10 dicas para manter suas planilhas leves para nunca mais travarem!

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Planilhas pesadas ou lentas - compartilhar planilha no excel

Ter uma planilha pesada ou lenta é muito chato por alguns motivos. Primeiro porque atrapalha demais o uso do seu arquivo. Depois de executar qualquer função ver aquela demora de alguns segundos parece interminável. E em segundo lugar porque o peso acaba prejudicando o uso da planilha como um todo, já que vai demorar mais tempo para abrir e salvar seu arquivo. Além disso, uma planilha pesada vai demandar mais espaço disponível em seu computador.

Pensando nisso, hoje vou falar de 10 dicas importantes para manter suas planilhas leves para que elas nunca mais travem. Normalmente os problemas de planilhas pesadas, arquivos grandes ou lentidão ao usar o Excel está ligado a uma dessas dicas:

1. Utilize versões recentes do Excel com o formato XLSX

O Excel 2013 e 2010 (até mesmo o 2007) possuem a versão xlsx habilitada, que por uma série de melhorias é mais compacta. Para você ter uma ideia, uma planilha de Fluxo de Caixa que vendemos no nosso site LUZ – Planilhas tem apenas 2 MB na versão XLSX e chega a 10 MB na versão XLS, uma diferença de 8 MB apenas pelo tipo de arquivo utilizado.

Pelo sim ou pelo não, opte pelo Excel 2013. Se você não conhece a interface, ele possui a guia arquivo, em verde escuro no canto direito superior:

Planilhas Pesadas ou Travando - Excel 2013 em português

2. Cuidado ao utilizar fórmulas e funções

Normalmente, se você conhece o Excel, vai utilizar funções como o SOMASES e CONT.SES para criar relatórios. O problema é quando você utiliza referências de linha inteira ao criar a fórmula. Sem querer você pode ir até o final das 1.048.576 linhas do Excel. Isso quer dizer que aquela única função vai analisar todas as cerca de 1 milhão de células que você mandou ele olhar em busca de uma resposta. Veja um caso:

Planilhas pesadas ou lentas - cuidado com fórmulas e funções

A chance dessas funções deixarem a sua planilha lenta e travando é bem grande. Por isso, você pode utilizar o localizar e substituir (Guia Página Inicial > no canto direito) nesses casos, mais ou menos dessa forma:

 

Planilhas pesadas ou lentas - localizar e substituir

Quando você troca a referência pela linha inteira e define um intervalo, consegue deixar sua planilha mais leve. Veja o resultado final:

Planilhas pesadas ou lentas - cuidado com fórmulas e funções2

3. Desabilite o Cálculo Automático

Desabilitar o cálculo automático do Excel não vai deixar a sua planilha melhor, mas com certeza vai evitar aqueles segundos de lerdeza quando você executa qualquer ação no Excel.

Planilhas pesadas ou lentas - cálculo automático no excel

Para acessar as opções de cálculo, basta ir para  Guia Fórmulas e escolher o botão correspondente no canto direito da guia.

4. Elimine dados desnecessários

Quando você está utilizando uma planilha do Excel, pode ser que você tenha criado linhas ou colunas a mais do que você realmente precisa. Por vezes, já vi clientes colocando imagens na planilha para deixar ela “mais bonitinha”.

O problema é que isso tudo pode fazer com que a sua planilha fique maior e mais pesada. Por isso, delete linhas, colunas, planilhas ou até mesmo imagens que não são essenciais. Uma das principais dicas que eu posso dar pra você aqui é manter as coisas simples!

5. Compacte imagens

Se você realmente precisar utilizar imagens na sua planilha, tenha sempre em mente que o tamanho dessa imagem vai afetar o tamanho da sua planilha. Por isso, procure sempre diminuir o tamanho da imagem antes de inserir a mesma na sua pasta de trabalho.

Caso você já tenha colocado, existe uma maneira de diminuir o tamanho dessas imagens. Para compactar as imagens que você inseriu, vá em Salvar Como, na janela que se abrir, aperte o botão ferramentas e escolha a opção de compactar imagens.

