Cómo hacer el control de tareas de sus empleados

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Control de Tareas de los Funcionarios - Actividades a hacer
Hojas de trabajo en Excel

En este artículo hablaremos sobre:

Los primeros pasos del control de tareas de sus empleados

Uno de los indicadores más complicados de medir y acompañar es la capacidad productiva de sus empleados, de un equipo e incluso de su empresa como un todo. Digo esto porque es importante controlar actividades operativas, pero esa no puede ser una actividad aburrida o que retire tiempo de su equipo.

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En mi opinión la mejor manera de acompañar es con el control de tareas de sus empleados. Para hacer este seguimiento de forma bien hecha, es necesario comenzar con el registro de algunas informaciones esenciales:

  • de los cuales son funcionarios
  • de qué cargos ocupan
  • de los equipos que forman parte
  • y de las horas disponibles por día de la semana

Esta va a ser la forma más simple de conseguir el seguimiento de los resultados de las actividades desarrolladas por toda su empresa y, como ya he dicho, la idea aquí es saber si usted está aprovechando la capacidad productiva de un empleado, un equipo o su empresa al máximo .

Ver como queda el registro de esos campos en nuestra hoja de control de tareas:

Control de Tareas - Registro de Empleados

Ahora que ya tiene los datos e información esencial sobre su negocio y empleados, podemos partir para el control propiamente dicho de las tareas.

Haga el control de tareas planificadas y realizadas

El control de tareas siempre tendrá tres pasos principales:

  • Planificación
  • Ejecución
  • Acompañamiento

En la planificación, usted define exactamente todo lo que necesita ser realizado, definiendo el nombre de la tarea, detalle (si es necesario), empleado responsable, fecha de inicio y fin de la actividad.

Durante la ejecución, puede hacer el control de las horas asignadas. Manténgase atento para no tener actividades muy largas. En nuestra planilla de control de tareas, permitimos el registro con plazo máximo de dos meses, más que eso indicamos que la tarea sea repensada.

Un ejemplo simple puede ser una actividad de marketing, en este caso, Roberto Silva, un pasante de marketing, necesita llamar a los socios de la empresa y comenzar a negociar patrocinios en un evento. Esta tarea está programada para comenzar el 24/03 y finalizar el 25/03. Vea cómo se ve la tabla de seguimiento.

Control de Tareas - Lanzamientos

Ahora, en el tercer paso, el de acompañamiento, basta llenar el status de cada una de las tareas. En nuestra hoja de cálculo permitimos 4 opciones diferentes:

  • No Iniciada
  • Atrasada
  • Concluida en el plazo
  • Completado con retraso

Si la tarea está en curso, dejamos el campo en blanco.

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Acompañe los informes de control de tareas

Ahora, suponiendo que usted ha hecho un acopado y control de las tareas de manera bien hecha, le quedará pendiente el índice de productividad y los detalles de los informes en diferentes niveles. Hay tres controles principales que me parece importante:

  • Análisis general
  • Análisis por equipo
  • Análisis individual

Ahora, cuál de estos análisis va a ser más relevante para su negocio dependerá de su enfoque. Normalmente me gusta acompañar las tres dimensiones. Ver como:

1. Análisis general

Me gusta empezar con el análisis más general posible para ir profundizando en las áreas y empleados que más necesitan atención. Para hacer el seguimiento de la empresa entera basta con seguir algunos pasos de nuestra hoja de control de tareas:

  • Seleccione el mes
  • Vea el índice de productividad general de todos los empleados de su empresa
  • Vea cuál es su equipo más y menos productivo
  • Vea cuáles son sus 5 empleados más y menos productivos

Control de Tareas - Análisis General

De acuerdo con el resultado mostrado, vale la pena profundizar en los indicadores e informaciones de sus equipos. Tanto para los casos buenos (para analizar los factores que motivan y hacen que tengan buen desempeño), cuanto en los casos de productividad baja (para analizar lo que hace que el desempeño esté por debajo de la media).

LUZ Hojas de Trabajo Empresariales

2. Análisis por equipo

Al entrar en el nivel de detalle de los equipos, una vez más, en nuestra hoja de control de tareas, bastará hacer una selección (en ese caso, del equipo a ser analizada) para ver todos los empleados y tareas registradas y su respectivo status.

Control de Tareas - Análisis por Equipo

Este tipo de análisis puede ayudar a entender si el problema está en sus analistas y ejecutores de actividades o en los gerentes, que tiene una función de control, motivación y seguimiento mayor.

En el ejemplo anterior, fácilmente se da cuenta de que Pablo es el único empleado que tiene una tarea atrasada, mientras que los demás han concluido sus actividades dentro del plazo. Valeria la pena identificar una cantidad mayor de actividades, así como el rendimiento mes a mes para entender si ese es un patrón o un caso aislado.

3. Análisis individual

Este es un análisis con un mayor nivel de detalle. Este es un momento excelente para que los gestores tengan un registro de las horas totales disponibles en un determinado mes, cuántas horas fueron asignadas con actividades de la empresa y si es posible aprovechar mejor la capacidad productiva de ese empleado. Vea cómo queda el resultado en la hoja de cálculo después de la elección de un mes y de un profesional:

Control de Tareas - Análisis de Empleados

Además del análisis de horas sobrantes o ocupadas, así como lo hicimos en el análisis general y por equipos, vamos a ver el índice de productividad de ese empleado. Ver que usted puede ver el indicador variando de 0% (cero) a 100% y también las tareas entregadas en el plazo y las que quedaron fuera del plazo.

Control de Tareas - Índice de Productividad

Este análisis puede ayudarle a planear nuevas tareas para meses futuros, sobre todo si tiene tareas recurrentes, puede reorganizar el tiempo disponible para cada elemento.

Planilla de Control de Tareas

Si su intención es controlar tareas, actividades, planes de acción o directrices operativas en el día a día de su negocio, vale la pena conocer la hoja de control de tareas que te ayudará a organizar todo esto y entender desde la disponibilidad de tiempo de tus empleados hasta las actividades que se entregaron en el plazo y las que tuvieron algún tipo de retraso.

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Hojas de trabajo en Excel

6 COMENTARIOS

  1. Buenos días y gracias por el artículo 🙂 También tengo un consejo 🙂 para organizar tareas con mi equipo, suelo usar kanbantool.com. Agrupa y ordena todas las tareas que tengo y me ayuda a controlar mi día a día profesional. Por eso mi vida privada también va bien 🙂
    Recomendar y desear salud a todos nos

  2. Genial, cuando aprendí a usarlo, fue muy útil, pero el plan gratuito está limitado a 50 Ro por mes

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