Projektmanagement: Was ist das und wie?

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Projektmanagement ou Projektmanagement ist eine Reihe von Best Practices für die Planung und Durchführung von Projekten, vor allem in Betracht gezogen Umfang, Zeitplan, Kosten und Qualität. Ein Projekt ist eine Kette von Aktivitäten, die geplant sind, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen.

Siehe in diesem Artikel:

Projekt Management Arbeitsblatt

Was ist Projektmanagement?

Nehmen wir an, Sie wollen ein Ergebnis erzielen oder eine großartige Tat vollbringen. Zum Beispiel, ein großes Ereignis zu halten. Auf den ersten Blick fällt es Ihnen schwer herauszufinden, wie viele Aktivitäten, finanzielle und personelle Ressourcen benötigt werden, um die Veranstaltung pünktlich abzuhalten.

Damit es passiert und ein Erfolg wird, werden Sie brauchen ein Projekt planen.

Ein Projekt hat einige einzigartige Eigenschaften (andere nicht), die dazu dienen, es zu definieren. Der wichtigste ist sein temporärer Charakter. Es wird immer Anfang und Ende haben. Wenn ich an meine täglichen Aktivitäten denke, kann ich mir nicht vorstellen, dass ich jeden Tag "Zähne putzen" sollte. Wenn ich jedoch eine Arbeit in der Küche machen möchte, kann ich es als ein Projekt betrachten.

Ein weiteres Merkmal eines Projekts ist seine Umfang. Die Leute betrachten Projekte normalerweise als Beitrittsaktivitäten, aber diese sind die unterste Hierarchie des Bereichs. Ein Projekt hat immer ein großes Ziel. Darunter sind die Ergebnisse, aus Englisch Leistungen. Es sind die Lieferungen, die gemacht werden, um das große Ziel zu erreichen. Jede Lieferung besteht aus Aktivitäten.

Es hört sich kompliziert an, aber wenn Sie Fortschritte beim Lesen machen, verspreche ich Ihnen, dass es einfacher und einfacher wird. (I.e.

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Warum ist Projektmanagement wichtig?

Das ist die Art von Frage, die ich besonders gerne mit neuen Fragen beantworte. Lasst uns gemeinsam über den Bau einer Brücke nachdenken. Welche der beiden unten genannten Situationen wird Ihrer Meinung nach eher funktionieren?

  1. Wir werden einer Bande auf der einen Seite des Flusses und einer anderen auf der anderen Seite beitreten. Jemand schießt hoch und beide Seiten beginnen zu bauen, bis die Brücke fertig ist.
  2. Wir haben einen erfahrenen Projektmanager eingestellt. Es wird über alle Ressourcen nachdenken, die für den Bau der Brücke benötigt werden: Menschen, die für die verschiedenen Aufgaben, Kosten, Materialien sowie die erforderlichen technischen und ökologischen Lizenzen benötigt werden. Er denkt auch über Projektrisiken und mögliche Lösungen nach. Nach sorgfältiger Planung wird die Brücke gebaut.

Projektmanagement: Was ist das und wie? - Projekt, das schief gelaufen ist

Wenn das Szenario, das in der Situation "1" dargestellt wird, auf das obige Bild kommt, können wir meiner Meinung nach sagen, dass es noch weiter gegangen ist als erwartet. (I.e.

Ich denke, diese Art von Problem veranschaulicht die Bedeutung des Projektmanagements.

Komplexe Probleme erfordern gut geplante und gut ausgeführte Lösungen

Unternehmen verdienen viel, indem sie ihre Mitarbeiter darin ausbilden Kenntnisse im Projektmanagement. Nicht notwendigerweise werden sie anfangen, eine formelle Planung für jede kleine Leistung zu machen, weil dies auch die Bürokratie der Firma wäre. Aber sie werden die Essenz des Projektmanagements in ihren Handlungen verwurzelt haben.

Das neue mindset es bedeutet, über die Hierarchisierung von Aktivitäten nachzudenken, über die Verteilung von Menschen nach Kompetenzen, über Kosten- und Risikomanagement und insbesondere über das Berichtswesen. Ein Team, das weiß, wie man Projekte managt, wird Experte bei der Lösung von Problemen auf eine personalisierte Weise und reduziert das Ausmaß der Besorgnis seiner Manager erheblich.