Planilhas pesadas ou lentas - cálculo automático no excel

Agora vai se abrir uma janela onde você pode escolher opções para minimizar o tamanho das imagens que estão na sua planilha e deixar ela mais leve. Assim a chance de travar é bem menor.

6. Não compartilhe a sua planilha

Principalmente quando você está mexendo em uma planilha que não foi você quem criou, pode acontecer dela estar compartilhada com outros usuários. Veja que na guia Revisão, dentro do grupo Alterações, você pode entrar na opção de Compartilhar Pasta de Trabalho. Ao fazer isso, vai abrir uma nova janela.

Planilhas pesadas ou lentas - compartilhar planilha no excel

Veja que a janela tem um check box que deve ficar desmarcado, já que ele permite que outros usuários mexam na planilha ao mesmo tempo. Você só deve manter essa opção marcada se realmente tiver que compartilhar sua planilha, porque toda vez que você salva com essa opção escolhida, toda vez que você clica em salvar é criado um log de alterações para acompanhar as mudanças. Dessa forma, a planilha pode crescer de tamanho sem você nem perceber.

7. Atenção com Formatação Condicional

Assim como as funções que mencionamos nas dicas acima, a formatação condicional é excelente quando aplicada da maneira correta, mas se você utilizar em toda a sua planilha ou pasta de trabalho, pode ser que você perceba a lentidão ocasionada pela série de lógicas que o Excel precisa executar.

Por isso, utilize essa ferramenta com cuidado e apenas nos dados e informações mais importantes e que necessitem destaque.

8. Procure cálculos e funções escondidas

Uma outra dica valiosa é o cuidado que você tem que ter ao criar funções “escondidas” na sua planilha. No caso abaixo eu pintei de vermelho células que estavam pintadas de branco e que você não conseguia visualizar em um primeiro momento:

Planilhas pesadas ou lentas - cuidado ao esconder cálculo em planilha no excel

Apesar delas não ficarem aparentes de primeira, elas vão continuar existindo e pesando a sua planilha. Então não é só o fato de estar fácil de se ver, também é importante entender o que está oculto ou escondido na sua planilha para deixar ela mais leve e sem possibilidade de travar.

9. Cuidado com o tamanho de dados na planilha

Não tem mágica, se você utilizar uma quantidade de dados imensa, vai ter problemas na planilha. Obviamente que o que faz uma planilha do Excel ficar mais pesada são fórmulas, cálculos e imagens que você possa colocar, mas não se engane, se ela tiver uma quantidade de linhas muito grande com diversas colunas e várias planilhas, com certeza pode ficar pesada e lenta.

10. Utilize tabelas dinâmicas

Para fechar, quando você tem uma fonte de dados grande, você pode ficar tentado a criar uma nova aba com tabelas de resultados consolidados. Se por um lado isso é bom porque te permite ter uma estrutura pronta e cheia de fórmulas, por outro, pode ser ruim para a velocidade e tamanho do seu arquivo, que pode ficar pesado e lento.

Veja nesse exemplo que utilizamos no nosso curso avançado de Excel 2013. Aqui utilizamos uma fonte de dados relativamente grande. Com certeza criar várias fórmulas buscando os valores dessa tabela poderiam gerar uma lentidão desnecessária.

Planilhas pesadas ou lentas - fonte de dados de tabelas dinâmicas excel

É por isso que eu indico o uso de tabelas dinâmicas para criação de alguns tipos de relatórios, conforme mostro abaixo.

Planilhas pesadas ou lentas - tabelas dinâmicas excel

Nunca mais tenha planilhas lentas ou que travam

Espero que essas dicas sejam suficientes para fazer a sua planilha ficar leve e rápida, mas se você continuar com algum problema de tamanho do arquivo ou de lentidão mesmo depois de utilizar todas as nossas dicas é só compartilhar aqui embaixo que vai ser um prazer ajudar!

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Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

27 COMENTÁRIOS

  1. Ótimas dicas, fui testando todas até chegar na maldita que era a formatação condicional hehe! Mas agora utilizo somente no momento que eu precisar e não deixo mais aplicada automaticamente. Parabéns Rafael!

