Cómo calcular el inventario de seguridad de un producto en su control de inventario

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Cómo calcular el inventario de seguridad de un producto en su control de inventario
Hojas de trabajo en Excel

En este artículo hablaremos sobre:

En el vídeo abajo resumimos ese post de manera fácil. Si desea el contenido de forma más rápida, es sólo ver!

Qué es el inventario de seguridad o stock mínimo

Valores es la cantidad de material o producto almacenado para uso futuro. En cada sector de la economía tendrá diferentes tipos de acciones, consulte:

  • Industria - Se pueden almacenar materias primas y productos terminados. Este es el caso de las industrias automotriz, textil y alimentaria.
  • Comercio - normalmente las mercancías y productos para reventa se almacenan antes de ser vendidos - es el caso de supermercados, tiendas de ropa y del comercio en general. Ellos reciben los productos acabados, almacenan y venden.
  • Servicios - almacenan materiales necesarios para la prestación de servicios - un buen ejemplo es el de compañías aéreas, que venden pasajes, pero que necesitan almacenar los elementos de alimentación que se ofrecen durante el vuelo.

Planilla de control de inventario

Ahora bien, sin importar el tipo de sector, es necesario hacer un control de este stock y, más que eso, entender cuál es la cantidad mínima necesaria de cada uno de ellos para evitar gastos innecesarios, no ocupar espacios que podrían estar destinados a otros productos o incluso para no dejar de vender por falta de stock.

Es en ese contexto que entra el conocimiento sobre stock de seguridad, también conocido como stock mínimo, que como el propio nombre ya dice, es la cantidad mínima de un determinado producto que usted necesita tener en stock para que no quede sin él en determinado momento.

Gráfico de stock mínimo

La lógica para entender el stock mínimo es simple. En el gráfico siguiente verá que el eje x (horizontal) corresponde al tiempo y que el eje y (vertical) corresponde a la cantidad en stock de determinado producto. Vamos a decir que estamos hablando aquí de una tienda de ropa y que ese sea el gráfico de stock mínimo de gorras. Vamos a ver algunos datos:

  • Máximo: 200 gorras
  • (Entallado): Blanco y negro
  • Stock de reserva: 100
  • Plazo de Abastecimiento: 5 días
  • Plazo de renovación: 8 días
  • Ventas diarias: 10 gorras

Vea cómo se verían estos datos en el gráfico:

gráfico de inventario de seguridad

Observe que en un mundo ideal y con ventas constantes, tendríamos el proceso repitiendo continuamente. A partir del momento de la primera recepción de 80 gorras, nuestra acción sobre 100, para 180 gorras. Después de 3 días (y vendiendo 30 gorras en ese período), alcanzamos 150 gorras, que es nuestro stock mínimo, también conocido como el punto de pedido. En este momento se solicita un nuevo envío a los proveedores.

Curva ABC Stock: ¿Qué es y para qué sirve?

Como el plazo de entrega es de 5 días (50 caps vendidas), ver que nuestro stock pasa de 150 a 100. En ese momento termina otro recambio y el stock vuelve a 180 caps. A partir de ese momento, en el gráfico, todo se repetirá con normalidad (en la vida real, sabemos que estas líneas no serían tan uniformes).

Sólo para aclarar algunos ítems que abordamos aquí arriba, vale entender que:

  • Plazo de Abastecimiento: es el tiempo de reposición de ítems entre el pedido realizado, la entrega, la recepción y los procedimientos finales para dejar el artículo disponible para uso o venta. También se conoce como lead time.
  • Stock máximo: variará según el espacio de almacenamiento disponible, el costo de tener el stock, la fecha de vencimiento y los cuidados especiales necesarios.

Fórmula de la acción de seguridad

Ahora que ya entendió todo lo que tenía que entender sobre el inventario de seguridad, vale la pena profundizar un poco más en su fórmula, ya que es ella que va a proporcionar el número de stock mínimo que va a utilizar en la práctica:

Acción de Seguridad = Demanda media (ventas) diaria x tiempo de entrega (en días)

Veamos un ejemplo para hacerlo más fácil. Suponiendo que tienes una franquicia de venta de pizzas y normalmente vendes un promedio de 100 pizzas al día. Normalmente, el tiempo de entrega de nuevos pedidos a su franquiciador es de 3 días. Solo con estos datos podemos calcular usando la fórmula.

Stock de seguridad = 100 x 3 = 300

Es decir, necesitas tener al menos 300 pizzas en stock. Cualquier cantidad igual o inferior a esto ya es un indicador de que necesita realizar un nuevo pedido para sus proveedores.

