Cómo crear una disciplina de control de inventario

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Hojas de trabajo en Excel

En este artículo hablaremos sobre:

Controlar stock es importante y nadie duda, pero ...

Al mismo tiempo que todo el mundo cree que el control de inventarios es realmente importante para sus empresas, es común ver una falta de organización general en relación a la falta de disciplina para hacer esa gestión de forma cotidiana.

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Ya hablamos sobre el tema en algunos puestos como en el artículo de introducción al control de inventario o en el de 3 metodologías sobre control de inventariopero hoy mi objetivo más grande es mostrar algunos consejos que si se siguen pueden evitar que tenga grandes pérdidas relacionadas con su control de productos o elementos almacenados.

Cómo crear y mantener una disciplina de control de inventario

La verdad es que no hay mucho misterio para crear y mantener una buena disciplina de control de inventario. Vamos a ver algunos consejos que pueden ser la diferencia entre un buen control y la desorganización total:

  • Sugerencia 1 - Contrate a un empleado para controlar el inventario

La cuenta que usted necesita para saber si es necesario un empleado es bastante simple. Vea la cantidad de desperdicio o de oportunidades perdidas por falta de acción ocurren a lo largo de un mes. Si ese número es mayor que el del salario (y normalmente es), vale la pena tener un responsable de esa función.

Este funcionario se asegurará de que las nuevas solicitudes se realicen siempre que un elemento del stock alcance su stock mínimo, estará atento a la validez de productos perecederos (muy común en supermercados y farmacias) y siempre tendrá informes con información de la cantidad en stock.

Curva ABC Stock: ¿Qué es y para qué sirve?

Obviamente, esta sugerencia dependerá directamente del tamaño de su empresa y de su inventario. Si su empresa es muy pequeña es muy probable que esta actividad sea una responsabilidad suya o que alguien acumule esa función con otras.

  • Sugerencia 2 - Asegúrese de que esta persona es de confianza y tenga metas

No es inusual oír casos de robos o de accidentes en existencias. Normalmente esto ocurre por la falta de control y de incentivos (salario bueno, bono o reconocimiento) de quien está en esa posición.

Para evitar este tipo de situación vale la pena tener personas reconocidas por la honestidad e implicación con la empresa. Además, otra táctica bien legal es el incentivo positivo con respecto a las metas de control del stock, que son un buen incentivo para que esa persona tenga un cuidado aún mayor con su stock.

Hasta ahora usted ya tiene una persona para cuidar de su inventario y tiene metas para ello, pero todavía falta una rutina de control.

  • Sugerencia 3 - Haga la contabilización de su inventario

Para llegar a esa organización es importante tener un control periódico de la cantidad de ítems en inventario, de los cuales están con plazo de validez para vencer o con stock de seguridad debajo de lo deseado. Todo esto va a propiciar que usted no pierda dinero por una mala gestión de stocks.

Control de stocks - Inventario

Un ejemplo muy legal de cómo la contabilización del inventario puede ayudar a los gestores, fue con un antiguo cliente de LUZ dueño de un taller mecánico. Básicamente este taller tenía un proceso bien organizado, una buena cantidad de clientes y una receta cada vez mayor. El problema relatado por nuestro cliente era que todo final de mes no sobraba casi nada, o sea, la empresa no era lucrativa.

En un rápido análisis nos dimos cuenta de que tenía más de 1 millón en stock de productos y equipos que ni siquiera se utilizaban en el día a día del taller.

  • Sugerencia 4 - Tenga controles periódicos

Sólo hacer esta contabilización una vez al año no es suficiente, por lo que defina una periodicidad de análisis de acuerdo con la disponibilidad de personal y el tamaño de stock que tiene. Con nuestra hoja de control de stocks usted puede ver su stock mes a mes y tomar decisiones a partir de ese análisis:

Control de stocks - gráficos

  • Sugerencia 5 - Tenga una forma de organizar su proceso

Para cerrar la disciplina de control de stock con llave de oro es muy importante tener un proceso de entrada y salida de productos o materiales. Es justamente esta organización de forma práctica y sencilla que le permitirá que usted o el responsable del sector tenga siempre un buen desempeño y no olvide nada.

Curva ABC Stock: ¿Qué es y para qué sirve?

Un error común relacionado con estos procesos es la entrada o salida de productos o materiales del stock sin actualizar (dar baja) en el sistema / hoja de cálculo. Con eso, puede parecer que ocurrieron pérdidas cuando en realidad está todo normalizado o lo opuesto. Con una persona responsable este proceso es más fácil, pero si es sólo tú mismo, intenta mantener una buena rutina de control y organización de tu acción.

Sugerencia 6 - Tenga una herramienta

Todo lo que he hablado hasta ahora es esencial, pero si usted va a hacer ese control en el papel va a terminar quedando loco o errando en los registros. Por lo que recomiendo una buena hoja de control de inventario para evitar el máximo de errores básicos.

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