Cómo elaborar un plan de cuentas para las empresas que venden productos

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Plan de cuentas para empresas de productos - plan de cuentas
Hojas de trabajo en Excel

En este artículo hablaremos sobre:

La creación de un plan de cuentas es el primer paso para organizar su flujo de caja y el área financiera en su conjunto. Independientemente del nivel de organización y los detalles que elija, es casi imposible tener un control financiero mínimamente decente sin un plan de cuentas.

¿Cuándo hacer el plan de cuentas?

Antes de realizar la implementación de un sistema o hoja de cálculo para el control financiero en el ámbito de la gestión de la empresa, es necesario estructurar un plan de cuentas. De esta forma, es posible organizar una forma lógica de analizar el flujo de fondos de la empresa, permitiendo así que un control se haga sobre los beneficios y los gastos reales del negocio.

Flujo de Caja Hoja

Imagine que usted tiene una librería con diferentes tipos de productos que van desde libros y revistas hasta juegos y DVDs. Sin un plan de cuentas organizado o usted tendría el análisis general de recetas o ultra detallado, viendo cuánto cada producto te generó de ingresos. En mi opinión, ninguna de las dos formas de analizar es la ideal. Creo que usted necesita ver los grupos de ingresos o gastos para poder tomar la decisión de la empresa de la mejor manera.

Vea un ejemplo del nivel de detalle por grupos utilizando un plan de cuentas en una empresa de productos:

Plan de cuentas para empresas de productos - DRE

De esa manera puedo identificar rápidamente que mis grupos de productos más importantes son libros, DVD y CD. Todos los demás tienen menos representación en mis ingresos totales.

¿Cómo hacer el plan de cuentas para una empresa de productos?

¿Quieres aprender a hacer el plan de cuentas? Compruebe el paso a paso siguiente:

1) Recetas

Entiende una cosa. El plan de cuentas, independientemente de si se hace para una empresa de productos o servicios, sirve para simplificar, entonces mi principal sugerencia aquí es de usted contener el ímpetu por el super detallado.

En ese caso, voy a usar nuestra el flujo de caja de hoja de cálculo para montar el plan de cuentas de una librería, pero este ejemplo podría ser utilizado para un taller mecánico, restaurante o cualquier otra empresa que venda productos (o incluso servicios).

Plan de cuentas para empresas de productos - librerías

Para los ingresos, como he dicho, el plan de cuentas debe categorizar el tipo de producto. No hay necesidad de especificar elemento a elemento. En nuestro caso, he utilizado los grupos de libros, ebooks, DVDs, CDs, juegos, juguetes y revistas. Si usted quisiera un nivel de detalle mayor, podría separar los libros por categorías, pero recuerde que esto va a generar una complejidad mayor en su control.

Por eso, para quien está empezando siempre sugiero hacer con pocos grupos y, después de entenderse con el plan de cuentas y con la hoja, ir haciendo una especificación mayor.

Flujo de Caja Hoja

2) Gastos directos

Siguiendo el orden natural de las cosas, entramos en los gastos directos. Como estamos hablando de una librería, puse como gastos vinculados directamente a los productos los gastos con proveedores.

Plan de cuentas para empresas de productos - gastos directos

Además de los proveedores, otros tipos de productos pueden tener costos directos más claros. Por ejemplo, un montador de vehículos puede tener varias piezas diferentes siendo contabilizadas como costos directos y un restaurante tendrá los ingredientes que componen un determinado plato en esa parte.

3) Margen de contribución

Como los valores informados (ingresos y gastos) es posible estimar el margen de contribución.

Plan de cuentas para empresas de productos - margen de contribución

No llega a ser una cuenta específica, pero como entrar en tu DRE (demostración de resultados del ejercicio) me pareció interesante mostrarte.

Flujo de Caja Hoja

4) Gastos fijos

Aquí se describen los gastos fijos de las empresas, por ejemplo, salarios con empleados, gastos operativos y con el marketing.

Plan de cuentas para las empresas de productos - gastos fijos

Un cuidado importante una vez más vuelve a la cuestión del detalle. Ya vi clientes de LUZ tratando de colocar un nivel de especificación muy grande con ítems como "salario del fulano" o "pro labore del sicrano". No recomiendo este enfoque, pues como ya he mencionado, esto genera una complejidad de análisis mucho mayor al final.

5) Beneficio / pérdida operativa

Este es otro elemento que no llega a ser una cuenta, sino que forma parte de sus resultados y muestra cómo algunas cuentas "interactúan entre sí". Es a través del beneficio / perjuicio operativo que el gestor puede analizar si su actividad es financieramente viable. Se deriva de la sustracción del valor procedente de los gastos fijos en relación al margen de contribución.

