Plan de Acción 5W2H: ¿qué es y cómo hacer el tuyo?

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Control de planes de acción con la herramienta 5W2H
Hojas de trabajo en Excel

O plan de acción 5W2H es una herramienta para simplificar la planificación de actividades. Puede ser utilizado en diversos contextos de la gestión empresarialnormalmente, en la transformación de los resultados de un la planificación estratégica en acción o en la gestión de proyectos, principalmente en el caso de empresas de consultoría y servicios.

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¿Qué ver en este artículo?

Para una empresa que anhela crecer de forma sana, es decir, a través de una buena planificación, la utilización de planes de acción 5W2H se hace necesaria, además de traer practicidad y organización al proceso de toma de decisión. Para entender mejor estas ventajas, en el artículo de hoy presentaremos esta herramienta para el control de los planes de acción de una empresa. ¿Vamos allá?

5w2h

¿Qué es el plan de acción 5W2H?

5W2H Definición

5W2H es una metodología de elaboración de planes de acción. A través de ella, se definen proyectos especificados a partir de la respuesta de 7 preguntas relacionadas con las letras "W" y "H": qué? (¿Qué?); ¿quién? (¿Quién?); ¿Cuándo? (¿Cuándo?); ¿dónde? (¿Dónde?); ¿por qué? (por qué?); ¿cómo? (As); ¿cuánto? (cuánto costará?).

Plan de acción 5w2h image

El 5W2H es, básicamente, una metodología para la definición y ejecución de actividades. Se utiliza cuando hay la necesidad de elaboración de un plan de acción. Sea un gran proyecto o una acción más simple, como la adquisición de una nueva computadora para la oficina. Con esta herramienta, la empresa evita que se definan las actividades y metas genéricas.

Por ejemplo, en lugar de definir en una reunión "comprar computadoras", se definirá de forma muy sencilla:

  • ¿Qué? Comprar una computadora
  • ¿Quién? Pablo, asistente administrativo
  • ¿Cuándo? La próxima semana
  • ¿Dónde? Por Internet, en el sitio de uno de los 3 proveedores previamente evaluados y calificados
  • ¿Por qué? Debido a la entrada de un nuevo colaborador en el área de marketing
  • ¿Cómo? Paulo validará las configuraciones con el área de tecnología, el presupuesto con el financiero y, utilizando la tarjeta corporativa designada, hará la compra para entrega antes de la vuelta del mes.
  • ¿Cuánto costará? El presupuesto definido por el financiero es de R $ 1.800.

El administrador que utiliza 5W2H sabe que necesita dividir cada objetivo en planes de acción. Y éstos deben seguir un manual de buenas prácticas para que se concreten. Muchas veces un plan de acción falla por no tener plazo o responsable. Los 5 "W" si los 2 "H" s se crearon justamente para evitar estos fallos.

Origen del Plan de Acción 5W2H

El concepto que originó el 5W2H es tan antiguo como probablemente la propia civilización. Él fue mucho tiempo asignado a Hermágoras de Tenemos, antiguo filósofo griego. Pero, recientemente, algunos estudios universidad americana de Sloan atribuyeron la teoría a Aristóteles. La verdad es que el concepto, que se ha mantenido siempre en evolución, es la base de la gestión de proyectos y recursos casi desde siempre.

Aunque el concepto no se ha empleado en aspectos de la gestión de empresas tan lejos, de forma involuntaria nos preguntamos por lo menos algunos de los 5 "W" si 2 "H" s antes de ejecutar pequeños proyectos.

El concepto se ha convertido en una herramienta de gestión en Japón, creada por profesionales de la industria automovilística, en los períodos de mayor evolución de la gestión de la calidad. El objetivo de su uso sería simplificar y formalizar la planificación de cualquier actividad.

Cómo hacer un plan de acción 5W2H?

