Nesse artigo falaremos sobre:
- Qual é a melhor saída em tempos de crise
- O que analisar ao fazer um controle financeiro
- A ferramenta certa para o controle financeiro da sua empresa
Qual é a melhor saída em tempos de crise
Que a economia brasileira vai mal todo mundo sabe e, talvez em um nível maior ou menor, o seu negócio esteja sendo afetado por ela. Tem se falado muito em crise e, quando os números do seu negócio são afetados, surgem uma série de ideias para melhorar o controle financeiro e o desempenho da sua empresa.
Normalmente existem dois caminhos. De um lado, você verá gestores advogando pelo aumento de vendas, que normalmente demandam mais investimentos e gastos de uma maneira geral. Apesar de ser uma solução possível, não me agrada tanto, já que se a estratégia não der certo, você vai se afundar ainda mais em prejuízos e, quem sabe, dívidas.
Por outro lado, sempre vai existir a possibilidade (um pouco mais conservadora) de controle financeiro mais regrado. Na minha opinião, essa é a melhor saída em tempos de crise, já que é uma forma clara de você continuar os negócios da empresa com um gasto muito menor.
Talvez o mais complicado aqui seja saber exatamente o que fazer de forma a manter a mesma estrutura operacional do negócio gastando menos. Vamos ver o que você pode analisar no seu controle financeiro.
O que analisar ao fazer um controle financeiro
Para começar, vale entender que para fazer o controle financeiro do seu negócio e necessário uma ferramenta para que esse processo seja o mais automático possível. Caso você ainda não tenha uma opção ou esteja insatisfeito com a que usa, eu recomendo a Planilha de Fluxo de Caixa da LUZ.
Independentemente da ferramenta que você usar, quando estou fazendo o controle financeiro de uma empresa voltada para redução de gastos, eu gosto de uma abordagem voltada para duas análises principais:
- Análise de despesas
- Análise de projeções
Começando pela análise de despesas, vale a pena ir de um foco mais geral para o específico. Para fazer isso, o primeiro passo é verificar a sua divisão de despesas mês a mês para encontrar oportunidades de redução de custos.
Veja abaixo a análise da divisão de despesas para um determinado mês de uma empresa.
Foram R$45.000 de gastos, sendo um percentual mais elevado para despesas com produtos (custos diretos) e despesas com RH. Fora isso, ainda podemos percebem alguma relevância nas despesas operacionais e com marketing.
Agora vamos ver a análise do controle financeiro do mês seguinte ao que analisamos:
Veja que tivemos um aumento de R$15.000 nas despesas da empresa. Se observarmos, vamos ver que esse aumento foi impulsionado pelos gastos com marketing que aumentaram para 38% de relevância em relação ao total.
Aqui já conseguimos ter um caminho bem claro e outras possibilidades:
- Reduzir despesas com marketing
- Renegociar contratos com fornecedores de matérias primas (para abaixar os custos diretos)
- Analisar possibilidade de diminuir o quadro de pessoal (para abaixar as despesas com RH)
Só como exemplo, depois de descobrir grupos de despesas relevantes que podem ser reduzidos, o próximo passo é analisar os gráficos (ou números) deles e ver o que pode ser enxugado. Veja o gráfico de despesas com marketing:
Logo de cara já dá para falar que os gastos com links patrocinados – adwords consomem a maior parte das despesas com marketing. Por conta disso, vale a pena reduzir os gastos e otimizar seus resultados com valores um pouco menores.
Esse foi só um exemplo de controle financeiro focado em redução de gastos, esse processo pode e deve ser utilizado para qualquer grupo de despesas que esteja relevante no seu negócio, dessa forma você encontra maneiras de reduzir custos e manter uma lucratividade mesmo com redução de receitas.
Nossa segunda de controle financeiro é a análise de projeções de receitas e despesas. Basicamente, quando seu negócio está passando por uma crise (que pode ser geral ou só da sua empresa mesmo) é importante fazer um exercício de entender quais são os cenários futuros possíveis para se chegar a um bom controle financeiro.
Para isso, é necessário fazer uma projeção de receitas e despesas, bem como acompanhar o resultado realizado. Veja abaixo a previsão de entradas e saídas em azul, bem como o resultado real em cinza para um determinado mês.
Observe que embora nossa projeção esperasse um lucro de R$20.000, na realidade tivemos um prejuízo de R$5.000.
Esse é o ponto de partida para melhorar suas projeções e, consequentemente, os resultados buscando uma boa saída da crise. Como falei no começo, ao invés de buscar como melhorar as receitas, vamos entender como reduzir os custos.
O caminho é simples, basta olhar onde você errou, por quanto e buscar maneiras de reduzir essas despesas. No nosso exemplo acima, teríamos que reduzir pelo menos R$5.000 de despesas diretas e pelo menos R$10.000 de despesas indiretas.
A ferramenta certa para o controle financeiro da sua empresa
Como você deve ter percebido, apesar de não ser difícil fazer um bom controle financeiro para tirar sua empresa da crise, pode ser muito complicado ter os argumentos certos e poder de convencimento de gestores ou empregados para reduzir despesas.
Nesses momentos, ter uma ferramenta como a planilha de fluxo de caixa para controle financeiro é o embasamento perfeito para a sua tomada de decisões.
Saiba mais sobre fluxo de caixa.
