Aprenda cómo optimizar procesos con Excel

0
6966
Optimización de procesos con excel
Hojas de trabajo en Excel

La definición de asignación y administración de procesos clave de su empresa es uno de los momentos más importantes y complejos que puede atravesar. Es a partir de ellos que planificará cada paso de proyectos y acciones internas vitales con excelencia, con el objetivo de minimizar los errores y retrabajos, y aumentar la calidad y eficiencia de cualquier acción implementada dentro de su estrategia empresarial.

Sin embargo, incluso realizando el mapeo de sus procesos, por experiencia propia sabemos que muchos de ellos acaban quedando en el papel, pues no se ponen en práctica. Una de las grandes razones para ello es la gran dificultad de control, seguimiento y optimización de procesos.

planilla de asignación de procesos

Optimización de procesos con Excel

Afortunadamente, ya existen herramientas en el mercado que permiten monitorear estos procesos y consolidar sus resultados con facilidad. Además de permitir que estos procesos sean efectivos, es posible comprobar qué puntos no funcionan y solucionar cualquier problema en el proceso. Y mejor que eso: es posible optimizarlos y mejorarlos cada vez más con la Planilla de rendimiento de procesos. Aprenda cómo optimizar procesos en Excel utilizando esta poderosa herramienta.

Cómo utilizar la hoja de trabajo de rendimiento de procesos

  • Paso 1 - Elección de los procesos más importantes

Cualquier empresa tiene cientos de procesos que se realizan diariamente. Si usted se enfocara en optimizar todos de una sola vez, perdería mucho tiempo y no podría hacerlo de forma correcta. Por eso, cuando se resuelve optimizar sus procesos, intente dividirlos por área y por importancia antes de comenzar la optimización

Es por eso que recomendamos que la optimización de procesos se haga sólo en los procesos clave, es decir, en los más importantes y que realmente tiene impacto en los resultados de la empresa. Nuestra hoja de cálculo, utilizada como ejemplo, tiene espacio para agregar hasta 10 procesos. Más que eso usted ya comenzará a tener problemas a la hora de manejar los resultados.

rendimiento de procesos excel

Es importante recordar que todos estos procesos deben tener su información básica previamente conocida. Como ya sabrás, es importante que en cada uno de estos procesos se defina una persona responsable (puede ser un equipo o grupo), el indicador y el área con la que se relaciona. Si es posible, también es bueno tener registrados los pasos de este proceso.

Vamos a hacer un ejemplo simplificado para un proceso de desarrollo de propuesta comercial que implica dos áreas, ventas y financieros.

- Paso 1 - Recibir demanda por un servicio o producto - Área de Ventas

- Paso 2 - Realizar reunión con cliente - Área de Ventas

- Paso 3 - Encuesta de necesidades del cliente - Área de ventas

- Paso 4 - Crear propuesta comercial con alcance, valor y plazo - Área de ventas

- Paso 5 - Analizar propuesta comercial - Área financiera

- Etapa 6 - Aprobar propuesta comercial y comunicar Ventas - Área Financiera

- Paso 7 - Si se aprueba: Entregue la propuesta al cliente / Si no se aprueba: rehaga el paso 4 - Área de ventas

Como he dicho, he intentado hacer un proceso simplificado, dependiendo de las características de su empresa puede entrar en detalles más grandes o más pequeños de acuerdo con la necesidad y la importancia del proceso.

  • Paso 2 - Seguimiento de los resultados relacionados

Para monitorear el resultado del desempeño de cada proceso, es importante definir los indicadores que mediremos. En el paso anterior hablamos de la importancia de tener la información del proceso registrada y conocida previamente. Los indicadores pueden ser de tres tipos. Tomemos algunos ejemplos, utilizando como modelo una fábrica de pasta artesanal:

control de producción excel

El indicador de un proceso de Compra de Material en el caso de nuestra fábrica debe ser del tipo Financiero, ya que así será posible medir la evolución mes a mes.

control de compras

Otro indicador, como el de Fabricación de masas, puede ser contabilizado a través de un valor numérico simple (500 unidades, 1000 unidades y etc).

Aprenda cómo optimizar los procesos con Excel 1

El último tipo de indicador que podemos tener es el porcentaje. En nuestro ejemplo de la fábrica de masar, el incremento mes a mes de las ventas puede ser contabilizado de esa manera.

Después de definir el indicador y el modo de contabilizar cada uno de ellos, ahora usted debe informar las metas específicas del proceso e informar los datos de lo que fue realizado, mensualmente. Este paso es importante para que usted haga el control efectivo del proceso.

rendimiento 5

Este es un ejemplo del proceso de “Fabricación de Pasta”, contado mes a mes.

  • Paso 5 - Análisis gráfico

Para que sus resultados sean aún más tangibles y la calidad de su análisis, debería ver la representación gráfica de los resultados de su proceso en un gráfico. En él podrás visualizar visualmente el resultado de tus procesos, qué está funcionando correctamente y qué hay que mejorar.

Aprenda cómo optimizar los procesos con Excel 2

El gráfico anterior es la representación de los números del proceso de "Fabricación de pasta" mostrados anteriormente.

Si está utilizando nuestra hoja de cálculo, también puede ver los gráficos de todos los procesos en la misma pantalla.

rendimiento 7

  • Paso 6 - Optimización de Procesos

Por último, si ha seguido todos los pasos hasta ahora, es fácil entender dónde optimizar su proceso, ya que basta con revisar su meta, el resultado realizado y lo que usted hizo para llegar a él.

Por ejemplo, en el proceso de “Elaboración de masa”, puede volver a visitar todas las etapas del flujo y comprender en qué etapa se encuentra el cuello de botella de producción. Al final, simplemente optimice su proceso implementando los cambios necesarios después de analizar lo que realmente sucedió para que no se logre el objetivo.

planilla de asignación de procesos

La herramienta adecuada para optimizar procesos con Excel

Vea cómo es más fácil planificar, acompañar y optimizar los procesos utilizados en su empresa, usando una herramienta apropiada. ¿Te gustó la hoja de cálculo? Entonces adquiere ella ahora mismo!

Hojas de trabajo en Excel

DEJA UNA RESPUESTA

Por favor, escriba su comentario
Por favor, introduzca su nombre