O método del 5W2H garantiza que una simple lista de tareas sea ​​profundizada y definida de manera precisa y completa para que ninguna duda quede en el camino de la ejecución de lo que fue combinado. Hacer un plan de acción 5W2H es una actividad muy simple y bastante intuitiva, no siendo necesario ningún conocimiento previo en gestión estratégica o de la calidad.

Básicamente, la ejecución del 5W2H consiste en responder preguntas. Sí, eso mismo. Obtendrá su lista de actividades y, para cada ítem, responderá algunas preguntas clave, que originan el acrónimo 5W2H:

¿Qué se debe hacer? (LO)

Todo plan de acción debe tener una especificación. Algunos ejemplos: "prospectar patrocinios para el evento", "reformar la nueva filial", "montar el nuevo e-commerce".

¿Por qué esta acción debe ser realizada? (Por qué)

Toda acción necesita tener una razón. Una empresa no puede definir un plano sin algo mayor detrás. Por ejemplo: ¿por qué queremos prospectar patrocinios para el evento? Porque él necesita ser viable financieramente ". Este "W" ayuda al gestor a reflexionar sobre la actividad como un todo dentro de una jerarquía de prioridades.

¿Quién debe realizar la acción? (OMS)

Un plan de acción sin responsabilidad tiene pocas (o cero) posibilidades de ser completado. También no existe un equipo o grupo de personas responsables de la actividad. Al final de cuentas, es necesario tener un responsable absoluto, una persona, aunque haya otros involucrados en la ejecución.

¿Dónde se debe ejecutar la acción? (DONDE)

Puede tener una o varias ubicaciones. Va a depender de la tarea. La definición de este punto del plan ayudará a considerar el desplazamiento y sus costos en el plazo y en el presupuesto.

¿Cuándo debe realizarse la acción? (Cuando)

Fecha de inicio y fecha de finalización esperados, considerando los riesgos del proyecto. El cumplimiento del cronograma debe ser una meta del plan de acción.

¿Cómo se debe realizar la acción? (HOW)

En este ítem, entra una especificación más detallada del plan de acción. Puede ser una ruptura de las actividades, fechas y responsables de cada una. Vamos a seguir utilizando el ejemplo de la prospección de patrocinios: "1. Definir las bandas de patrocinio y beneficios; 2. Asignar a los 100 mayores clientes de la empresa en el último año; 3. Conectar a 10 clientes por día; 4. Iniciar el flujo de negociación con los prospectos más calientes ".

¿Cuánto será el costo de la acción a realizar? (HOW MUCH)

Todo plan de acción debe tener un presupuesto. Puede ser general, pero lo más indicado es que se rompe en etapas.

No olvide guardar registros sobre sus planes 5W2H. una hoja de plan 5W2H puede ayudarle en este proceso.

Beneficios del 5W2H

Por ser una herramienta de uso simple, trayendo bastante objetividad para la ejecución de la acción, es extremadamente utilizada en áreas de gestión, como por ejemplo: Gestión de Proyectos, Elaboración de Planes de Negocio, La planificación estratégica.

Siendo así, a continuación, mostraremos un rápido ejemplo práctico de uso del 5W2H en la Planificación Estratégica. Siga!

5w2h

5W2H en el contexto de la planificación estratégica

La planificación estratégica puede describirse como la formulación de un plan formal con los objetivos a corto y largo plazo de una organización. Siendo así, es a través de este plan que las empresas planean sus acciones y cómo serán ejecutadas.

de las estrategias en la práctica con plan de acción 5w2h - ejecución

En este contexto, se vuelve muy ventajoso, debido a su simplicidad, utilizar la herramienta 5W2H para la planificación de esas acciones y su ejecución. Sin embargo, cuándo y cómo utilizarla? Es exactamente esta cuestión que presentaremos a continuación. ¡Compruebe!

tabla 5w2h

En este ejemplo utilizamos nuestra planilla de planificación estratégica y nuestra hoja de cálculo 5W2H.

¿Cuándo y cómo utilizar la herramienta 5W2H?

