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O que é um Diagnóstico Empresarial?
Diagnóstico Empresarial é uma metodologia que serve para avaliar áreas, processos e práticas gerenciais de um negócio. Através desse Diagnóstico é possível entender mais sobre a empresa como um todo, entender seus problemas e direcionar os esforços para o que realmente é importante de ser feito.
Esse Diagnóstico geralmente é feito através da análise de vários critérios em forma de perguntas com diferentes níveis de resposta.
A avaliação vai acabar gerando um entregável final que mostra o grau de maturidade em gestão de uma empresa, com isso é possível traçar planos de ação que realmente resolvem problemas críticos e direcionados para o que o negócio precisa para ter melhores resultados.
A metodologia utilizada pela LUZ e que compõe a nossa Planilha de Diagnóstico Empresarial 6.0 é baseada na análise das áreas da seguinte forma:
Estratégia – Para analisar as iniciativas e processos relacionados a estratégia de uma empresa, priorizamos os cenários de visão básicos que uma empresa deve ter de planejamento estratégico e o quanto a estratégia leva em consideração as dinâmicas de mercado que influenciam o negócio.
Por isso, os seguintes fatores são analisados:
- Estratégia de Curto Prazo
- Estratégia de Médio Prazo
- Estratégia de Longo Prazo
- Análise de Ambiente
Finanças – Em Finanças, a abordagem é de entender se a empresa faz os processos básicos de um planejamento e controle financeiro, além de avaliar se a mesma entende os próprios números do negócio.
Os critérios avaliados são:
- Planejamento Financeiro
- Controle Financeiro
- Margem de Contribuição e Lucratividade
- Indicadores Financeiros
Marketing – Existem diferentes níveis de avaliação no Marketing, mas assim como nos tópicos anteriores, partimos de uma premissa base, que são processos que toda empresa precisa ter o mínimo, que é o planejamento e o controle dos canais de comunicação com seus clientes.
Avaliamos os seguintes critérios:
- Planejamento de Marketing
- Mídias Online
- Mídias Off-line
- Relação com Clientes
Gestão de Pessoas – Durante muito tempo, a área de Gestão de Pessoas ficava apenas com as demandas burocráticas, por isso nossa abordagem é voltada para analisar mais a posição estratégica que uma área de Gestão de Pessoas pode ter dentro de um negócio.
É por isso que vamos avaliar:
- Recrutamento e Seleção
- Treinamento e Desenvolvimento
- Retenção de Talentos
Operações – Existem diferentes tipos de operação para entrega de produtos e serviços, por isso focamos em dois aspectos que, independente da empresa, todo negócio precisa ter e também direcionamos uma terceira frente, mais pontual, para empresas que também controlam os processos de distribuição.
Nessa seção do Diagnóstico, o que será avaliado é:
- Processos
- Qualidade
- Logística
Tecnologia – Uma inovação na nossa metodologia de Diagnóstico Empresarial, adicionamos a área de Tecnologia porque entendemos que ela é uma alavanca para o crescimento e manutenção dos negócios hoje em dia. Por isso, na nossa abordagem, destacamos pontos básicos de aplicação dentro de um negócio.
Vamos avaliar:
- Transformação Digital
- Estrutura
- Políticas Internas
- Ganho de Escala
Por que fazer um Diagnóstico Empresarial?
As dinâmicas de um negócio acontecem no mundo real e não num vácuo. E no mundo dos negócios a regra sempre tem que ser buscar estar melhorando o tempo todo.
Por causa disso, é importante que uma empresa esteja sempre tentando melhorar os seus processos e práticas gerenciais e é isso que sempre vai fazer a empresa se manter viva e competitiva.
Só que, muitas vezes, nós não conseguimos enxergar quais são os pontos de um negócio que precisam da nossa atenção para realizar essas melhorias.
Às vezes a operação do negócio está fluindo normalmente, os resultados estão sendo entregues, só que podem existir males silenciosos que podem causar problemas maiores no futuro que estão muitas vezes escondidos.
Existe uma comparação simples com o mundo real que sempre gosto de trazer:
Imagine que você vai a um médico, fazer o seu check-up completo. Existem dois cenários que podem acontecer ao você sair dessa consulta:
- Está tudo bem com sua saúde e, por causa disso, você precisa continuar fazendo o que está fazendo.