    • Oi Dickson, você pode explicar para gente que tipo de controle você faria? Se puder listar:

      1 – indicadores que quer controlar
      2 – dados e informações que usa para isso
      3 – resultados que gostaria de ver

      talvez a gente possa desenvolver um modelo que lhe agrade

  2. Boa tarde Rafael.

    Eu estou utilizando a fórmula =SOMARPRODUTO((ANO(Dados!$G$2:$G$3032)=D$1)*(MÊS(Dados!$G$2:$G$3032)=D$2)*(Dados!$J$2:$J$3032);–(Dados!$B$2:$B$3032=$B5);–(Dados!$E$2:$E$3032=$B$1))

    Devido não saber lidar no excel com a soma por mês e ano.

    Nela eu estou utilizando os seguintes itens para o campo dinâmico:
    Empresa, Tipo de despesa/receita, data de pagamento/recebimento.

    Na tabela dinâmica eu consigo levar a informação com o formato DD/MM/AAAA mas preciso somar este fluxo mensal… teria alguma sugestão?

    • Oi Guilherme, sempre que eu preciso trabalhar com datas, costumo usar colunas auxiliares com a fórmula MÊS e usar SOMAS condicionadas aos meses em questão.

  3. Olá, temos uma planilha que não é pesada (1MB), mas trava a todo instante, principalmente qdo damos Ctrl +Z.
    Ela é cheia de formulas, mas estão em intervalos definidos.
    Se puder nos ajudar, vai ser um santo!

    Obrigada!

    • Oi Mainara, o Excel travar pode ter uma série de problemas – capacidade operacional do computador, versão do Excel, quantidade de cálculos que a planilha faz, erro / problema na montagem da planilha.

      Um teste que eu faria seria o de colocar o cálculo da planilha de automático para manual – isso fica na guia FÓRMULAS, no canto direito – se isso melhorar vai ser a prova de que de fato são os cálculos que estão sendo feitos – nesse caso, será necessário refinar / reduzir eles. Uma das piores funções que costumam gerar lentidão é o SOMASES

  4. Cara vcs estão falando em planilhas pesadas de 8mb….. as minhas tem 143mb… 255000 linhas por 6 colunas que faz comparação com outras 10 matrizes do mesmo tamanho…enxuguei ao máximo de todas as formatações e colunas inúteis… sofro com uma lentidão ainda suportável, mas o meu problema é querer aumentar o número de matrizes para pelo menos o dobro. O caso é que quando tento colocar a 11a matriz, aparece aquela famigerada caixa de dialogo dizendo que “não há recursos disponíveis….”. Tenho um processador amd 6 núcleos e 8gb de ram. Pergunto: se eu aumentar mais 8gb (16gb no total) vou conseguir trabalhar da forma que quero?

    • Oi Humberto, realmente eu não consigo nem imaginar um arquivo de 140MB. De toda forma, não sei dizer se um processador melhor vai resolver o seu problema. O que eu pensei aqui é na possibilidade de uso de código VBA para fazer o que o Excel está fazendo e se você deixa os cálculos manuais ou automáticos. Penso que são duas funcionalidades que podem agilizar o tempo de cálculo realizado pela sua planilha.

  5. também pensei no vba…. acontece que eu teria que APRENDER VBA… todos os exemplos que vejo de programacao com ele, sao bobos… nao me parece que eu iria conseguir fazer com que, p.ex., o programa buscasse um arquivo gravado no bloco de notas ou no excel em uma determinada pasta, assumisse para fazer as comparacoes e retornasse o resultado diferenciado para cada comparacao… dificil de explicar… mais ou menos a ideia eu ja tenho, o que eu preciso estudar sao os comandos necessarios para a montagem das matrizes…. sera que o vba suportaria uma pancada de matrizes de 255000 linhas por 7 colunas?

    • Oi Humberto, uma planilha de Excel tem espaço para armazenar isso. Provavelmente ficaria bem pesado, mas dependendo do código usado ou da estrutura, os cálculos e processos poderiam ser minimizados para funcionar bem.