Cómo calcular el inventario de seguridad en la práctica

Después de ver toda la parte teórica, nada mejor que un poco de práctica para entender exactamente cómo se utilizará el concepto en tu día a día. Básicamente, cada vez que vaya a registrar un producto en una hoja de control de inventario, se recomienda encarecidamente que tenga la función de control de stock de seguridad o stock mínimo. En el siguiente ejemplo, tenemos una tienda de materiales de construcción y una columna para insertar la cantidad mínima (ideal) de cada artículo.

stock de seguridad - stock mínimo - registro de productos

Como ya he dicho, para llegar a ese cálculo es necesario entender 2 factores fundamentales:

  • Tiempo de entrega de nuevas mercancías por proveedores
  • Demanda diaria aproximada por el producto en cuestión

Vamos a entender por qué colocé 1000 como stock mínimo de mi primer artículo registrado, los clavos:

Curva ABC Stock: ¿Qué es y para qué sirve?

  • Cantidad de ventas diarias de clavos = 250
  • Tiempo de entrega de nuevos clavos después de la solicitud hecha al proveedor = 4 días
  • Stock de seguridad = 250 x 4 = 1000 clavos

El proceso es bastante simple, pero cuando usted tiene una cantidad grande de elementos en stock, el trabajo puede ser grande y venir acompañado de errores y es justamente por lo que debe hacerse de forma automatizada. Usted no necesita hacer cálculos todo el tiempo, simplemente echar un vistazo a su hoja de control de inventario para saber qué ítems están por debajo del stock mínimo:

Cómo calcular el inventario de seguridad de un producto en su control de inventario

En nuestro ejemplo son sólo 5 elementos, pero imagine analizar 1.000 o 50.000 elementos diariamente para ver la necesidad de realizar nuevas solicitudes. Otro punto importante del análisis de inventario de seguridad es si el aprovisionamiento de un producto específico está sucediendo correctamente. Es por eso que en algunos momentos va a tener sentido tener un análisis individual:

stock de seguridad - stock mínimo - análisis individual de inventario

En estos análisis más detallados que suele encontrar errores de pedido o de algún proceso mal hecho en relación a su control de stocks. En nuestro ejemplo anterior, vemos un análisis de los pedidos hechos para martillos. El problema es que la acción de seguridad de martillos es 20 y a lo largo del año no hubo salidas de stock de él. Por lo tanto, las solicitudes de abril y junio no deberían haberse realizado.

Un breve análisis ya proporciona este tipo de información e insight para quienes utilizan una hoja de control de stocks con las principales funcionalidades necesarias para una gestión completa de sus suministros, desde el stock hasta los pedidos realizados por nuevos productos.

Para cerrar, siempre debe tener un análisis visual de su control de inventario de seguridad, identificando el porcentaje de sus productos que están por debajo del margen mínimo:

Gráfico de análisis de inventario de seguridad total

¿Cómo controlas tu stock de seguridad?

Algunos de los beneficios de quienes ya controlan el stock de seguridad son:

  • No quedarse sin un producto determinado por falta de inventario
  • Cumplimiento de plazos de entrega para clientes, sin problemas por haber terminado algún artículo
  • Flujo de producción o de ventas continua
  • Área de inventario ocupada de manera equilibrada
  • Evita compras urgentes (ya veces más caras)

Planilla de control de inventario

¿Utiliza el stock de seguridad en su vida diaria? ¿Qué método utiliza para mantener siempre los niveles de existencias por debajo del máximo y por encima del mínimo? Comparta los comentarios y si necesita ayuda, no olvide revisar nuestra hoja de cálculo de control de inventario.

Hojas de trabajo en Excel

7 COMENTARIOS

  1. ¡Buen día! ¿El stock mínimo no es igual al stock de reserva y al stock medio - consumo durante un período de tiempo? En su ejemplo, el stock promedio es = stock promedio.

  2. ¡Buen día! En el ejemplo de stock mínimo = stock promedio, pero ¿no sería el stock mínimo el stock de reserva? ¿Qué pasa con el consumo promedio de existencias durante un período de tiempo?

  3. Eigentlich ist es ein Artikel, der automatisch übersetzt wird. ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

  4. En ese caso siempre es posible que usted trabaje con niveles de stock más pequeños, que consecuentemente pueden traer un riesgo mayor de quedarse sin producto / materia prima en determinado momento

  5. ¡Hola
    No me sentía cómodo con el cálculo del stock de seguridad. Va a cargar mucho el capital empleado.

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