- Você tem alguns indicativos que podem trazer problemas agora ou no futuro e precisa se tratar.
Em ambos os casos, o médico vai conseguir te dar os próximos passos com base nessa anamnese e no exame clínico.
Um Diagnóstico Empresarial funciona da mesma maneira, só que para uma empresa. Não realizá-lo pode ser danoso porque pequenas coisas que tem solução, se ficarem por muito tempo ocorrendo sem manutenção, podem quebrar uma operação. E, se a empresa está num bom caminho, vai ter o direcionamento do que precisa manter sendo feito para continuar dando certo.
Uma boa estratégia só funciona quando você tem certeza que consegue realizar o planejado. E o Diagnóstico Empresarial vai garantir que isso ocorra.
Quando fazer um Diagnóstico Empresarial?
Ainda nessa analogia do médico, você não precisa fazer exames durante todo o tempo, porque eles vão acabar mostrando a mesma coisa se forem analisados num curto espaço de tempo.
Com o Diagnóstico Empresarial é igual.
O ideal é sempre fazer o Diagnóstico Empresarial uma vez por ano, junto com o processo de Planejamento Estratégico ou Revisão desse Planejamento de um negócio. Ele vai funcionar como uma etapa anterior, inclusive dando insumos para a construção da estratégia do negócio.
Não é necessário fazer Diagnóstico com uma frequência maior que essa, mas é necessário acompanhar os Planos de Ação que são feitos ao fim do processo de diagnóstico para aproveitar a maioria das oportunidades que a metodologia indica ao ser finalizada.
Considerando que o Diagnóstico Empresarial é um projeto, ele pode ter a seguinte estrutura:
- Avaliação e Análise Interna das Áreas – 1 mês de duração
- Criação dos Planos de Ação – 1 semana
- Acompanhamento Mensal dos Planos de Ação – Até o próximo ciclo de Planejamento Estratégico
- Revisão do Diagnóstico – No início do novo ciclo de Planejamento Estratégico
Avaliação e Análise Interna das Áreas
Durante essa etapa, você precisará preencher a Planilha de Diagnóstico Empresarial 6.0, avaliando todas as áreas da empresa. Durante essa avaliação, é preciso definir a importância do item avaliado para a realidade do negócio.
É por isso que essa parte de Análise Interna deve ser feita com a ajuda das outras lideranças do negócio, assim os insumos vão chegar mais bem contextualizados.
Criação dos Planos de Ação
Depois das análises feitas, é hora de identificar as oportunidades de melhoria e começar a traçar Planos de Ação. Lembrando que Planos de Ação não são tarefas, e sim um conjunto delas, por isso devem ser criados de forma a servir como medidas de direção para corrigir os problemas e intensificar o que está dando certo.
Acompanhamento Mensal dos Planos de Ação
Não existe Planejamento sem Execução, por isso é importante, durante os próximos meses, ir acompanhando se os Plano de Ação estão sendo executados e realizados. No geral, a boa prática é designar um responsável que consiga ir registrando o status dos Planos com uma certa frequência de tempo.
Revisão do Diagnóstico
Após um ciclo do Planejamento Estratégico, que geralmente ocorre anualmente, é hora de rodar novamente o Diagnóstico, sempre comparando com o resultado do Ciclo anterior.
Tipos de Deficiência de um Negócio no Diagnóstico Empresarial
Ao fazer um Diagnóstico Empresarial, é importante avaliar os itens de maneira muito objetiva, sem deixar espaço para achismos, porque não podemos deixar nada muito abstrato ou com espaço para interpretações.
Por isso, quando você faz uma avaliação de um item no Diagnóstico Empresarial, você deve mapear se a deficiência daquele item acontece por causa de algum critério objetivo em específico.
Os três critérios principais de deficiência são:
- Técnica
- Comportamental
- Ferramental
Importante: esses critérios não são excludentes. Um item pode ser avaliado com deficiência combinando mais de um caso.
Deficiência Técnica
Esta categoria refere-se a problemas relacionados à falta de conhecimento, habilidades ou expertise técnica necessária para realizar determinadas tarefas ou implementar processos de maneira eficaz. Exemplos de problemas de deficiência técnica podem incluir:
– Falta de conhecimento sobre as melhores práticas da indústria;
– Ausência de habilidades específicas necessárias para operar determinados equipamentos ou sistemas.
