Control de inventario: ¿qué es y cómo hacer?

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disciplina de control de inventario
Hojas de trabajo en Excel

O control de inventarios suele ser confundido como una actividad meramente operativa. Sin embargo, engloba diversas competencias y puede ser decisivo en el lucro de una organización. En este artículo hablaremos de todos los aspectos gestión de inventario: operación, contable-financiera, productividad y estrategia.

índice:

¿Qué es el control de inventario?

O control de inventarios abarca las actividades de planificación, organización y control del flujo de materiales en la organización. En otras palabras, la movimiento y almacenamiento de materias primas, productos (acabados o inacabados), herramientas y equipos.

Algunas empresas, principalmente de servicios, sólo necesitan controles simples, no ligados a su actividad final: almohadilla, materiales de limpieza, alimentos, entre otros. Empresas que trabajan con productos - sea producción propia o reventa - poseen en la gestión de stock una actividad clave para su rentabilidad.

hoja de control de inventario

¿Por qué hacer Control de inventario?

Una vez fuimos llamados a ayudar a una borrachería a entender por qué perdía dinero, a pesar de que las ventas estaban "bien". Realmente la empresa parecía en orden, hasta que entramos en el stock. Había más de R $ 1 millón en neumáticos parados en la acción. El propietario nos explicó que los proveedores de neumáticos sólo hacían ventas de kits. Algunos neumáticos de los kits eran de coches de lujo, con baja demanda. Ellos estaban parados en el stock y eran responsables de pérdidas sucesivas para la empresa. Recomendamos que negociaran acuerdos más ventajosos con proveedores o se aliviar a otras gomas para hacer compras casadas.

Este ejemplo parece ser irreal, debido al tamaño del stock que la empresa poseía más, pero crea, que es la realidad de muchas empresas brasileñas. Especialmente con muchos productos, cada vez es más difícil de manejar pérdidas y ganancias.

Sin comunicación, el sector de ventas seguirá vendiendo. Y el sector de compras que compra - o el de producción de producción. La acción continuará creciendo mientras haya espacio o el problema se vuelva insostenible.

El stock de una empresa es un volumen de capital parado. Además de la empresa gastar dinero con el almacenamiento, el capital parado significa pérdida de dinero, ya que la empresa se está volviendo a la venta.

Ella podría estar gastando espacio, tiempo y recursos con productos de mayor giro, si la gestión del inventario estaba siendo bien hecho. Los productos de mayor giro también ilustran un problema común en la gestión de inventario. Es muy común que una empresa esté registrando una solicitud de un cliente, acceder a la acción y ... ¡Acabado! Cliente insatisfecho.

Curva ABC Stock: ¿Qué es y para qué sirve?

Además de los motivos citados, gestión de inventario tiene una serie de ventajastales como:

  • Gestión de producción eficiente, orientada a lo que gira más en el stock
  • Gestión de compras eficiente
  • Mejora en la comunicación entre las áreas - compras, ventas, stock, logística, financiero.
  • Reducción de pérdidas
  • Productividad de forma general

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Cómo hacer un control de inventario

La gestión del inventario tiene tres factores críticos de éxito:

  • La administración física
  • Gestión administrativa y financiera
  • La coordinación entre las áreas de la empresa que influyen en el stock: ventas, compras, producción, financiero y operacional.

Consejos para la administración física de inventario

La gestión física del inventario adquiere complejidad, según la empresa crece. Con muchas filiales, la empresa, por ejemplo, necesita decidir cuántos centros de distribución tendrá y cómo hará el tránsito entre ellos. Los centros necesitan ser tratados como filiales de la empresa, con algún nivel de gestión propio, pero con gestión central de la matriz, también.

Las empresas menores necesitan definir sólo cómo organizarán el pequeño espacio físico destinado a la actividad y las actividades de expedición, a la recolección de las entregas oa la llegada de nuevas piezas o productos.

