Gestión de Proyectos: ¿qué es y cómo hacer?

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Hojas de trabajo en Excel

Administración de proyectos ou Gestión de Proyectos es un conjunto de mejores prácticas para la planificación y la ejecución de proyectos, considerando principalmente alcance, cronograma, costos y calidad. Un proyecto es un encadenamiento de actividades planificadas para alcanzar un resultado específico.

Ver este artículo:

Planilla de Gestión de Proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

Digamos que usted quiere alcanzar un resultado o hacer una gran acción. Por ejemplo, la realización de un gran evento. De cara, usted tiene dificultades para imaginar cuántas actividades, recursos financieros y humanos serán necesarios para realizar el evento en la fecha correcta.

Para que ocurra y sea un éxito, usted necesitará planificar un proyecto.

Un proyecto tiene algunas características exclusivas (otras no) que sirven para definirlo. La principal es su carácter temporal. Él siempre tendrá comienzo y fin. De esta manera, pensando en mis actividades cotidianas, no puedo considerar "cepillarse los dientes todos los días" como un proyecto. Sin embargo, si quiero hacer una obra en la cocina, puedo considerarla un proyecto.

Otra característica de un proyecto es suyo alcance. La gente suele pensar en proyectos como la unión de actividades, pero éstas son la jerarquía más baja del ámbito. Un proyecto tiene siempre un gran objetivo. Por debajo de él están los entregables, del inglés entregables. Son las entregas que se harán para llegar al gran objetivo. Cada entrega se compone de actividades.

Parece complejo, pero a medida que evolucionas en la lectura, te prometo que va a ser cada vez más simple. 🙂

Planilla de Gestión de Proyectos

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

Este es el tipo de pregunta que, en particular, me gusta responder con nuevas preguntas. Vamos a pensar juntos en la construcción de un puente. ¿Cuál de las dos situaciones abajo usted cree que tiene más posibilidades de funcionar?

  1. La gente junta una galera de un lado del río y otra del otro lado. Alguien da un tiro a la tapa y ambos lados comienzan a construir hasta que el puente esté listo.
  2. Contratamos a un gerente de proyectos experimentado. Él pensará en todos los recursos necesarios para construir el puente: personas necesarias para la ejecución de las diferentes tareas, costos, materiales y licencias técnicas y ambientales exigidas. También piensa en riesgos del proyecto y posibles soluciones. Después de la planificación minuciosa, el puente se construye.

Gestión de Proyectos: ¿qué es y cómo hacer? - proyecto que salió mal

Si el escenario ilustrado en la situación "1" llega a la imagen anterior, creo que podemos decir que llegó hasta más lejos de lo esperado. 🙂

Creo que este tipo de problema ilustra la importancia de la gestión de proyectos.

Problemas complejos requieren soluciones bien planificadas y con gran capacidad de ejecución

Las empresas ganan mucho entrenando a sus colaboradores en conocimiento de gestión de proyectos. No necesariamente ellos pasar a hacer una planificación formal para cada pequeña realización, hasta porque eso también burocratizaría a la empresa. Pero ellos pasar a tener la esencia de la gestión de proyectos enraizada en sus acciones.

Este nuevo mentalidad es pensar en la jerarquización de actividades, en la asignación de personas según competencias, en la gestión de costos y riesgos y, principalmente, en reportología. Un equipo que sabe manejar proyectos se vuelve especialista en resolver problemas de forma personalizada y reduce sustancialmente el nivel de preocupación de sus gestores.

Planilla de Gestión de Proyectos

Instituciones de gestión de proyectos

La principal institución vinculada a la gestión de proyectos en el mundo es PMI (Project Management Institute). Ellos son responsables de PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que sería básicamente el conjunto de técnicas sobre gestión de proyectos según el PMI.

El PMI posee sedes en diversos países en el mundo y ofrece diversas certificaciones relacionadas con la gestión de proyectos. Para quien quiere llevar la carrera un escalón arriba en esa modalidad, es interesante informarse más sobre estos tipos de certificación.