Deficiência Comportamental
Aqui, estamos falando de problemas relacionados a atitudes, comportamentos ou interações entre indivíduos que prejudicam a eficácia dos processos.
Exemplos de problemas de deficiência comportamental podem incluir:
– Falta de comunicação eficaz entre membros da equipe;
– Resistência à mudança por parte dos funcionários;
– Falta de colaboração ou trabalho em equipe;
– Baixa motivação ou engajamento dos funcionários.
Deficiência Ferramental
Esta categoria refere-se a problemas relacionados à falta de acesso ou uso inadequado de ferramentas, recursos ou tecnologias que são essenciais para a execução eficaz dos processos.
Exemplos de problemas de deficiência ferramental podem incluir:
– Falta de investimento em tecnologia ou equipamentos atualizados;
– Uso inadequado de software ou sistemas de gestão;
– Ausência de recursos adequados para realizar determinadas tarefas;
– Falta de treinamento sobre o uso de ferramentas específicas.
Nível de Maturidade no Diagnóstico Empresarial
Para continuar com a prática de deixar um Diagnóstico Empresarial mais concreto e sem espaço para achismos, criamos uma escala de Níveis de Maturidade Empresarial, na nossa metodologia de Diagnóstico Empresarial.
Assim, a planilha consegue calcular automaticamente em qual nível de maturidade de gestão a empresa se encontra.
Os níveis se dividem em Básico, Intermediário e Avançado.
Básico
Dos critérios avaliados do negócio, se a porcentagem chega a 30% do nível máximo possível, a empresa tem um nível de maturidade básico em gestão.
É um nível normal para empresas menores ou nascentes e com poucos processos definidos.
Se a empresa está nesse nível, a ideia é ir melhorando área a área do negócio.
Intermediário
Dos critérios avaliados do negócio, se a porcentagem fica entre 30% e 70% do nível máximo possível, a empresa tem um nível de maturidade intermediário em gestão.
É um nível esperado para empresas com mais tempo de existência, mas mostra que teve um crescimento desorganizado e baseado nos incêndios que precisavam ser apagados.
Se a empresa está nesse nível, a ideia é focar nas oportunidades que mais podem acabar prejudicando o negócio no curto e médio prazo.
Avançado
Dos critérios avaliados do negócio, se a porcentagem fica acima de 70% do nível máximo possível, a empresa tem um nível de maturidade avançado em gestão.
É um nível esperado de empresas consolidadas, provavelmente com mais tempo de mercado e mostra que a organização já tem processos gerenciais mais maduros.
Se a empresa está nesse nível, a ideia é garantir que os planos de ação reflitam manter os processos que estão funcionando e buscar melhorias nos pequenos detalhes, otimizando as operações.
Quais são as etapas de um Diagnóstico Empresarial?
Um processo de Diagnóstico Empresarial não pode ser muito longo. Mesmo envolvendo várias partes do negócio, é importante que as etapas de avaliação e análise das áreas e processos gerenciais não tomem mais de um mês do responsável pelo projeto.
O ideal é que, se for aplicada dentro de uma empresa, tenha um responsável para tocar esse projeto. Muitos negócios optam por consultores externos para fazer isso, mas nada impede o próprio empresário de fazer esse processo ou designar um responsável dentro do seu time.
Com o responsável definido como gestor desse projeto, é importante ter em mente que ele vai precisar da ajuda de outras pessoas na hora de pegar os dados para avaliação e análise.
Utilizando a nossa metodologia na planilha, você consegue economizar tempo, só enviando as perguntas para as lideranças e depois dando um check final.
Se você quiser implementar um projeto para rodar um Diagnóstico empresarial na sua empresa, basta você seguir essas etapas e cronograma sugeridos pelo time da LUZ.
Importante: Os prazos e etapas são possíveis porque utilizamos a nossa Planilha de Diagnóstico Empresarial como base da metodologia. Se você ainda for ajustar as perguntas para os seus clientes com base na sua metodologia, é necessário adicionar uma etapa antes, para formular essa estrutura de avaliação de critérios com perguntas e feedbacks.
Você pode utilizar a nossa Planilha de Gerenciamento de Projetos para controlar melhor esse projeto.
