto tem um escopo diferente, vamos trabalhar nesse caso com um site simples com apenas 5 páginas e um formulário padrão de contato.
- Julia – 10 horas
- Andréia – 6 horas
- Carlos e Roberto – 20 horas cada
ETAPA 4 – Criação de um Cronograma
Agora que você já sabe o que tem que entregar, quantos e quais profissionais vai precisar e as suas horas de dedicação, basta verificar a alocação atual de cada um para designar as horas de trabalho e obter o calendário. Se o seu projeto tem início no dia 04/03/2018, vamos ver como poderia ficar o seu cronograma.
Você sabe que Julia tem outro projeto e só pode se dedicar 2 horas por dia. Portanto, a primeira semana é toda dela. Do dia 04/03/2018 até o dia 09/03/2018, será feito o trabalho de design.
Já Andréia está livre e pode fazer o trabalho todo em apenas um dia que será no dia 10/03/2018.
E Carlos e Roberto podem se dedicar mais 5 horas por dia, ou seja, 2,5h cada um, precisando assim de mais 5 dias. Neste caso, seu projeto seria entregue dia 15/03/2018. No entanto, temos que adicionar os dois finais de semana. Ou seja, a data provável seria dia 19/03/2018.
Agora, cada entregável deve ser aprovado e neste caso, vamos dar um dia para aprovação e mais um dia para revisão interna. Assim, temos mais 6 dias e mais um final de semana, deixando a data final do projeto para o dia 27/03/2018!
Esses 4 passos vão lhe dar a base geral para se montar um projeto de maneira simples, mas que já possui todos os controles mais importantes para se gerenciar as expectativas de um cliente. Essa também é a base para ser seguida na hora de precificar seu projeto, assunto que falamos mais profundamente em um artigo sobre gerenciamento de custos na gestão de projetos.