Existen otras instituciones directa o indirectamente vinculadas a la gestión de proyectos que ofrecen certificaciones en métodos relacionados al tema:

Entiende el PMBOK

Como se dice más arriba, el PMBOK (Libro de Conocimiento de Gestión de Proyectos) es el manuscrito que une las mejores prácticas dentro de las áreas de conocimiento en gestión de proyectos.

Si usted tiene interés en ser uno gerente de proyectos, o al menos entender sus prácticas, el PMBOK es el mejor camino para empezar. A continuación explicaremos las 9 gestiones abordadas por el libro.

Gestión de Proyectos: ¿qué es y cómo hacer?

El alcance de un proyecto

El alcance del proyecto sería la estructura de entregables del mismo. En otras palabras, ¿cuáles serían las entregas que deberán hacerse para que el proyecto llegue al objetivo final?

Gestión de Proyectos: ¿qué es y cómo hacer? - Alcance

La imagen anterior es una representación EAP (Estructura Analítica de Proyecto). Vamos a explicarla a través de un proyecto de elaboración de plan de negocios.

Las "Fases", en ese caso, serían las entregas intermedias del proyecto, por ejemplo: informe de análisis de mercado, informe de planificación estratégica, informe de plan de marketing e informe de estudio de viabilidad económica.

Las "subfases" serían las macro-actividades necesarias para la elaboración de los entregables. Dentro del informe de análisis de mercado, por ejemplo, el gerente del proyecto podría pensar en el Estudio de la Competencia, en la elaboración del Análisis SWOT y en la investigación de Benchmarks.

Por último, los "Paquetes de Trabajo" serían las actividades necesarias para formar las Subfases y así sucesivamente.

Bastante simple, pero entregando el proyecto roto así, y validando cada entrega, la alineación entre el cliente y el encargado de proyectos será mayor. Garantía de un mejor resultado final.

Planilla de Gestión de Proyectos

El cronograma de un proyecto

O calendario no es más que el plazo detallado del proyecto. Debe contener toda la estructura del proyecto - entregables, actividades y sus responsables - y se debe asignar una fecha de inicio y una fecha final para cada actividad.

El gerente de proyecto deberá atender también a qué actividades se pueden iniciar concomitantemente, sin sobrecargar al equipo. Y cuáles son las actividades que siguen una cierta jerarquía, o mejor, necesitan esperar otras actividades terminar para comenzar. Generalmente esto ocurre por sobrecarga del equipo o por el hecho de que estas actividades dependen de datos recogidos en sus predecesoras.

La forma correcta de montar un calendario es ir desde el micro a la macro. Comenzar estipulando la jerarquía y el plazo de cada actividad. A continuación, ver el plazo completo del proyecto, de cada entregable, con fecha de inicio y fecha de término.

O calendario de un proyecto generalmente está representado por un gráfico de gantt:

Aprenda a crear y controlar cronogramas en la gestión de proyectos

Gestión de Costos en la Gestión de Proyectos

Cada etapa tendrá costos involucrados y esta planificación deberá ser hecha antes del inicio del proyecto. Independiente de ser uno proyecto interno (dentro de la empresa) o externo (para un cliente), va a interferir en la decisión de ejecutarlo o no. En el caso de los externos, incluso, el precio del proyecto se modificará a partir de su estructura de costes.

Algunos ejemplos de costos que inciden en los proyectos:

  • Desplazamientos - viajes, alimentaciones
  • Adquisiciones y alquileres - software, máquinas, vehículos
  • - Contratación - tercerizados, mano de obra específica
  • - Insumos - materiales, proveedores
  • Servicios - traducciones, otras consultorías y asesorías

Ver también: Cómo gestionar los costos en la gestión de proyectos

Planilla de Gestión de Proyectos

Gestión de la calidad en la gestión de proyectos

Un proyecto sólo tendrá éxito si cumple los requisitos especificados por el equipo y el cliente. De nada sirve llegar al final si el cliente no está satisfecho o si él dio perjuicio, sólo citando dos ejemplos.

La gestión de la calidad de un proyecto consiste en crear estas especificaciones y medirlas para entender si el proyecto está teniendo éxito o no.