Vamos entender etapa a etapa de um projeto de Diagnóstico Empresarial.
1) Coletar os dados básicos do negócio
Duração: 1 dia
Essa etapa pode ser feita em paralelo com a etapa 2 e 3.
Essa etapa serve para pegar as informações base de um negócio como dados da empresa, setor e aspectos legais.
2) Coletar os dados das áreas do negócio
Duração: 20-30 dias
Essa etapa pode ser feita em paralelo com a etapa 1 e 3.
Essa etapa consiste em pegar as respostas para cada pergunta que avalia os critérios do negócio. Como são 6 áreas sendo avaliadas por diversos prismas e existem outras pessoas participando para responder, é importante que exista um prazo maior para coleta dos dados.
Pessoas no nível gerencial são as que possivelmente responderão mais rápido a essas perguntas, mas vale conferir com outros níveis da operação onde achar as respostas para as perguntas que avaliam. Lembre sempre que o trabalho do responsável por esse projeto é chegar na resposta certa da avaliação, e não necessariamente na resposta dada.
3) Categorizar a importância do item e o tipo de deficiência de cada um
Duração: 10 dias
Essa etapa pode ser feita em paralelo com as etapas 1 e 2.
Na nossa metodologia, entendemos que precisa existir um espaço para diferenciar os tipos de negócio, porque por mais que existam coisas básicas em comum para várias empresas, algumas operações podem exigir níveis diferentes de importância para os critérios avaliados.
Para avaliar o nível de importância da pergunta você precisa entender dos objetivos estratégicos e da operação do negócio. Vou dar alguns exemplos para tornar mais claro o que estou querendo dizer:
- Para uma empresa que tem toda a operação de vendas e marketing baseada numa área comercial, talvez o investimento no digital não seja importante e os critérios de Mídia Online tenham menos importância do que os critérios de Relacionamento com o Cliente.
- Para uma empresa familiar ou uma empresa nascente, talvez ter um processo de recrutamento e seleção não seja tão importante assim em relação a outros critérios como Estratégia de Curto Prazo.
Olhando caso a caso é possível avaliar o nível de importância de cada pergunta e também é preciso, nessa etapa, fazer a avaliação dos tipos de deficiências. Se você tiver dúvidas, só conferir na nossa parte de teoria a explicação de cada uma.
4) Avaliar os resultados com base tanto nas boas práticas de gestão quanto pelo que é esperado pelo negócio
Duração: 5 dias
Essa etapa pode ser feita em paralelo com a etapa 5.
Baseado na importância feita na etapa anterior, é possível criar uma avaliação do que era esperado para o nível de maturidade de gestão do negócio e também qual a urgência para resolver os problemas encontrados.
5) Analisar as áreas que mais precisam de atenção e começar a elencar oportunidades
Duração: 5 dias
Essa etapa pode ser feita em paralelo com a etapa 4.
Depois de preenchida, nossa planilha vai te auxiliar a entender quais os critérios que precisam de mais atenção dentro das áreas ou de oportunidades de melhoria. Utilize os números e indicadores da ferramenta para conseguir entender onde estão de fato as oportunidades.
Nossa planilha vem com um prompt que te auxilia a entender melhor esses números e apresentá-los em relatórios.
6) Criar Planos de ação
Duração: 5 dias
Depois das oportunidades analisadas e priorizadas, é hora de criar Planos de Ação e Medidas de Direção para aproveitá-las. Para isso, você pode utilizar nosso Prompt, dentro da planilha, para te ajudar a ter ideias do que fazer e ir filtrando o que a IA está lhe dando como resposta.
O mais importante dessa etapa é garantir que tudo foi endereçado e tem planos de ação prontos até o próximo ciclo de Planejamento Estratégico.
Como garantir a execução dos Planos de Ação?
Depois do projeto pronto e finalizado, ele tem dois entregáveis principais:
- Relatório com a situação atual do negócio e os insights da metodologia de Diagnóstico Empresarial
- Uma lista com os Planos de Ação
A nossa sugestão é seguir a boa prática de continuar com a pessoa responsável pelo projeto garantindo que o mesmo está gerando os resultados esperados.
Essa atividade deve ser uma atividade recorrente e não pode ser considerada um projeto.