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Institutionen für die Verwaltung von Projekten

Die wichtigste Institution, die mit dem Projektmanagement in der Welt verbunden ist, ist die KMU (Projektmanagement-Institut). Sie sind verantwortlich für PMBOK (Projekt Management Körper des Wissens)Dies wäre im Grunde die Reihe von Techniken zum Projektmanagement nach PMI.

PMI hat Niederlassungen in mehreren Ländern auf der ganzen Welt und bietet verschiedene Zertifizierungen im Zusammenhang mit Projektmanagement. Für diejenigen, die die Karriere in dieser Modalität einen Schritt höher gehen wollen, ist es interessant, mehr über diese Art der Zertifizierung zu erfahren.

Es gibt andere Institutionen, die direkt oder indirekt mit dem Projektmanagement verbunden sind und Zertifizierungen in Methoden anbieten, die mit dem Thema zusammenhängen:

Verstehen Sie den PMBOK

Wie bereits erwähnt, ist das Project Management Book of Knowledge (PMBOK) das Manuskript, das Best Practices in den Wissensgebieten des Projektmanagements zusammenführt.

Wenn Sie daran interessiert sind, ein Projektmanageroder zumindest ihre Praktiken verstehen, ist der PMBOK der beste Weg, um zu beginnen. Im Folgenden erläutern wir die 9-Verwaltungsfunktionen, die von diesem Buch abgedeckt werden.

Projektmanagement: Was ist das und wie?

Der Umfang eines Projekts

Der Umfang des Projekts wäre die lieferbare Struktur desselben. Mit anderen Worten: Welche Leistungen sollten erbracht werden, damit das Projekt sein endgültiges Ziel erreicht?

Projektmanagement: Was ist das und wie? - Umfang

Das obige Bild ist eine Darstellung der EAP (Projektanalysesystem). Wir werden es durch ein Projekt der Ausarbeitung von erklären Geschäftsplan.

Die "Phasen" wären in diesem Fall die Zwischenlieferungen des Projekts, z. B. Marktanalysebericht, strategischer Planungsbericht, Marketingplanbericht und Wirtschaftlichkeitsbericht.

Die "Subphasen" wären die Makroaktivitäten, die für die Ausarbeitung der Ergebnisse notwendig sind. Im Rahmen des Marktanalyseberichts könnte der Projektmanager beispielsweise über die Wettbewerbsstudie, die SWOT-Analyse und die Benchmark-Umfrage nachdenken.

Schließlich sind die "Arbeitspakete" die Aktivitäten, die zum Bilden der Subphasen und so weiter benötigt werden.

Ganz einfach, aber wenn das gebrochene Projekt so geliefert wird und jede Lieferung validiert wird, wird die Abstimmung zwischen dem Kunden und dem Projektmanager größer sein. Sicherstellen eines besseren Endergebnisses.

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Die Zeitleiste eines Projekts

O Zeitplan ist nichts anderes als die detaillierte Laufzeit des Projekts. Es sollte die gesamte Struktur des Projekts enthalten - Leistungen, Aktivitäten und deren - Für jede Aktivität muss ein Startdatum und ein Enddatum vergeben werden.

Der Projektleiter sollte auch darauf achten, welche Aktivitäten gleichzeitig gestartet werden können, ohne das Team zu überlasten. Und welche Aktivitäten folgen einer bestimmten Hierarchie oder müssen auf andere Aktivitäten warten. Dies geschieht normalerweise aufgrund von Teamüberlastung oder weil diese Aktivitäten von Daten abhängen, die von ihren Vorgängern gesammelt wurden.

Der richtige Weg, um eine Zeitleiste einzurichten, besteht darin, vom Mikro zum Makro zu wechseln. Beginnen Sie mit der Festlegung der Hierarchie und des Begriffs jeder Aktivität. Dann sehen Sie die komplette Projekt-Deadline, jede Lieferung, mit Startdatum und Enddatum.

O Zeitplan eines Projekts allgemein dargestellt durch a Gantt-Diagramm:

Erfahren Sie, wie Sie Projektmanagementpläne erstellen und nachverfolgen

Kostenmanagement im Projektmanagement

Jeder Schritt ist mit Kosten verbunden, und diese Planung sollte vor Beginn des Projekts erfolgen. Unabhängig davon, a internes Projekt (innerhalb des Unternehmens) oder extern (für einen Kunden) wird die Entscheidung, ob es ausgeführt wird oder nicht, beeinträchtigt. Bei externen Parteien Projektpreis wird von seiner Kostenstruktur abweichen.