Algunos ejemplos de requisitos simples que se pueden utilizar como criterios de calidad de un proyecto:

  • Cumplimiento de plazos
  • Cumplimiento de costes
  • Consumo de recursos
  • Satisfacción del cliente - medida a través de la investigación
  • Cantidad y Satisfacción del público o de los usuarios - si pensamos en un evento o en un lanzamiento
  • Contaminación generada
  • Beneficios obtenidos para la región
  • Inversiones captadas

Ver también: Todo sobre Gestión de la Calidad

Planilla de Gestión de Proyectos

Gestión de Stakeholders

Los stakeholders son las personas involucradas en el proyecto. No sólo las personas asignadas en el equipo, sino todas las personas afectadas por el proyecto: clientes, proveedores, patrocinadores y todas las personas que sufren una influencia positiva o negativa del progreso y la finalización del proyecto.

Por ejemplo, volviendo al "proyecto" de hacer una obra en mi cocina. No necesariamente mi familia participará en el proyecto, pero si la casa se quedara inhabitable por un tiempo, necesitaré tomar decisiones sobre ellos. Por lo tanto, ellos son stakeholders importantes. Puedo alojarlos en otro sitio, o tratar de hacer ajustes en el ámbito y la programación para que la casa se quede innecesaria menos tiempo.

Gestión de Proyectos: ¿qué es y cómo hacer? - obra en casa

El primer paso para hacer una buena gestión de los stakeholders es asignar el equipo del proyecto. Yo aconsejo que esto se haga sobre la base de competencias (técnicas o habilidades) y disponibilidad. Después de la asignación del equipo interno, el gerente debe hacer el mapeo de todos los stakeholders externos. A partir del mapeo, se decidirá si las acciones de gestión son necesarias o no.

Recordando que la asignación de personas en las actividades es fundamental para el éxito del proyecto, pues influencian no sólo en la calidad, pero también en el cronograma. Hay personas que hacen actividades más rápido que otras. Además, asignar más personas en un proyecto permitirá que tareas que no tengan relación jerárquica se hagan concomitantemente. Sin embargo, más personas representarían un costo mayor.

Al final, todo es cuestión de alineación con los clientes para entender lo que es más valorado por él: precio, plazo o calidad.

Conozca los 5 grupos de procesos de gestión de proyectos

Gestión de la comunicación en proyectos

La gestión de las comunicaciones dentro de un proyecto está muy relacionada con la gestión de los stakeholders. Se trata de planificar por adelantado los accesos y formatos de la comunicación y la reportología del proyecto. Por ejemplo, ¿cómo se comunicará el equipo del proyecto? ¿A través de correo electrónico o de una plataforma diferenciada? ¿Es necesario guardar el historial de estas comunicaciones?

Otra cuestión es jerarquizar las comunicaciones, definiendo quién tendrá acceso a cada canal ya cada nivel de información. El cliente, por ejemplo, debe estar al corriente de todo lo que sucede dentro del proyecto, excepto cuestiones internas del equipo. Y, para haber alineación, la periodicidad y formato de los informes deben ser definidos con antelación.

Otros interesados ​​no necesitará saber todo lo que ocurrirá en el proyecto, pero es importante definir cómo y cuánta información relevante para ellos será pasada.

Planilla de Gestión de Proyectos

Gestión de Riesgos en Proyectos

Todo proyecto está inherentemente expuesto a una serie de riesgos. O mejor, nosotros, como seres humanos, estamos expuestos a una serie de riesgos todos los días. Hay riesgos que son imposibles de prever, pero hay también algunos anticipables.

Cuando tengo una reunión importante temprano, me programa para salir antes del horario adecuado, pues sé que puede haber ocurrido algún accidente en el camino en el camino. Este es el tipo de gestión de riesgos que se debe realizar dentro de un proyecto.

El primer paso es crear una matriz de riesgos, cruzando la gravedad y la probabilidad. A partir de la matriz, el gerente del proyecto debe definir qué riesgos se apreciarán y sus posibles soluciones. Algunas posibilidades:

  • Retraso de un proveedor -> dejar más proveedores amartillados
  • Despido de un miembro del equipo -> crear un sistema de tareas por parejas
  • Retraso en una licencia gubernamental -> anticipación de otras etapas del proyecto
  • Reducción del presupuesto del cliente -> reducción programada del alcance

Gestión de Adquisiciones en Proyectos

El concepto de gestión de adquisiciones se confunde con el concepto de gestión de costos. Sin embargo, el último se trata sólo de los desembolsos financieros, mientras que el primero se trata del proceso en el que se darán las adquisiciones.