6) Resultados no operativos

Aunque están discriminados los ingresos y gastos del negocio, vale recordar que los ingresos y gastos no operacionales aún no se contabilizaron porque no forman parte de la operación del negocio en sí. Aquí usted tendrá el grupo con ingresos no operativos (financieros):

Plan de cuentas de empresas de productos - ingresos no operativos

y grupo de gastos no operativos (financieros):

Plan de cuentas para empresas de productos - gastos no operativos

A pesar de no entrar en el cálculo inicial, son importantes, porque si usted ha adquirido un préstamo con intereses altos podrá acompañar a través de ese grupo.

Flujo de Caja Hoja

XNXX) Ganancia / pérdida antes de impuestos

La ganancia / pérdida antes de impuestos muestra la situación real de la empresa. Se obtiene sumando o restando el resultado no operativo con el resultado operativo.

XNXX) Impuestos sobre el beneficio

Ahora se contabilizan todos los impuestos que tienen incidencia sobre la renta.

Plan de cuentas para empresas de productos - impuestos

9) Beneficio / pérdida neta

Por fin, usted tendrá su resultado final, el beneficio o la pérdida neta en su el flujo de caja de hoja de cálculo. Sí, esa es la línea más importante del plan de cuentas para los gestores, después de todo, representa si la empresa está realmente ganando o perdiendo dinero.

Plan de cuentas para empresas de productos: pérdidas o ganancias

¿Puedo usar el plan de cuentas en la industria y en el sector minorista?

¡Sí! Para una empresa que actúe en el área industrial y que tiene como objetivo vender sus productos, es necesario establecer ciertos criterios para el plan de cuentas gerenciales, determinando las clasificaciones que puedan realmente mostrar la viabilidad de producción de todos los ítems.

Ejemplo de Plan de Cuentas para una Industria de productos cosméticos

  • Recetas con Productos
    • Perfumes
    • Maquillaje
    • Dermocosméticos
    • Shampoo y acondicionador
    • Tinturas
  • Gastos de Productos
    • Embalaje
    • Recipientes
    • Propaganda específica de productos
    • Esencia
    • Colorantes
    • Comisiones
    • Etc.

Ver que fui un poco genérico para facilitar, pero en algunos casos valdría la pena discriminar un poco mejor con qué producto se utilizó cada uno de los elementos anteriores. Como los otros grupos en el plan de cuentas (gastos fijos, resultados financieros e impuestos) permanecen en todos los casos, dejaré solo estos 2 grupos más importantes para las industrias que venden productos.

Para el sector minorista, el plan de cuentas tendrá informaciones diversas sobre gastos e ingresos, sin embargo, el método de cálculo para obtener el beneficio / pérdida neta es el mismo.

Flujo de Caja Hoja

Ejemplo de plan de cuentas para una tienda minorista de electrodomésticos

  • Recetas con Productos
    • Cocina
    • Refrigeradores
    • Máquinas de Lavado
    • Acondicionadores de aire
    • Microondas
  • Gastos de Productos
    • Proveedor 1
    • Proveedor 2
    • Proveedor 3
    • Transporte (Envío)
    • Comisiones
    • Devoluciones

Cada gestor, por supuesto, debe montar su plan de cuentas según las características de su empresa. Se trata de una herramienta gerencial, donde existe total libertad para el formato, permitiendo un análisis crítico sobre el flujo de fondos para el mantenimiento de las actividades empresariales.

Herramientas con plan de cuentas listo para su uso

Aquí en LUZ, todas las hojas de cálculo de flujo de caja que utilizamos ya tienen un área diseñada para el plan de cuentas y se pueden usar tanto para empresas que venden productos como para empresas que venden servicios. Vea una lista de las principales hojas de cálculo:

Y usted, tiene alguna duda sobre cuál debería ser el plan de cuentas de su empresa? ¡Manda a la gente en los comentarios que va a ser un placer ayudar!

Flujo de Caja Hoja

Hojas de trabajo en Excel

5 COMENTARIOS

  1. Hola Arturo, la elección de cómo organizar el plan de cuentas puede variar, pero en su caso, yo seguiría dos caminos:
    1 - más simplificado - grupo 1 helado y grupo 2 congelado
    2 - más detallado - grupos para paletas heladas, ollas, pizzas, snacks, dulces, sortvetes
    Pero quien necesita responder lo que tiene más sentido es usted, de acuerdo con el llenado diario y organización de los lanzamientos de ventas

  2. Adquiri el producto Flujo de Caja 4.0 y ahora estoy necesitando orientación / consejos sobre cómo construir de manera eficiente el plan de cuentas gerenciales.
    Mi negocio es Helado y Congelados (Paletas, tarro de helado. Congelados: pizzas, capeletti, saladas, tartas dulces / saladas, mocotó, pan de queso, tortéi, ñoquis, etc…)

    se refiere,

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