Cómo calcular el grado de madurez con Diagnóstico Organizacional

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Hojas de trabajo en Excel

Diagnóstico Organizacional

El diagnóstico organizacional o empresarial es una herramienta de gestión que sirve para analizar la empresa como un todo para evaluar cuáles son las áreas que tienen una organización y desempeño mejor y donde existe la necesidad de realizar mejoras. Este análisis debe ser imparcial y práctico, posibilitando informaciones detalladas que ayudarán en la determinación de prioridades y qué sectores necesitan más atención.

Hay 3 resultados principales que se esperan de un herramienta de diagnóstico organizacional:

  • Grado de madurez de la empresa
  • Nivel de madurez de áreas / sectores de negocio
  • Programa del plan de acción (pronóstico de lo que se debe hacer)

¿Por qué encontrar el grado de madurez?

Cuando hablamos de personas, la madurez está asociada con el conocimiento obtenido y cómo esa persona lo convierte en resultados. De manera objetiva, el proceso de maduración significa una evolución continua. Si llevamos la visión de madurez a las empresas, el concepto seguirá siendo similar, ya que el grado de madurez empresarial está ligado a cómo se ejecutan y gestionan los principales procesos de la organización.

Toda organización debe procurar mejorar siempre, ya sea para proporcionar más beneficio para sus accionistas, para proporcionar mejores condiciones para sus colaboradores o incluso para tener mejores productos que atender a sus clientes de una forma más completa. Por eso saber cuál es su grado de madurez con un diagnóstico organizacional es el primer paso para evolucionar.

¿Cómo calcular el grado de madurez?

Primero usted necesita entender que el grado de madurez es un resultado de un proceso mayor de diagnóstico organizacional. Para realizar el diagnóstico empresarial van a existir diversas metodologías e indicaciones, pero en mi opinión lo que tiene más sentido es seguir un camino simple:

  • Identificar las principales áreas y sectores de la empresa
  • Enumerar los principales procesos que cada una de estas áreas necesita realizar
  • Definir cuál es su nivel de madurez para cada uno de estos procesos. Hay diferentes metodologías, particularmente me gusta trabajar con 4 niveles:
    • No Realiza
    • Realiza en etapa inicial
    • Gerencia y domina el proceso
    • Implementa mejoras
  • Definir pesos para las áreas y para los procesos
  •  Crear criterios de puntuación para cada uno de los elementos analizados

Esto va a generar una nota de acuerdo con la importancia de estos procesos y las áreas, formando un nivel de madurez por área y un grado de madurez de su empresa en su conjunto.

¿Vamos a ver cómo sería eso en la práctica?

Ejemplo práctico de diagnóstico organizacional

Voy a utilizar la hoja de cálculo empresarial de LUZ para nuestro ejemplo y al final mostraré un paso a paso que puede ser aplicado para nuestro caso o para cualquier otra realidad.

En ella, en vez de utilizar procesos, para facilitar el llenado y entendimiento, creamos preguntas para las 5 principales áreas de gestión de cualquier empresa (Estrategia, Finanzas, Marketing, Operaciones y Gestión de Personas). Todo lo que necesita ser hecho es responder cada una de las preguntas con una de las 4 respuestas posibles que ya creamos:

Diagnóstico Organizacional - Pregunta de estrategia

Como usted puede ver, cada respuesta representa un nivel de madurez en relación a la pregunta, que en ese caso está vinculado al proceso de formulación de estrategias. Al final de cuentas, creamos entre 12 y 16 preguntas por área de la empresa, separadas en sub grupos de 4 preguntas.

Por ejemplo, para el área de estrategia de la empresa tenemos sub grupos de estrategias de corto, mediano y largo plazo. En el caso de las finanzas, tenemos sub grupos de indicadores, control y planificación financiera y así sucesivamente. Vea el ejemplo del área de estrategia:

Diagnóstico Organizacional - Preguntas

Todas estas respuestas ya van generando puntas de forma automática (porque hemos desarrollado una metodología de criterios de puntos). Lo bueno es siempre evaluar su puntuación actual con la puntuación mínima recomendada para cada artículo (de acuerdo con los pesos e importancia que usted estableció) y con la puntuación que usted deseaba para un determinado sub grupo.

En el siguiente ejemplo, incluso teniendo una buena puntuación (88%) en estrategias a corto plazo y quedando por encima de la puntuación mínima recomendada (81%), no fue una puntuación suficientemente buena, pues deseábamos 100% y ese es un ítem urgente para si mejorar en la empresa.

Diagnóstico Organizacional - Evaluación de Desempeño

En fin, todas las puntuaciones son relativas. No hay cierto o mal, siempre vale un análisis frío y crítico para saber dónde estás y dónde quieres llegar.

De todas formas, al juntar todas las puntuaciones y hacer una media ponderada con los pesos asignados a cada ítem, usted encuentra un porcentaje (que varía de 0% a XNXX%) para cada una de las áreas de gestión analizadas y también encuentra el grado de madurez del diagnóstico organizacional.

Diagnóstico Organizacional - Grado de Madurez

Dividimos el resultado del diagnóstico organizacional en 5 niveles de madurez:

  • Grado de madurez Nivel 1 - Entre 0% y 20% - No existen procesos de gestión aplicados al negocio y los resultados se obtienen a través de iniciativas no estructuradas.
  • Grado de madurez Nivel 2 - Entre 20,1% y 40% - No existen procesos formales de gestión, pero algunas áreas de gestión ya cuentan con rutinas para generar los resultados esperados.
  • Grado de madurez Nivel 3 - Entre 40,1% y 60% - Existen procesos formales de gestión, sin embargo se aplican de forma descoordinada para generar los resultados esperados.
  • Grado de madurez Nivel 4 - Entre 60,1% y 80% - Existen procesos formales de gestión y se aplican de forma coordinada para lograr los resultados esperados en la planificación táctica.
  • Grado de madurez Nivel 5 - Entre 80,1% y 100% - ¡Felicitaciones! Los procesos de gestión son prácticas comerciales estándar. Se supervisan, afectan al negocio y se mejoran continuamente.