Hay recursos que se harán sin problemas burocráticos. Pero hay recursos que están insertados en un concepto de ventas complejas y, por lo tanto, necesitarán múltiples aprobaciones y diferentes rondas de negociación. Para que los recursos estén disponibles en el momento adecuado, es importante que este proceso se inicie con bastante antelación.

La gestión de adquisiciones también engloba autorizaciones y procedimientos relacionados con contrataciones del equipo y tercerizados, además de gestión de contratos y su vigencia. El proyecto se puede utilizar de un software cuya licencia se expirará durante el mismo. La adquisición de la renovación o de otro software debe ser planeada junto al proyecto.

Gestión de la integración

A gestión de la integración actúa sobre las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos, citadas arriba, además de la integración de los 5 grupos de procesos de gestión de proyectos:

  • iniciación
  • Planificación
  • Ejecución
  • Monitoreo y Control
  • Cierre

Conozca los 5 grupos de procesos de gestión de proyectos

En la gestión de integración, el gerente de proyectos actúa como principal agente. Los procedimientos que deben seguirse son:

  • Desarrollar términos de apertura - autoriza el inicio del proyecto o de fases internas
  • Desarrollar plan de gestión del proyecto - acciones necesarias para preparar e integrar planes auxiliares
  • Orientar y gestionar el trabajo del proyecto - realizar trabajo definido en el plan del proyecto para alcanzar los objetivos del proyecto.
  • Gestión del conocimiento del proyecto - mejora continua basada en lecciones aprendidas / gestión del conocimiento.
  • Monitorear y controlar el trabajo del proyecto - acompañar y revisar el progreso para cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan del proyecto.
  • Realizar el control integrado de cambios - revisar las solicitudes de cambio, aprobación y gestión de cambios.
  • Cierre el proyecto o fase - finalizar todas las actividades de gestión del proyecto para terminar el proyecto o la fase.

Planilla de Gestión de Proyectos

Áreas para Trabajar con Gestión de Proyectos

El conocimiento en gestión de proyectos puede ayudar a cualquier profesional. Hay muchas situaciones en las que fallamos en el día a día que podrían ser superadas si fueran tratadas como proyectos, con planificación y control.

Sin embargo, en algunas áreas, es simplemente imposible sobrevivir o evolucionar sin saberlo gestionar proyectos. Estas áreas suelen trabajar bajo demanda y no con actividades y rutina bien definida. Si trabaja en procedimientos de inicio, medio y fin, es el núcleo de estos profesionales, la gestión de proyectos está estrechamente vinculada a ellos.

Vamos a ver algunas de estas áreas a continuación.

TI - Tecnología de la Información

El área de tecnología está tan íntimamente ligada a la gestión de proyectos, que existen métodos propios adaptados a esta realidad. Los profesionales de TI hasta poseen una rutina de mantenimiento y correcciones, pero gran parte de su trabajo funciona a través de proyectos.

El desarrollo e implementación de software, ampliaciones de la infraestructura y extensas modificaciones en plataformas forman parte del cotidiano de esa área. Por el dinamismo del área de TI, metodologías ágiles de gestión de proyectos en TI han sido creadas y adaptadas, como el SCRUM o XP.

Estos métodos contraponen la gestión tradicional de proyectos, en la cual hay el cascada de actividades para una gran entrega final. Un proyecto de desarrollo de software no puede darse el lujo de hacerlo. En la fecha de lanzamiento, ya estará obsoleto.

Los métodos ágiles defienden que los proyectos se rompen en pequeñas entregas, para que sean lanzadas y evolucionadas con la percepción del público.

Gestión de Proyectos: ¿qué es y cómo hacer? - Cascada x Ágil

ingeniería

La ingeniería es un área que normalmente se ocupa de grandes realizaciones y construcciones. No hay ninguna posibilidad de ejecutarlas sin ninguna planificación. Otro factor crítico se debe a que las diferentes áreas de la ingeniería manejan constantemente con responsabilidades muy altas, que pueden incluso comprometer la vida de muchas personas.