Einige Beispiele für Kosten, die sich auf Projekte auswirken:

  • Verschiebungen - Reisen, Feeds
  • Akquisitionen und Leasing - Software, Maschinen, Fahrzeuge
  • Vertragswesen - ausgelagerte, spezifische Arbeit
  • Eingänge - Materialien, Lieferanten
  • Dienstleistungen - Übersetzungen, andere Beratungs- und Beratungsleistungen

Siehe auch: Wie man Kostenmanagement im Projektmanagement durchführt

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Qualitätsmanagement im Projektmanagement

Ein Projekt wird nur dann erfolgreich sein, wenn es die Anforderungen des Teams und des Kunden erfüllt. Es nützt nichts, wenn der Kunde nicht zufrieden ist oder wenn er einen Verlust gemacht hat, nur zwei Beispiele zitierend.

Das Qualitätsmanagement eines Projekts besteht darin, diese Spezifikationen zu erstellen und zu messen, ob das Projekt erfolgreich ist oder nicht.

Einige Beispiele für einfache Anforderungen, die als Qualitätskriterien für ein Projekt verwendet werden können:

  • Einhaltung der Fristen
  • Einhaltung der Kosten
  • Verbrauch von Ressourcen
  • Kundenzufriedenheit - gemessen durch Forschung
  • Menge und Zufriedenheit der Öffentlichkeit oder Nutzer - wenn wir an ein Ereignis oder einen Start denken
  • Verschmutzung erzeugt
  • Vorteile für die Region erreicht
  • Investitionen erhöht

Siehe auch: Alles über Qualitätsmanagement

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Stakeholder-Management

Stakeholder sind die am Projekt beteiligten Personen. Nicht nur die im Team zugeteilten Personen, sondern alle vom Projekt betroffenen Menschen: Kunden, Lieferanten, Sponsoren und alle Menschen, die einen positiven oder negativen Einfluss auf den Fortschritt und die Fertigstellung des Projekts haben.

Zum Beispiel, um zu dem "Projekt" zurückzukehren, eine Arbeit in meiner Küche zu machen. Nicht unbedingt wird meine Familie an dem Projekt teilnehmen, aber wenn das Haus für eine Weile unbewohnbar ist, muss ich Entscheidungen darüber treffen. Daher sind sie wichtige Stakeholder. Ich kann sie an einem anderen Ort hosten oder versuchen, den Umfang und den Zeitplan zu ändern, so dass das Haus weniger Zeit unbewohnbar ist.

Projektmanagement: Was ist das und wie? - Arbeit zu Hause

Der erste Schritt zu einem guten Stakeholder-Management ist die Zuweisung des Projektteams. Ich rate, dies basierend auf Fähigkeiten (Techniken oder Fähigkeiten) und Verfügbarkeit zu tun. Nach Zuweisung des internen Teams muss der Manager alle externen Stakeholder zuordnen. Aus dem Mapping wird entschieden, ob Management-Maßnahmen notwendig sind oder nicht.

Erinnert daran, dass die Zuteilung von Personen zu den Aktivitäten für den Erfolg des Projekts von grundlegender Bedeutung ist, da sie nicht nur die Qualität, sondern auch den Zeitplan beeinflussen. Es gibt Leute, die Aktivitäten schneller machen als andere. Wenn Sie einem Projekt mehr Personen zuweisen, können Sie Aufgaben, die nicht hierarchisch miteinander verknüpft sind, gleichzeitig ausführen. Mehr Menschen würden jedoch mehr kosten.

Am Ende geht es darum, sich mit den Kunden in Verbindung zu setzen, um zu verstehen, was sie am meisten schätzen: Preis, Zeit oder Qualität.

Lernen Sie die 5 Projektmanagement-Prozessgruppen kennen

Projektkommunikationsmanagement

Das Kommunikationsmanagement in einem Projekt ist eng mit dem Stakeholder-Management verbunden. Es geht darum, die Zugriffe und Formate der Kommunikation und der Reportologie des Projekts im Voraus zu planen. Zum Beispiel, wie wird das Projektteam kommunizieren? Per E-Mail oder einer differenzierten Plattform? Ist es notwendig, diese Kommunikation im Auge zu behalten?

