6 Consejos para mejorar la gestión de proyectos internos de una empresa

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Proyectos Internos - Cronograma Completo
Hojas de trabajo en Excel

¿Qué ver en este artículo?

¿Qué son los proyectos internos?

Un proyecto es un conjunto de actividades que una persona o un equipo realiza para solucionar un problema o mejorar un proceso. La diferencia de un proyecto para un servicio es que, generalmente, el servicio es tabulado, mientras que el proyecto se piensa para la situación específica en cuestión.

Los proyectos tienen un alcance personalizado, cronograma, estructura de costos, recursos humanos, entre otros factores. Es prácticamente imposible realizar dos proyectos iguales, aunque sus objetivos sean muy similares.

Es muy común conectar el término "Gestión de Proyectos"A empresas de consultoría, en las que trataríamos de proyectos externos, es decir, de la empresa a un cliente externo. Esto ocurre debido al profesionalismo con el que estas empresas planean sus proyectos. Como el cliente es externo, no hay espacio para errores.

En cambio, los proyectos internos, en los que el cliente es interno (de la propia empresa), se llevan a cabo sin mucha profesionalidad por la falta de planificación. A menudo, el propietario de la empresa ni siquiera cree que está iniciando un proyecto interno cuando solicita algo.

como hacer gestión de proyectos

Frases como "vamos a implementar un sistema financiero" o "necesitamos contratar a dos personas para el equipo de ventas" configuran el inicio de proyectos internos. Los proyectos como estos parecen ser poco costosos, pero no lo son. Además de poder consumir costos financieros (viajes, herramientas, tercerizados, etc), consumen horas de su equipo, que necesita dejar de enfocarse en otras actividades. Este costo implícito a menudo es el más grande y pasa desapercibido.

La cuestión es que para obtener eficiencia en proyectos internos, ellos necesitan ser planeados con la misma complejidad que las empresas de consultoría planean sus proyectos externos.

A continuación enumeramos 6 consejos para revolucionar la gestión de sus proyectos internos.

1 - Defina un objetivo y supervise el impacto

En algunos proyectos internos, el objetivo es un poco obvio, como en el ejemplo dado arriba: "necesitamos contratar a dos personas para el equipo de ventas". Si usted planea un proyecto para contratar 2 analistas comerciales, por ejemplo, el éxito es haber contratado al final del proyecto, el fracaso es fallar en eso.

Conozca los 5 grupos de procesos de gestión de proyectos

Pero también existen proyectos que no poseen objetivos obvios, como:

  • mejorar el ciclo de ventas
  • implementar metodología de evaluación de proveedores
  • reducir el tiempo medio de atención
  • reducir los costos de los intereses de financiación
  • mejorar la eficiencia de las cuentas a pagar

Aunque no es obvio, si un gestor está dispuesto a destacar un equipo para tocar los proyectos anteriores, es natural suponer que existe una expectativa de resultado. Esta debe ser cuantificada. Los siguientes son ejemplos de objetivos para los proyectos anteriores:

  • reducir en 5 días el plazo medio de negociaciones
  • pasar a tener 100% de las solicitudes de compra hechas con proveedores bien calificados
  • reducir tiempo medio de atención en 10 segundos
  • reducir en 20% los costos con intereses
  • reducir los retrasos en los pagos para 0 (cero)

A partir de ahí usted evalúa si los objetivos propuestos se pueden alcanzar y cómo. Para identificar los problemas que se van a mejorar, le recomendamos que utilice una Planilla de Diagnóstico Empresarial.

diagnóstico

2 - Haga el ámbito y el calendario completos

La segunda sugerencia para mejorar aún más su gestión de proyectos internos es montar un ámbito y un calendario completos. El ámbito es la estructura de lo que llamamos "entregables" de los proyectos: informes, hojas de trabajo, etc. La pregunta que usted debe hacer al definir el alcance es "cuáles son los productos que quiero que me entreguen a lo largo del proyecto?"

Proyectos Internos - Alcance Completo

El cronograma es el desmembramiento del ámbito en los paquetes de trabajo. En estos casos dividir el alcance en etapas y definir la duración de cada una y la cantidad de horas necesarias (al menos una expectativa) para la realización. Además, en esa parte usted necesita definir cuáles son los milestones que definen el inicio de un paso. Muchas etapas pueden ocurrir juntas, otras son dependientes.