Gestión de Proyectos: ¿qué es y cómo hacer? - diseño de ingeniería civil

Es a través de la ingeniería que se construyen medios de transporte, edificaciones y plantas de los más variados tipos. Además de englobar proyectos grandiosos, como el lanzamiento de un cohete. la gestión de proyectos en ingeniería y que,

  • Necesidad de una buena planificación físico-financiera
  • Atención mayor a las adquisiciones
  • Mayor número de stakeholders involucrados
  • Exposición a grandes riesgos

Para saber más, escribimos un artículo sobre gestión de proyectos para la construcción. Es importante conocer también nuestra planilla de presupuesto de obras.

Planilla de Gestión de Proyectos

Consultoría

Empresas de consultoría prestan servicios temporales para otras empresas con el objetivo de resolver problemas, operacionalizar cambios e implementar herramientas. Los proyectos de consultoría pueden actuar sobre áreas específicas de una empresa o pueden ser más generalistas.

Algunos ejemplos de proyectos de consultoría:

Uno de los mayores desafíos en gestión de proyectos de consultoría está en la definición de los precios de los proyectos. Es muy difícil conciliar el trabajo a hacer con las expectativas del cliente.

Herramientas para la Gestión de Proyectos

Como cualquier procedimiento robusto, la gestión de proyectos puede ser extremadamente beneficiada del uso de la tecnología y de las herramientas.

Las herramientas de gestión de proyectos pueden variar desde hojas de cálculo a varios temas hasta los más completos y complejos software. Vea algunos ejemplos a continuación:

Planilla de Gestión de Proyectos , sirve para planificar y controlar los factores críticos del proyecto: alcance, costos y cronograma.

Planilla de Precificación de Proyectos , sirve para calcular el precio final de los proyectos a ser cobrado del cliente a partir del costo, del cronograma y del margen de ganancia deseada.

Trello , es una aplicación en la nube orientada a la gestión de actividades de proyectos ágiles.

Microsoft Project , software de microsoft, bastante completo para la gestión de proyectos, que se puede utilizar en la nube o no.

Asana , es una herramienta de gestión de proyectos más enfocada en el aumento de la productividad de los equipos. Estas pueden crear espacios de trabajo e intercambiar información.

Project Builder , la herramienta brasileña, en la nube, para la gestión de proyectos.

WBS Chart , aplicación para crear la estructura analítica de proyectos.

Conozca los 5 grupos de procesos de gestión de proyectos

Ejemplo práctico usando una hoja de trabajo para la gestión de proyectos

Ahora que ya sabe buena parte de la teoría sobre la gestión de proyectos, voy a mostrar cómo cumplir todas las etapas de la gestión de proyectos, utilizando una Planilla de Gestión de Proyectos. ¿Por qué?

Planilla de Gestión de Proyectos

1) Defina el ámbito del proyecto

El primer paso es definir los elementos esenciales para el proyecto. ¿Quién es su cliente, qué etapas tendrá ese proyecto, contactos importantes y quién va a participar del proyecto. Ver cómo funciona en planilla de administración de proyectos en Excel de LUZ. Primero tenemos un área para detalles del proyecto:

Planilla de administración de proyectos - datos generales del proyecto

Después de los datos vinculados al plazo del proyecto como un todo y la contabilización de días laborables y finales de semana:

Planilla de gestión de proyectos - plazo del proyecto

Y por fin, el volumen de entregables (etapas del proyecto):

Plan de gestión de proyectos - volumen de entregables (pasos)

Estos datos alimentarán el resto de la hoja de cálculo y facilitarán su trabajo.

Paquete de Plantillas de Gestión de Proyectos

2) Cree el calendario de su proyecto

Desde el alcance, puede comenzar creando un horario muy simple. Simplemente cree líneas con el nombre de los pasos y luego columnas con las fechas de inicio y finalización del paso en cuestión. De esta forma serán visibles los datos principales del proyecto, así como las fechas de entrega. También es posible trabajar con filtros, para facilitar tu trabajo.