Ein weiteres Problem besteht darin, die Kommunikation zu hierarchisieren und festzulegen, wer Zugang zu jedem Kanal und jeder Informationsebene hat. Der Kunde sollte beispielsweise über alle Vorgänge innerhalb des Projekts informiert sein, mit Ausnahme von internen Teamproblemen. Um die Ausrichtung zu gewährleisten, müssen die Periodizität und das Format der Berichte im Voraus definiert werden.

Andere Stakeholder müssen nicht alles wissen, was in dem Projekt passiert, aber es ist wichtig zu definieren, wie und wie viele für sie relevante Informationen weitergegeben werden.

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Risikomanagement in Projekten

Jedes Projekt ist einer Reihe von Risiken ausgesetzt. Oder vielmehr, wir als Menschen sind täglich einer ganzen Reihe von Risiken ausgesetzt. Es gibt Risiken, die nicht vorhersehbar sind, aber auch Risiken, die zu erwarten sind.

Wenn ich ein wichtiges Treffen früh habe, plane ich, vor der geplanten Zeit zu gehen, da ich weiß, dass auf dem Weg ein Verkehrsunfall passiert sein könnte. Dies ist die Art von Risikomanagement, die innerhalb eines Projekts durchgeführt werden muss.

Der erste Schritt besteht darin, ein Matrix der RisikenKreuzung von Schwerkraft und Wahrscheinlichkeit. Aus der Matrix muss der Projektmanager definieren, welche Risiken geschätzt werden und welche Lösungsmöglichkeiten bestehen. Einige Möglichkeiten:

  • Verzögerung eines Lieferanten -> mehr Lieferanten gespannt lassen
  • Entlassung eines Teammitglieds -> Erstellen Sie ein paarweises Aufgabensystem
  • Verzögerung einer Regierungslizenz -> Vorwegnahme anderer Projektphasen
  • Reduzierung des Kundenbudgets -> Programmierte Reduzierung des Umfangs

Projekt Beschaffungsmanagement

Das Konzept des Beschaffungsmanagements ist mit dem Konzept des Kostenmanagements verwechselt. Letzteres betrifft jedoch nur die finanziellen Aufwendungen, während es bei ersteren um den Prozess geht, in dem Akquisitionen stattfinden.

Es gibt Ressourcen, die ohne bürokratische Probleme erledigt werden. Aber es gibt Ressourcen, die in ein Konzept eingebettet sind komplexe Verkäufe und erfordert daher mehrere Genehmigungen und verschiedene Verhandlungsrunden. Damit Ressourcen zur richtigen Zeit verfügbar sind, ist es wichtig, dass dieser Prozess lange im Voraus gestartet wird.

Das Beschaffungsmanagement umfasst auch Genehmigungen und Verfahren im Zusammenhang mit der Auftragsvergabe des Teams und der Unterauftragnehmer, zusätzlich zu Vertragsmanagement und seine Gültigkeit. Das Projekt kann für Software verwendet werden, deren Lizenz währenddessen abläuft. Der Erwerb von Erneuerungs- oder anderer Software muss zusammen mit dem Projekt geplant werden.

Integrationsmanagement

A Integrationsmanagement die oben genannten Bereiche des Projektmanagementwissens, 5 Projektmanagement-Prozessgruppen:

  • Iniciação
  • Planung
  • Ausführung
  • Überwachung und Kontrolle
  • Schließen

Lernen Sie die 5 Projektmanagement-Prozessgruppen kennen

Im Integrationsmanagement agiert der Projektmanager als Hauptagent. Die Verfahren, die befolgt werden müssen, sind:

  • Eröffnungsbedingungen entwickeln - autorisiert den Beginn des Projekts oder der internen Phasen
  • Entwickeln Sie einen Projektmanagementplan - notwendige Maßnahmen zur Vorbereitung und Integration von Hilfsplänen
  • Projektarbeit führen und leiten - führen Sie die im Projektplan definierten Arbeiten durch, um die Projektziele zu erreichen.
  • Projektwissen verwalten - kontinuierliche Verbesserung auf Basis von Lessons Learnt / Wissensmanagement.
  • Projektarbeit überwachen und steuern - Überwachen und überprüfen Sie den Fortschritt, um die im Projektplan definierten Leistungsziele zu erreichen.
  • Führen Sie eine integrierte Änderungskontrolle durch - Überprüfen Sie Änderungs-, Genehmigungs- und Änderungsmanagementanforderungen.
  • Beende das Projekt oder die Phase - Finalisieren Sie alle Projektmanagementaktivitäten, um das Projekt oder die Phase abzuschließen.

