O que é: A ordem de serviço é um documento para facilitar a comunicação entre o gestor e o seu colaborador. Uma ordem de serviço contém todas as informações necessárias para que o funcionário entenda o serviço que deverá ser feito.
Uma OS pode servir tanto para serviços feitos internamente ou externos para clientes da empresa. Além disso, por causa do seu caráter documental, ela também serve ao gestor na hora de analisar históricos dos serviços, além de ser uma importante peça para descobrir maiores informações sobre o tempo médio de resposta de um serviço
Por que: Como já dito, além da ordem de serviço servir como uma garantia de que o funcionário fará o serviço exatamente do jeito que o gestor precisa que ele faça quando for executá-lo junto ao cliente, a OS também ajuda na hora de ter dados de produtividade e de tempo de realização do serviço.
Assim o gestor tem mais um registro do que está sendo feito e pode acompanhar tudo que foi realizado. Soma-se a isso o fato de que a Ordem de Serviço também é uma garantia de que o serviço foi realizado, já que é necessário que o prestador e o cliente assinem ao final da execução. Assim fica mais uma garantia de que tudo está sendo realizado da maneira apropriada.
O que deve compor uma Ordem de Serviço (OS)?
Para falar um pouco mais do que deve constar dentro de uma OS, vamos utilizar a nossa Planilha de Ordem de Serviço como exemplo.
Vendo pelo lado do gestor, é importante que uma OS tenha as informações básicas para entendimento de quem irá executá-la. Como algumas dessas informações sempre irão se repetir ao longo das ordens, na nossa Planilha já deixamos alguns pré-cadastros gerais como:
- Motivo do Chamado da OS
- Quem atendeu o chamado que originou a OS
- Quem irá executar a OS
- Qual serviço será realizado
Além disso você também pode registrar as informações dos clientes como telefone, endereço e etc.
É importante que você tenha esses registros anteriormente pois, na hora de começar a fazer as ordens, essas informações sempre se repetirão.
Como falado anteriormente, as OS possuem as informações essenciais que comunicam duas coisas. Para o gestor são as informações do serviço realizado em um cliente, e para o técnico responsável ela comunica o que deve ser feito. Alguns campos imprescindíveis, além dos citados anteriormente, numa OS são:
- Data da emissão da OS
- Data da execução da OS
- O tempo de execução da OS
- O custo total dessa Ordem de Serviço
- O preço pago para a realização dela (se for aplicável)
Para um melhor gerenciamento das atividades também é importante que o gestor saiba:
- Se a Ordem de Serviço foi executada e o problema resolvido
- O status da OS (se teve atraso ou se foi concluída no prazo, por exemplo)
- O tempo de resposta da data de emissão até a data de execução
Com o registro de todas as informações na OS fica fácil para o gestor conseguir analisar exatamente a produtividade de sua equipe, através das informações das Ordens de Serviço. Podemos medir a produtividade da equipe, por exemplo, analisando as informações dos chamados.
Com essas informações todas você consegue gerar Ordens de Serviço completas e imprimir duas vias de cada OS, assim o cliente fica com uma retida e o gestor fica com a outra, tendo assim a garantia de que tudo foi realizado conforme o estipulado. A nossa Planilha já vem com um modelo pronto para impressão de OS, no molde abaixo.
