¿Cómo realizar una reunión de consultoría?

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reunión de consultoría
Hojas de trabajo en Excel

Probablemente sea seguro decir que la reunión de consultoría es la herramienta de referencia para trabajo de un consultor. Esto se debe a que es en estas reuniones, en conversaciones con las partes interesadas: ejecutivos, supervisores, coordinadores, etc. - que el consultor recopilará la información que le permitirá realizar su función correctamente.

En estas reuniones, tiene acceso a datos e información, pero también a puntos de vista, expectativas, aprensiones y preocupaciones que no están disponibles en ningún documento formal, informe o política. Es la forma más completa y, quizás la más rápida, de actualizarse sobre las prácticas de una organización que el consultor aún no ha dominado.

Pero hablando de dominio, ¿sabrías cuáles son las mejores técnicas y comportamientos para ese momento? Por lo tanto, sabremos cómo llevar a cabo una reunión consultiva.

Prepárate de antemano

Antes de la reunión, estudie un poco sobre la compañía a la que asistirá, así como sobre la persona o personas con las que hablará. Considere las posibles metas de la organización o los problemas que puede enfrentar. Por lo tanto, prepare una especie de lista de verificación de la información que tiene, y de lo que necesita obtener.

En cuanto a la persona, comprenda cuál es su papel en la empresa. Observe su nivel de autoridad, su especialización, su área de especialización y su equipo directo. De esta manera, incluso puede estimar las posibilidades de que ella tenga los conocimientos necesarios para responder las preguntas que usted viene a hacer.

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Conducir la reunión

Esto es especialmente relevante cuando es la primera vez que una empresa contrata un servicio de consultoría. Porque es muy común que su "entrevistado" no sepa por dónde empezar. Por lo tanto, debe intentarlo y aprovechar la oportunidad para demostrar seguridad, conocimiento y experiencia.

Pero no confundas conducir con venderte a ti mismo. Debe inspirar confianza en su cliente a través del dominio de la situación, no desfilar un currículum con todo lo que ha hecho en la vida, cuándo y para quién.

Conducir es presentarse, hablar sobre la empresa, preguntar sobre su interlocutor: qué hace, cuáles son sus responsabilidades en la empresa, etc. En resumen, haga preguntas que promuevan la locuacidad de la otra parte, escuche con atención, aclare las ambigüedades y tome notas.

Escucha más, habla menos

Al contrario de lo que mucha gente piensa, es más fácil ganarse la confianza de un cliente cuando hablas menos. Porque exhibes equilibrio y confianza en ti mismo. Y el cliente se siente escuchado y entendido. Pareces genuinamente interesado en ofrecer una solución y no solo cerrar una venta.

Ahí radica la importancia de prepararse para la reunión consultiva con las preguntas correctas. Las preguntas perspicaces dan fe de su propia competencia y permiten que su interlocutor libere el verbo. Mientras tanto, asientes, tomas notas e interrumpes solo si se necesita una aclaración.

Dedicando su tiempo a escucharlo, además de construir un relación positiva con su cliente, reduce el riesgo de contratiempos durante el proceso. Porque tendrás más claridad sobre los dolores de la compañía y, por lo tanto, un diagnóstico completo la situación.

¿Cómo realizar una reunión de consultoría?

Haz preguntas abiertas

Acabamos de resaltar la importancia de hacer las preguntas correctas para que su cliente hable. Para que esto se logre, debe evitar los problemas de SIM ou no. Entonces, lo que necesita son preguntas abiertas.

Los que necesitan explicación, contextualización, opinión. Es a través de estas respuestas que adquieres la información necesaria. Estos son algunos ejemplos de preguntas abiertas que se pueden usar en una reunión de consultoría:

  • ¿Por qué crees que estamos hablando hoy?
  • ¿Cómo te diferencias de tus competidores?
  • ¿Cuáles son las principales prioridades de su departamento para este período (mes, semestre, año)?
  • ¿Qué sucedió que te hizo pensar: "Necesito hacer algo al respecto"?
  • ¿Cuál es el problema y dónde se originó?
  • ¿Qué se está haciendo para resolver el problema?
  • ¿Qué situación necesita cambio?
  • Si pudiéramos hacer eso, ¿qué significaría para su negocio?
  • ¿Qué tan preparada está la organización para este cambio?
  • ¿Cuáles son los principales desafíos que actúan como barreras para el éxito?
  • ¿Qué acciones debemos tomar?
  • ¿Con qué plazo sugiere que trabajemos?
  • Si estuvieras a cargo, ¿qué harías?
  • ¿Con quién más crees que debería hablar?
  • ¿Quién tomará las decisiones?
  • Si pudieras lograr una sola cosa al final de esta reunión, ¿cuál sería?
  • ¿Has trabajado con alguien como yo antes?
  • ¿Hay algo más que deba preguntarte?

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Haga un resumen al final de la reunión.

Durante la reunión, tomó nota de toda la información importante para su proyecto de consultoría. Luego, al final de la conversación, confirme las impresiones de su cliente.

Es decir, tome sus notas y parafrasee, brevemente, todo lo que su interlocutor le dijo, para asegurarse de que comprende su punto de vista, sus necesidades y expectativas. Con su confirmación, puede finalizar la reunión.

Enviar un email

Tu correo electrónico será una especie de nota de agradecimiento. Es una cortesía, una forma de mostrar gratitud por el tiempo que el empleado pasó con usted y por su disposición a dejar de lado sus responsabilidades para servirlo, con el fin de ayudarlo en el buen funcionamiento de su proyecto.

Pero tenga cuidado con la impresión de ese correo electrónico. Su texto debe ser personal. Es decir, su correo electrónico no puede verse como un archivo que ya está guardado y simplemente lo copia y lo pega para el próximo cliente. Necesita sonar profesional y respetuoso, pero no mecánico ni desatento.

 

 

 

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