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Bereiche zum Arbeiten mit Projektmanagement

Kenntnisse im Projektmanagement können jedem Fachmann helfen. Es gibt viele Situationen, in denen wir im Alltag versagen, die überwunden werden könnten, wenn sie als Projekte mit Planung und Kontrolle behandelt würden.

In manchen Gebieten ist es jedoch einfach unmöglich zu überleben oder sich ohne Wissen zu entwickeln Projekte verwalten. Diese Bereiche arbeiten normalerweise auf Anfrage und nicht mit genau definierten Aktivitäten und Routinen. Wenn die Arbeit an Verfahren mit Anfang, Mitte und Ende der Kern dieser Fachleute ist, ist das Projektmanagement eng mit ihnen verbunden.

Sehen wir uns unten einige dieser Bereiche an.

IT - Informationstechnologie

Der Technologiebereich ist so eng mit dem Projektmanagement verbunden, dass eigene Methoden an diese Realität angepasst sind. Selbst IT-Experten haben eine Wartungs- und Patch-Routine, aber ein Großteil ihrer Arbeit läuft durch Projekte.

Die Entwicklung und Implementierung von Software, die Erweiterung der Infrastruktur und umfangreiche Änderungen der Plattformen gehören zum täglichen Leben in diesem Bereich. Aufgrund der Dynamik des IT-Bereichs, agile IT-Projektmanagement-Methoden wurden erstellt und angepasst, wie z SCRUM o XP.

Diese Methoden widersprechen dem traditionellen Projektmanagement, bei dem es eine Kaskadierung von Aktivitäten für eine große endgültige Lieferung gibt. Ein Software-Entwicklungsprojekt kann sich das nicht leisten. Zum Veröffentlichungsdatum wird es veraltet sein.

Agile Methoden befürworten, dass Projekte in kleine Lieferungen aufgeteilt werden, so dass sie veröffentlicht und mit öffentlicher Wahrnehmung weiterentwickelt werden.

Projektmanagement: Was ist das und wie? - Kaskade x Agil

Maschinenbau

Engineering ist ein Bereich, der sich meist mit großen Errungenschaften und Konstruktionen beschäftigt. Es gibt keine Möglichkeit, sie ohne Planung auszuführen. Ein weiterer kritischer Faktor ist die Tatsache, dass verschiedene Bereiche des Ingenieurwesens ständig mit sehr hohen Verantwortlichkeiten zu tun haben, die sogar das Leben vieler Menschen gefährden können.

Projektmanagement: Was ist das und wie? - Tiefbauprojekt

Durch die Technik werden Transportmittel, Gebäude und Anlagen verschiedenster Art gebaut. Dazu gehören auch grandiose Projekte wie der Start einer Rakete. A Engineering Projektmanagement endet mit einigen Besonderheiten:

  • Notwendigkeit einer guten physisch-finanziellen Planung
  • Mehr Aufmerksamkeit für Akquisitionen
  • Erhöhte Anzahl der beteiligten Akteure
  • Exposition gegenüber Großaufnahmen

Um mehr zu erfahren, haben wir einen Artikel darüber geschrieben Projektmanagement für den zivilen Bau. Es lohnt sich auch, unser zu kennen Arbeitsbudget-Arbeitsblatt.

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Consultoria

Beratungsunternehmen bieten anderen Unternehmen zeitweilige Dienstleistungen an, um Probleme zu lösen, Änderungen zu operationalisieren und Werkzeuge zu implementieren. Beratungsprojekte können auf bestimmte Bereiche eines Unternehmens einwirken oder allgemeiner sein.

Einige Beispiele von Beratungsprojekten:

Eine der größten Herausforderungen in Beratung Projektmanagement es ist drin Definition von Projektpreisen. Es ist sehr schwierig, die Arbeit mit den Erwartungen des Kunden in Einklang zu bringen.

Werkzeuge für das Projektmanagement

Wie bei jedem robusten Verfahren kann das Projektmanagement von der Verwendung von Technologie und Tools profitieren.