Las fechas de inicio y final de cada etapa deberán tener en cuenta las horas de trabajo disponibles del equipo y sus proyecciones de plazo para cada una. Si un analista tiene la semana libre y necesita 40 horas para elaborar un análisis sectorial, es razonable suponer que la actividad tardará alrededor de 5 días. Puede agregar uno o dos días para evitar posibles problemas.

Lo ideal para la gestión de proyectos en Excel, es que de forma automática, usted tiene los días de proyecto, lo que realizó y el retraso o adelanto de los pasos, como se muestra a continuación:

Plantilla de gestión de proyectos - cronograma

Planilla de Gestión de Proyectos

3) Planifique y realice el control de costes por etapas

Como usted vio en la imagen arriba, además del plazo, cada paso debe ser controlado en relación a sus costos y alcance de realización. Esto puedes hacer con pestañas auxiliares en tu casa. planilla de administración de proyectos en Excel:

Planilla de gestión de proyectos - control de costos

Al completar el costo, sumando la fecha, el responsable y la etapa vinculada, podrá realizar un estrecho control de los gastos con el proyecto y también comprender mediante gráficos si el presupuesto de gastos está acorde con los costos realizados:

Planilla de gestión de proyectos - gráfico de control de costes

4) Cree un equipo y asigne a las personas al proyecto

A asignación de personas es una parte crucial del planificación de un proyecto. Dependiendo de la complejidad del mismo, necesitará diferentes personas con diferentes especialidades y capacidades. Es importante que usted haga un asignación de competencias en su empresa para saber si posee los recursos necesarios internamente o si necesita buscar.

Otro factor preponderante es el tiempo que cada uno lleva para hacer cada actividad. Esto puede afectar el calendario del proyecto y debe ser considerado. Intente asignar a las personas en las etapas de acuerdo con sus especialidades.

5) Monitoree el progreso general del proyecto

Si usted ha hecho todas las etapas de control del proyecto, conseguirá tener una vista gráfica de lo que está pasando, vea abajo un ejemplo de ese análisis:

Plan de gestión de proyectos - visión actual del proyecto

Después de completar cada uno entregable, verifique con su cliente si todo está de acuerdo con lo esperado y valida por escrito cada una de las entregas. Esto va a ahorrar retrabajo y probables dolores de cabeza en el futuro si el cliente cambia de opinión.

Si de hecho cambia de idea, usted tendrá que dejar claro que será necesario renegociar un cambio de alcance y eso afectará el plazo y el costo del proyecto. En caso de que no esté de acuerdo y la relación se deteriore, es más deseable la cancelación del proyecto que convencer a un cliente a continuar con algo sin valor para él.

Ver también: Lista de comprobación de gestión de proyectos

Paquete de Plantillas de Gestión de Proyectos

6) Comparta el progreso del proyecto y cubra a los empleados

Acabamos de ver el proceso básico de control y gestión de proyectos en Excel, donde tu:

1 - establece el alcance y las líneas generales del proyecto

2 - define los plazos y los responsables

3 - controla costos (y si quiere, horas trabajadas de los consultores / involucrados en el proyecto)

4 - analiza entregas, progreso del diseño y satisfacción del cliente

Ahora puede compartir el progreso del proyecto a través de un área de impresión:

Plantilla de gestión de proyectos - impresión del cronograma

Si su empresa hace proyectos más esporádicos, el seguimiento de los proyectos se puede hacer remotamente, incluso por correo electrónico. Pero si su empresa se dirige a la gestión de proyectos - una empresa de consultoría, por ejemplo -, es muy recomendable que se celebren reuniones semanales de seguimiento.

En estas reuniones, la empresa debe elegir o tener PMP (Project Management Professional - Gerente de Proyectos) Global. Es decir, alguien que se responsabilice por el progreso de todos los proyectos y los monitoree junto a los demás gerentes, moderando así la reunión.

La agenda de la reunión de seguimiento consiste en actualizar la empresa entera sobre el progreso de cada proyecto en términos de seguimiento del alcance, cronograma, costos y satisfacción del cliente. Al encontrarse con problemas, la empresa podrá ayudar al gerente específico a crear planes de contingencia.

Ver también: Principales procesos de gestión de proyectos

Planilla de Gestión de Proyectos

Hojas de trabajo en Excel

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