Cuando se utiliza 5W2H?

Como podemos concluir a través de la explicación del concepto y utilizada de herramienta, el 5W2H se utiliza cuando la empresa desea realizar tareas con más eficiencia y agilidad, aumentando así la productividad como un todo. Para hacer esta cuestión más clara, observe algunos ejemplos de actividades en las que se puede utilizar la herramienta 5W2H:

  • Aumentar la rentabilidad de una empresa
  • Aumentar la cartera de clientes de una empresa
  • Realizar la planificación de medios socias
  • Realizar la planificación de la reducción de costos de una empresa
  • Definir la estrategia de venta de una empresa
  • Planear el mantenimiento de equipos en una industria

Cómo utilizar 5W2H?

Para utilizar el 5W2H es interesante contar con la ayuda de una hoja de cálculo en Excel (o en algún programa de su preferencia). El 5W2H también se puede hacer en archivos de texto, o incluso en documentos impresos. Sin embargo, recuerde siempre guardar el registro en el Excel después.

Para hacerlo, tenga en mente el objetivo que desea alcanzar, las causas de ese objetivo y cómo realizar cada etapa, de forma correcta, para alcanzarlo. Se profundiza en cada elemento, para que el uso de la herramienta sea muy ventajoso.

Pero, ¿cómo hacer esa hoja de cálculo? A continuación, presentaremos un ejemplo práctico para hacer su uso más claro. ¿Vamos allá?

Ejemplo de Plan de Acción

Su empresa acaba de pasar por la planificación estratégica. Una de las principales metas definidas fue "Aumentar la facturación proveniente de canales en línea". En el propio plan estratégico, las actividades para el año actual se definieron.

Uno de los colaboradores observó que el sitio de la empresa estaba completamente desactualizado y sería necesario la elaboración de uno nuevo. El antiguo no permitía a los visitantes interesados ​​iniciar un contacto con el objetivo de la compra.

Plan de Acción 5W2H: ¿qué es y cómo hacer el tuyo?Plan de Acción 5W2H: ¿qué es y cómo hacer el tuyo?

En la figura anterior se muestra el plan de acción "Mejorar el sitio de la empresa". Los 5W2H de esta acción se detallan abajo. Siendo así, tenemos:

  • QUÉ: rehacer sitio web de la empresa
  • POR QUÉ: se encuentra desactualizado y la empresa desea aumentar la facturación en línea
  • OMS: Cláudia, del Área de Tecnología
  • CUANDO: de 21 / 01 a 18 / 03
  • DÓNDE: en la oficina
  • CÓMO: acciones detalladas en la imagen
  • HOW MUCH: costo de R $ 3.000,00

Monte su Plan de Acción

Usted ya debe haber percibido cómo es fácil transformar sus planes en acción con 5W2H. Aunque es un procedimiento de gestión simple, usted también debe haber visto que las ganancias que puede traer a su empresa son inestimables. ¡Ahora es arrastrar las mangas y empezar todavía hoy!

En este contexto de ganancia de tiempo y productividad, utilizar una hoja de cálculo puede ahorrar bastante tiempo y dar un salto gigantesco en su gestión. En LUZ, ya tenemos una hoja de trabajo lista para crear cientos de planes diferentes ya estructurados con informes y gráficos automáticos. Construya su plan de acción y mejore su gestión ahora mismo con nuestra Plantilla de Plan de Acción 5W2H! Usted puede probarlo gratuitamente.
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Más aplicaciones del plan de acción 5W2H:

Transforme estrategia en práctica con 5W2H - muchos gestores fallan en transformar sus planes estratégicos en acción. Este ejemplo ilustra justamente cómo evitar, transformando el resultado de su plan en acción.

Utilizando 5W2H en la gestión financiera - para mostrar que la herramienta 5W2H puede ser utilizada en cualquier área de la empresa, montamos un ejemplo exclusivo de su uso en la gestión financiera.

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