Die Projektmanagementtools können von Tabellenkalkulationen für verschiedene Themen bis hin zur umfassendsten und komplexesten Software reichen. Hier einige Beispiele:

Projekt Management Arbeitsblatt - dient zur Planung und Kontrolle kritischer Projektfaktoren: Umfang, Kosten und Zeitplan.

Projektkalkulationsarbeitsblatt - wird verwendet, um den endgültigen Preis der Projekte zu berechnen, die dem Kunden aus den Kosten, dem Zeitplan und der gewünschten Gewinnspanne berechnet werden.

Trello - ist eine Cloud-Anwendung, die sich auf agiles Projektaktivitätsmanagement konzentriert.

Microsoft Project - Microsoft Software, ziemlich vollständig für Projektmanagement, die in der Cloud verwendet werden kann oder nicht.

Asana - ist ein Projektmanagement-Tool, das sich mehr auf die Steigerung der Produktivität von Teams konzentriert. Diese können Arbeitsbereiche erstellen und Informationen austauschen.

Projekt Builder - Brasilianisches Tool in der Cloud für das Projektmanagement.

PSP-Diagramm - Anwendung zur Erstellung der analytischen Struktur von Projekten.

Lernen Sie die 5 Projektmanagement-Prozessgruppen kennen

Praktisches Beispiel anhand eines Arbeitsblattes zur Projektverwaltung

Jetzt, da Sie einen guten Teil der Theorie über das Projektmanagement kennen, werde ich Ihnen zeigen, wie Sie alle Schritte des Projektmanagements mit Hilfe eines Projekt Management Arbeitsblatt. Überprüfen Sie unten!

Projekt Management Arbeitsblatt

1) Definieren Sie den Umfang des Projekts

Der erste Schritt besteht darin, die wesentlichen Elemente für das Projekt zu definieren. Wer ist Ihr Kunde, welche Schritte hat dieses Projekt, wichtige Kontakte und wer beteiligt sich am Projekt? Sehen Sie, wie es funktioniert Projektarbeitsblatt in Excel von LUZ. Zuerst haben wir einen Bereich für Projektdetails:

Projektarbeitsblatt - Allgemeine Projektdaten

Dann die Daten in Bezug auf die Laufzeit des Projekts als Ganzes und unter Berücksichtigung von Wochentagen und Wochenenden:

Projektarbeitsblatt - Projektlaufzeit

Und schließlich die Menge der zu erbringenden Leistungen (Phasen des Projekts):

Projektmanagement-Arbeitsblatt - Lieferbares Volumen (Schritte)

Diese Daten werden den Rest der Tabelle füttern und Ihre Arbeit erleichtern.

Projektmanagement-Tabellenpaket

2) Erstellen Sie Ihren Projektplan

Aus dem Bereich heraus können Sie zunächst einen sehr einfachen Zeitplan erstellen. Erstellen Sie einfach Zeilen mit dem Namen der Schritte und dann Spalten mit Start- und Enddatum für den betreffenden Schritt. Auf diese Weise werden die Hauptdaten des Projekts sowie die Liefertermine sichtbar. Es ist auch möglich, mit Filtern zu arbeiten, um Ihre Arbeit zu erleichtern.

Die Anfangs- und Enddaten jeder Phase sollten die verfügbaren Arbeitsstunden des Teams und deren Terminplanung für jede Phase berücksichtigen. Wenn ein Analyst die Woche frei hat und 40-Stunden benötigt, um eine Branchenanalyse vorzubereiten, ist es vernünftig anzunehmen, dass die Aktivität etwa 5 Tage dauern wird. Sie können ein oder zwei weitere Tage hinzufügen, um mögliche Probleme zu vermeiden.