Proyectos Internos - Cronograma Completo

Utilice una Planilla de Gestión de Proyectos para montar su calendario.

Paquete de Plantillas de Gestión de Proyectos

3 - Defina un encargado del proyecto

También es necesaria la elección de una persona para administrar el proyecto. Las funciones del gerente son:

  • montar el cronograma
  • asignar los recursos humanos
  • planificar y supervisar los costes
  • dar inicio en las tareas
  • cobrar y cerrar las tareas
  • revisar los entregables
  • informar a los clientes internos y directores
  • responder por el proyecto y hacer cambios de alcance, si es necesario

En empresas muy pequeñas, es natural que el cliente interno o el propio dueño de la empresa acabe acumulando la gestión de los proyectos. Por cuestiones de mejores prácticas, no recomendamos. Las ganancias de profesionalismo y productividad en la creación de la figura del Gerente de Proyectos son muy interesantes.

Proyectos Internos - Gerente de Proyectos

Esta va a ser la persona que se comunicará con los diferentes brazos de la empresa y organizará y priorizará los proyectos, además de cumplir las actividades arriba.

como hacer gestión de proyectos

4 - Realizar la asignación a partir de competencias

Un error muy cometido en la gestión de proyectos internos es entregarlo al 100% al área responsable de la empresa sin aprovechar la sinergia que aportarían los diferentes integrantes al equipo de proyecto. Por ejemplo, decides que vas a mejorar el proceso de ventas, pasas el proyecto al gerente de ventas y él pone solo a miembros del área de ventas en el equipo.

Sin embargo, hay una etapa en la que necesitará hacer una hoja de trabajo más elaborada y el más cualificado en excel en la empresa está en el financiero. ¿No sería justo negociar la participación de esta persona en el proyecto aumentando la productividad, aumentando la visión holística de los miembros de la empresa y promoviendo interacción?

Monitoree las competencias de su empresa con una Plantilla de Evaluación de Desempeño por Competencias, pero usted puede hacer las asignaciones en la propia Planilla de Gestión de Proyectos.

Proyectos Internos - AsignacionesPaquete de Plantillas de Gestión de Proyectos

5 - Monitoree costos, incluso los de hombre-hora

Todo proyecto genera costos financieros: viajes, materiales, equipos, sistemas, reuniones, almuerzos, tercerizados, etc. Estos costos deben ser presupuestados junto con los pasos y monitoreados después del inicio del proyecto. Después del final del mismo, la empresa puede hacer una actividad de lecciones aprendidas y evaluar si los beneficios del proyecto compensaron los costos, previniendo errores en proyectos futuros.

Proyectos Internos - Costes

En el caso de los proyectos internos, hay también el costo de oportunidad, que está implícito en el mismo. Cuando se inicia un proyecto interno, está asignando horas de su equipo en el mismo. Este equipo está dejando de hacer otras cosas para enfocar en el proyecto. Esto es un costo de oportunidad.

Si desea hacer un ejercicio que le muestre el costo total de su proyecto, calcule el costo por hora de cada empleado y multiplique por las horas que cada uno asignó al proyecto. Por ejemplo, vamos a decir que ha utilizado los siguientes miembros en el proyecto:

  • Gerente Comercial - salario R $ 6.000 - 160 horas trabajadas por mes - hora hombre: R $ 37,50
  • Analista Comercial - salario R $ 3.000 - 160 horas trabajadas por mes - hora hombre: R $ 18,75
  • Analista financiero - salario R $ 3.500 - 160 horas trabajadas por mes - hora hombre: R $ 21,88

Si cada uno utilizó 20 horas en el proyecto, el cálculo final es:

37,50 x XNXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Sumados a los costos financieros de su proyecto, usted encontrará exactamente cuánto le costó a su empresa hacer ese proyecto. Por otra parte, esta es una actividad que se puede hacer antes de comenzar el proyecto, en el intento de entender si los beneficios compensarán los costos y las asignaciones.

como hacer gestión de proyectos

6 - Realizar reuniones de seguimiento

Por último, pero no menos importante, haga reuniones de seguimiento. ¿Qué serían ellas? Reuniones semanales en las que usted puede entender la situación actual de cada proyecto de la empresa. Si la empresa es grande, intente reunirse con los gerentes. Si es pequeña, elija una persona de cada proyecto para participar y reportar.

Defina posibles cambios de alcance en esas reuniones y trace planes para cumplir plazos y costos.

Hojas de trabajo en Excel

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