Cómo Calcular Grado de Madurez en el Diagnóstico Organizacional

Mostrando el ejemplo listo puede parecer simple hacer estos cálculos, pero la verdad es que es necesario un cuidado muy grande para realmente analizar cuestiones que son importantes para su negocio y también para no enviar los resultados.

A veces puede ser interesante contratar una consultoría para hacer ese trabajo o hacer el proceso por separado y luego en una reunión analizar los resultados para llegar a denominador común entre los participantes.

En general, creo que estos son los principales pasos que deben ser utilizados:

  • Paso 1 - Defina lo que va a evaluar
    • Áreas o sectores (si desea puede diagnosticar una sola área)
    • Preguntas o procesos (normalmente es más fácil identificar procesos que se deben ejecutar)

La idea aquí es separar un grupo x de elementos para cada área elegida. Lo ideal es tener siempre un número de ítems iguales entre las áreas, así que la evaluación comparativa es más fácil. Pero si usted no tiene esa posibilidad, puede hacer una regla de 3 después para tener todas las áreas sumando siempre 100%.

  • Paso 2 - Defina los niveles de gradación utilizados
    • 3 niveles (malo, regular, bueno)
    • 4 niveles (no hace, hace mal, hace, hace y optimiza)
    • 5 niveles (pésimo, malo, regular, bueno, excelente)

No existe cierto e incorrecto, pero es importante entender que cuanto más niveles, más detalle será posible y diferenciación de un elemento a otro. Por otro lado, puede generar un nivel de complejidad del diagnóstico organizacional mayor.

  • Paso 3 - Establecer peso por importancia

Si usted tiene una empresa de software, probablemente el área de soporte y desarrollo tendrá un peso mayor que el área de la relación con el cliente. De la misma forma, dentro de un área, un proceso puede ser más importante que otros.

El peso no es más que un multiplicador de la nota que se asignará en la evaluación. Si usted adopta peso 1 y 2 por ejemplo, puede entender que siempre que el peso sea 1, la nota permanece igual y cuando el peso es 2, dobla el valor de la nota, amplificando su resultado e importancia dentro de un criterio preestablecido.

  • Paso 4 - Haga el diagnóstico organizacional

Para cada pregunta o proceso que usted tiene que hacer, dé una respuesta o nota a la realidad que usted tiene. Voy a hacer un ejemplo para 2 áreas con 3 procesos cada uno. Ver que voy a adoptar un sistema de notas entre 1 y 4 y peso 1 o 2.

Area Financiera 

- Controla flujo de caja: peso 1, nota 3 (controla y conoce cuentas a pagar y recibir)

- Realiza planificación financiera: peso2, nota 2 (realiza, pero no controla el realizado en comparación con lo planeado)

- Tiene margen de contribución para productos: peso 1, nota 1 (no calcula margen de contribución)

Nota final = 3 + 4 + 1 = 8 de 16 = 50%

Área de Marketing

- Monitorea la satisfacción del cliente: peso 2, puntaje 1 (no hace nada al respecto)

- Realiza acciones de marketing: peso 1, grado 3 (tiene campañas de adwords y marketing de contenido activo)

- Conozca su perfil de cliente: peso 1, nota 1 (nunca hice una encuesta y no estoy seguro de quién es el segmento de clientes)

Nota final = 2 + 3 + 1 = 6 de 16 = 37,5%

  • Paso 5 - Analice las peores áreas

Si usted ha llenado todo lo que podría y ya tiene sus notas finales por área, ya es capaz de decir cuáles son sus peores áreas (en nuestro ejemplo de marketing necesita más esfuerzos para mejorar). Además, también logra ver lo que no está haciendo bien (en el ejemplo controlar el margen de contribución, satisfacción de los clientes y entendimiento del cliente poseen las peores notas)

  • Paso 6 - Establezca un plan de mejoras

A partir de este análisis del diagnóstico organizacional establezca un plan de mejoras orientado a cada una de las áreas. No olvide involucrar a los responsables durante todo el proceso. El trabajo de análisis del diagnóstico y del grado de madurez deben involucrar a las personas más interesadas, si no puede ser sólo una herramienta guardada en un ordenador o cajón al final de cuentas.

Para cerrar

Si usted tiene alguna duda sobre la metodología, sepa que usted no necesita romper la cabeza para organizar la suya, en la LUZ tenemos una hoja de diagnóstico lista. Este puede ser uno de los primeros pasos para desarrollo de una estrategia completa de su empresa.

Si usted realiza o ya realizó un diagnóstico organizacional, habla en los comentarios lo que cree ser el más importante. Si aún no lo ha hecho, pero tenga alguna duda, es sólo hablar aquí.

Hojas de trabajo en Excel

2 COMENTARIOS

  1. Hola GM, de manera general, para interconectar las celdas basta con hacer referencias simples, utilizando el signo de = (igual) y apuntando a otra celda.

    Por ejemplo, si desea que una celda (R4) tenga el mismo valor de la celda A1. Sólo tienes que seleccionar R4 y escribir = A1

  2. ¡Buenos días!
    ¿Cómo puedo interconectar las celdas en la hoja de cálculo?
    Respeto y me sobresalen de una retroalimentación.
    Estoy a la espera.

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