Das Ideal für das Projektmanagement in Excel ist, dass Sie automatisch die Projekttage, was Sie getan haben, und die Verzögerung oder den Fortschritt der Schritte, wie unten gezeigt, haben:

Arbeitsblatt zum Projektmanagement - Zeitleiste

Projekt Management Arbeitsblatt

3) Planen und verfolgen Sie die Kosten pro Schritt

Wie Sie auf dem Bild oben gesehen haben, sollte jeder Schritt über die Frist hinaus in Bezug auf seine Kosten und seinen Leistungsumfang kontrolliert werden. Dies können Sie mit Hilfs Tabs in Ihrem tun Arbeitsblatt Excel-Projektverwaltung:

Projektarbeitsblatt - Kostenkontrolle

Durch Ausfüllen der Kosten, Hinzufügen des Datums, der Verantwortung und der verknüpften Phase können Sie die Ausgaben mit dem Projekt genau kontrollieren und anhand von Grafiken nachvollziehen, ob das Ausgabenbudget mit den realisierten Kosten übereinstimmt:

Arbeitsblatt zum Projektmanagement - Diagramm zur Kostenkontrolle

4) Erstellen Sie ein Team und ermächtigen Sie die Mitarbeiter zum Projekt

A Zuweisung von Personen ist ein entscheidender Teil der ein Projekt planen. Je nach Komplexität benötigen Sie unterschiedliche Personen mit unterschiedlichen Spezialgebieten und Fähigkeiten. Es ist wichtig, dass Sie ein Mapping Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen, um herauszufinden, ob Sie die erforderlichen Ressourcen intern haben oder suchen müssen.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Zeit, die jeder für jede Aktivität benötigt. Dies kann sich auf den Projektplan auswirken und sollte berücksichtigt werden. Versuchen Sie, die Personen in den Stufen entsprechend ihren Besonderheiten zu verteilen.

5) Überwachen Sie den Gesamtfortschritt des Projekts

Wenn Sie alle Projektsteuerungsschritte durchgeführt haben, können Sie eine grafische Ansicht der Vorgänge sehen. Hier ein Beispiel für diese Analyse:

Arbeitsblatt zum Projektmanagement - Aktuelle Projektansicht

Nach jedem lieferbarüberprüfen Sie mit Ihrem Kunden, ob alles wie erwartet ist, und bestätigen Sie jede Lieferung schriftlich. Dies wird Nacharbeit und mögliche Kopfschmerzen in der Zukunft ersparen, wenn der Kunde seine Meinung ändert.

Wenn er seine Meinung ändert, müssen Sie klarstellen, dass eine Änderung des Umfangs neu verhandelt werden muss, was sich auf den Zeitrahmen und die Kosten des Projekts auswirkt. Wenn er nicht zustimmt und die Beziehung sich verschlechtert, ist es erstrebenswerter, das Projekt abzubrechen, als einen Klienten dazu zu überreden, mit etwas wertlosem fortzufahren.

Siehe auch: Checklisten für das Projektmanagement

Projektmanagement-Tabellenpaket

6) Teilen Sie den Fortschritt des Projekts und decken Sie die Mitarbeiter ab

Wir haben gerade den grundlegenden Prozess der Kontrolle und Projektmanagement in Excelwo du:

1 - legt den Umfang und die allgemeinen Linien des Projekts fest

2 - definiert Fristen und ist verantwortlich

3 - kontrolliert die Kosten (und falls gewünscht, die Stunden, die von den Beratern / am Projekt beteiligten Stunden gearbeitet wurden)

4 - Analysiert Ergebnisse, Projektfortschritt und Kundenzufriedenheit

Jetzt können Sie den Fortschritt des Projekts durch einen Druckbereich teilen:

Projektmanagement-Arbeitsblatt - Zeitplan Drucken

Wenn Ihr Unternehmen sporadischere Projekte durchführt, kann die Projektverfolgung auch per E-Mail remote durchgeführt werden. Wenn sich Ihr Unternehmen jedoch auf das Projektmanagement konzentriert - zum Beispiel ein Beratungsunternehmen - wird dringend empfohlen, wöchentliche Folgetreffen abzuhalten.

Bei diesen Treffen muss das Unternehmen wählen oder eine haben PMP (Project Management Professional - Projektmanager). Das heißt, jemand, der die Verantwortung für den Fortschritt aller Projekte übernimmt und sie mit anderen Managern überwacht und so das Treffen moderiert.

Das Ziel des Folgetreffens ist es, das gesamte Unternehmen über den Fortschritt jedes Projekts hinsichtlich der Verfolgung von Umfang, Zeitplan, Kosten und Kundenzufriedenheit zu informieren. Bei Problemen kann das Unternehmen dem jeweiligen Manager helfen, Notfallpläne zu erstellen.

Siehe auch: Wichtigste Projektmanagement-Prozesse

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