Uma sugestão nossa seria ter reuniões mensais onde o responsável juntasse os dados de status do plano de ação e verificasse se está tudo saindo de acordo com o Planejado.
Erros comuns em um projeto de Diagnóstico Empresarial
Como gestão de empresas e projetos não ocorre num vácuo, por mais que nossa metodologia seja baseada em uma lógica concreta para evitar achismos e abstrações, ainda podem existir cenários que um projeto de Diagnóstico Empresarial possa gerar alguns erros.
Abaixo estão compilados os principais erros que já cometemos ou que já vimos ser cometidos ao longo da nossa experiência com consultoria.
Erro comum 1: Achar que todos os problemas precisam ser resolvidos
Ao realizar um diagnóstico, vai existir uma lista de melhorias a serem feitas, isso é um fato. Vários problemas escondidos vão ficar expostos e a realidade vai ficar evidente na sua frente.
Dito isso, não vai adiantar você tentar sair resolvendo tudo. Na verdade, isso seria contraproducente.
Vamos voltar a analogia do médico: mesmo com um diagnóstico de vários problemas, nem sempre a solução vai ser tomar remédio para todos, mas sim ir aos poucos resolvendo um a um.
Ao invés de tentar resolver tudo de uma vez, trace planos de ação que, ao longo do tempo, vão mitigando e resolvendo seus problemas. Lembre-se sempre que o negócio já estava existindo antes do Diagnóstico, a ferramenta só tornou evidente o que estava escondido.
Erro comum 2: Traçar planos de ação que não vão impactar no objetivo do negócio
Esse erro segue a mesma lógica do erro de cima: cuidado com excessos!
Não adianta fazer uma lista imensa de planos de ação se você tem poucas pessoas que vão poder atuar neles. Se essas poucas pessoas ficarem atoladas de medidas de direção, é capaz de acabarem se enrolando para fazer as tarefas, ao invés de entregá-las.
Foque em construir planos de ação que impacte o objetivo do negócio. Lembre-se que você acabou de fazer um Diagnóstico, então deve estar mais evidente o que de fato tem mais impacto e importância do que o que não tem.
Erro comum 3: Tentar interpretar os resultados de maneira pessoal, ao invés de seguir a avaliação concreta da planilha
Não à toa a metodologia da nossa planilha é baseada em critérios com perguntas e respostas específicas e bem definidas. Nossa ideia é não deixar nada para interpretações.
Muitas vezes, principalmente quando seu projeto envolve várias pessoas respondendo os critérios, as pessoas tentarão dar uma resposta que seja boa para elas e, para isso, vão tentar distorcer as respostas. O papel do responsável pelo projeto é não deixar isso acontecer.
Se a pergunta fala de um assunto e dá situações de resposta e a pessoa que responder falar que é um meio termo, ela provavelmente não está sendo concreta e está tentando botar uma visão pessoal.
Na dúvida, seja um auditor e peça as provas do que está sendo dito de forma ambígua para poder responder na planilha de forma prática.
Erro comum 4: Procurar culpados, ao invés de soluções
Faz parte, você é dono do negócio ou gestor da área, vai ver que algo não está sendo bem avaliado e vai tentar achar culpados.
Mas o Diagnóstico Empresarial não serve para isso. Pelo contrário: serve para ter uma visão positiva de como melhorar.
Procurar culpados só vai atrapalhar o processo e, além disso, tornar o projeto (que deve ser contínuo durante toda a existência da empresa) mais difícil de ser realizado.
Evite procurar culpados e ao invés disso, busque soluções. Encare os problemas como oportunidades que, solucionados, vão trazer mais sucesso.
Erro comum 5: Ter um olhar otimista, achando que algumas das coisas vão se resolver “com o tempo”, ao invés de ter um olhar realista
Principalmente quando o negócio já vem rodando a um tempo de forma mais previsível, é normal enxergar os pequenos detalhes e problemas como algo passageiro ou que não afeta tanto a rotina do negócio.
Esse é um erro que pode ser fatal. Na realidade do mundo dos negócios, pequenos erros vão crescendo de maneira exponencial até estourar e quebrar a operação do negócio.
Por isso, não tente ser otimista com o que sair de resultado, seja realista. Uma postura otimista deve ser adotada frente às ações de melhoria e não frente a deixar as coisas como estão.