  • Separe productos en diferentes fases - productos inacabados separados al principio del stock, productos finalizados más lejos.
  • Agrupe productos casados ​​- varias empresas suelen hacer ventas casadas. Para facilitar la expedición, es interesante que productos complementarios queden próximos.
  • Elija un responsable - por más que varias personas utilicen el stock, una persona debe vestir el sombrero de gerente, registrar y autorizar las entradas y salidas y hacer inventarios.
  • Haz un inventario de vez en cuando - para analizar pérdidas y errores de cuenta y actualizar los balances.
  • Nunca deje para hacer registros después - para ello, mantenga su hoja de control de inventario, u otra herramienta, abierta cerca del lugar físico.
  • Entrene a los colaboradores - no sirve esperar celo y compromiso, sin enseñar a su equipo a manejar el inventario. invierte en ellos, si es una actividad fin.

Coordinación entre áreas de la empresa

Para que el control de stock tenga éxito, la empresa debe coordinar las actividades que se relacionan con el stock: compras, ventas, producción, flujo de fondos, etc.

El sector de ventas necesita que haya stock para vender. El sector de compras necesita crear esta acción. El sector financiero necesita tener caja para efectuar las compras. Si el sector de compras compra productos que no venden, el financiero se queda sin caja y el sector de ventas se queda sin stock.

Para las empresas que trabajan con grandes existencias, la coordinación entre sus áreas es una actividad estratégica crucial. Vea algunos consejos para aumentar la eficiencia de su inventario:

  • Mapee los procesos de entrada y salida de materiales - desde la compra de un producto, hasta su venta, hay un flujo de actividades que deben cumplirse. Tenga ellas mapeadas con posibles zonas de cuello de botella registradas.
  • Agregar actividades relacionadas con el inventario en la descripción de los cargos - no cuente con el sentido común de sus profesionales de compras o de ventas. Institucionalice la comunicación entre ellos.
  • Mantenga sus controles actualizados y accesibles - sea ​​una hoja de trabajo o un software, permita que los empleados sepan los productos disponibles antes de vender o comprar.
  • Estimule quemaduras de stock - haga promociones agresivas para productos de menor giro.
  • Utilice el ciclo PDCA para mejorar el inventario - la metodología permitirá que los procesos de gestión del stock estén siempre en un régimen de mejora continua.
  • Registre lecciones aprendidas - los productos encallados, los procesos mal ejecutados, todos los errores de la operación pueden servir de aprendizaje en el futuro.

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Control de inventario y contabilidad

control de inventario fórmula procv análisis individualHay dos aspectos importantes en el control de inventario: el físico y el contable. El físico se trata de cómo su operación estará organizada en la práctica. Almacenamiento de las existencias y centros de distribución, tránsito de mercancías y equipos, expedición y burocracia. La parte contable se trata de como el inventario se contabilizará en el balance general.

El aspecto contable parece tonto, pero voy a mostrar un ejemplo rápido de cómo la situación puede complicarse. Digamos que usted tiene una papelería, es decir, un negocio de reventa. Usted hace las siguientes operaciones:

  • Operación 1: Compra de 10 lápiz a R $ 1,00 - total de R $ 10,00 en stock
  • Operación 2: Venta de 5 lápiz - total de R $ 5,00 en stock
  • Operación 3: Compra de 10 lápiz a R $ 2,00 - total de R $ 25,00 en stock
  • Operación 4: Venta de 10 lápiz - y ahora, debo considerar que vendí los 5 lápiz de $ 1,00 y 5 de $ 2,00 o vendió los 10 de R $ 2,00 pronto? Hablamos sobre estas posibilidades en la próxima sección, de metodologías de control de stock.

Para hacer esta gestión de forma correcta, usted necesitará la ayuda de una Planilla de control de inventario.

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Metodologías de control de inventario

El método de evaluación elegido afectará el total del beneficio que se calculará para un determinado período contable. Considerando que varios factores pueden hacer variar el precio de adquisición de los materiales entre dos o más compras (inflación, costo del transporte, etc.), surge el problema de seleccionar el método que se debe adoptar para evaluar las existencias.

Control de stock - entradas y salidas

PEPS

Primero a entrar, Primero en salir (first in, first out). No método PEPSse utiliza el costo del lote más antiguo cuando la venta de la mercancía hasta que se agotan las cantidades de ese stock, de ahí se parte para el segundo lote más antiguo y así sucesivamente.

En nuestro ejemplo de la papelería, al hacer la operación 4, de venta de 10 unidades de lápiz, se considerar las 5 unidades de R $ 1,00 (hay más tiempo en la acción) y 5 unidades de R $ 2,00. Salida total de R $ 15,00 y el saldo del stock quedaría en R $ 10,00.

UEPS

Último a entrar, primero en salir (last in, last out). El costo del stock se determina como si las unidades más recientes agregadas a la acción (las últimas en entrar) fueran las primeras unidades vendidas (primeras a salir). en método UEPS, el costo de los artículos vendidos / salidos tiende a reflejar el costo de los artículos más recientemente comprados (comprados o producidos, y así los precios más recientes).

En nuestro ejemplo de la papelería, al hacer la operación 4, de venta de 10 unidades de lápiz, se considerar las 10 unidades de R $ 2,00 (últimas a entrar). Salida total de R $ 20,00 y el saldo del stock quedaría en R $ 5,00.

Costo Medio

O método del coste medio, también llamado de método de la media ponderada o media móvil, se basa en la aplicación de los costos medios en lugar de los costos efectivos. El método de evaluación del stock al costo medio es aceptado por el Fisco y utilizado ampliamente.

En nuestro ejemplo de la papelería, al hacer la operación 4, de venta de 10 unidades de lápiz, se calcula el valor promedio de cada unidad en stock: (5 x 1,00 + 10 x 2,00) / 15 = X $ 1,67. Salida total de R $ 16,67 y el saldo del stock quedaría en R $ 8,33.

En Brasil la legislación del impuesto sobre la renta permite sólo el PEPS o Costo Medio con el fin de contabilidad de costes.

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Curva ABC - la clasificación de la información del control de inventario

A Curva ABC es un método de clasificación de información para separar los elementos de mayor importancia. Normalmente, están en volumen más pequeño, pero representan alto valor. El objetivo de este método es que el gestor consiga priorizar la gestión de los ítems más valiosos y representativos dentro del stock. ¿Y qué representan las letras A, B y C?

  • Clase A: Principales elementos en stock y de alta prioridad. 20% de los elementos corresponden a alrededor de 80% del valor.
  • Clase B: Elementos que todavía se consideran económicamente preciosos. 30% de los elementos corresponden a alrededor de 15% del valor.
  • Clase C: 50% de los elementos que corresponden a alrededor de 5% del valor.

control de inventarios

El interesante de la curva ABC es definir estrategias diferentes para los 3 grupos de productos. Los productos clase A, tendrán prioridad en la recompra, métodos más refinados de almacenamiento y tránsito y serán prioridad en cualquier decisión de la empresa.

Los productos clase C no necesariamente tendrán el mismo tratamiento. Hay varias formas de utilizar la curva ABC en la gestión de inventario.

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Giro de la acción y punto de recompra

Una de las principales competencias de un minorista es entender a fondo el giro de la acción para  calcular el punto de recompra. Vamos a ilustrar la situación para que sea más fácil de entender:

Juan suele mantener 200 unidades de móvil en stock. Se vende XNXX por mes, es decir, cada 100 días, 60 meses, el producto celular completa un giro completo de la acción.

Si sabe que el proveedor trabaja con pedidos mínimos de 100 unidades y entrega en un plazo de 30 días, inventario de seguridad de este producto es de 100 unidades. Cada vez que el inventario golpea 100 unidades, llega al punto de recompra, es decir, tendrá que hacer una nueva solicitud de, como mínimo, 100 unidades nuevas.

Si se equivoca en ese cálculo o pierde punto de recompra, perderá las ventas, ya que no tendrá unidades en stock después de 30 días.

situación de la acción

De esta forma, la fórmula de la acción de seguridad, que define el punto de recompra es:

Acción de Seguridad = Media de Ventas Diarias x Tiempo de Entrega (en días)

Cómo organizar el control de inventario en una hoja de cálculo?

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Hojas de trabajo en Excel

7 COMENTARIOS

  1. Buenas tardes,

    Tiene una pregunta
    Tengo un valor en una celda (B32) que cambia todos los días.
    ¿Cómo obtengo eso cuando cambio este valor en la celda (B32) para que esté en otra celda (G2) pero manteniendo el valor del día anterior en la celda (G1)?

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