  6. pois é…. fico imaginando pq o excel teria 1mi de linhas se nao se pode usar…talvez fosse limitacao de espaco …. comprei mais um pente de 8… to com 16gb agora… vou refazer a planilha usando suas dicas de desligar o calculo automatico …. voltamos a conversar…. vou ver se o resultado é satisfatorio…. obrigado pelo retorno!

    • Oi Humberto, tomara que dê certo e você consiga avançar. Sobre o tamanho do Excel, uma coisa é você ter dados estáticos em uma quantidade grande de linhas, outra é ter fórmulas calculando alguma coisa nessa quantidade grande de linhas. As fórmulas que costumam ser o problema, principalmente somases ou outras com quantidade grande de critérios.

  7. Bom dia, estou com uma planilha que contem bastante formatação condicional, porem preciso de todas elas e isso acaba gerando uma lentidão na planilha. Ja tentei refazer a planilha porem quando coloco a condicional ela acaba ficando lenta. Tem algum método o algo que se possa fazer para evitar esse tipo de lentidão na planilha? Pois ja tentei de tudo e não consigo chegar a lugar nenhum. :/

    • Oi André, em tese a formatação condicional não costuma causar lentidão. É mais comum a lentidão ser ocasionda por fórmulas matriciais ou de SOMASES em excesso. Em todo caso, se for só a formatação condicional mesmo a única alternativa que consigo imaginar é simplificar as fórmulas e condições utilizadas nas formatações

  8. Boa noite Rafael, as minhas planilhas em VBA crescem gradualmente conforme eu uso as rotinas, porém sem adicionar novos dados. Você saberia como posso resolver isso?

    • Oi Gustavo, aconselho que você faça uma depuração do seu código para entender o que está crescendo de informação ou de uso de informação para ela ficar mais pesada

  9. RAFAEL imensamente agradecido, estas dicas nos salvaram, estávamos com algumas planilhas travadas só de passar o mouse nas células a planilha travava – problema=formatação condicional na planilha inteira com varias abas, limpamos zerou o problema.

  10. Não sei se esse seria o melhor pra postar minha duvida! mas já que estou aqui creio que podem me ajudar.

    OLA GALERA BELEZA, PRECISO DE UMA AJUDA!

    TENHO UM CODIGO VBA QUE FUNCIONA PERFEITAMENTE, POREM PRECISO DAR UMA MUDADA NELE, A UNICA COISA QUE EU QUERO É QUE AO INVÉS DE PUXAR AS IMAGENS DE UMA PASTA SÓ ELE PUXE DE DETERMINADAS PASTAS, EX: PUXAR IMAGEM COMO NOME MARIO DA PASTA MARIO, PUXAR IMAGEM COMO NOME SUPERMAN NA PASTA SUPERMAN.
    E NÃO APENAS DE UMA PASTÁ SÓ. NO CÓDIGO PUXA IMAGENS APENAS DA PASTA CONTRATOS, E EU GOSTARIA DE PUXAR DE PASTAS INDEPENDENTES E NÃO APENAS EM UMA.
    [code]Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

    ‘se der erro ou não puxar imagem vai para a ultima função de deletar
    On Error Resume Next

    ‘procura o valor na coluna D e na linha 6, verifica se tem algo ou não, se não tiver delata a FOTO
    If Target.Column = 4 And Target.Row = 6 And Target.Value “” Then
    ‘Na planilha atual cria o shape onde a aprece a foto e se não encontrar O valoR o shape é deletado
    Me.Shapes.Range(Array(“Foto”)).Delete
    ‘cria FullImagePath
    Dim FullImagePath As String
    ‘Pega a FullImagePath e busca a pasta onde a planilha está salva na pasta Contratos e procura o formato se não achar o formato jpg vai para linha de baixo
    FullImagePath = ThisWorkbook.Path & “\Contratos\” & Target.Value & “.jpg”
    If Dir(FullImagePath) = “” Then

    FullImagePath = ThisWorkbook.Path & “\Contratos\” & Target.Value & “.jpeg”
    If Dir(FullImagePath) = “” Then
    FullImagePath = ThisWorkbook.Path & “\Contratos\” & Target.Value & “.png”
    If Dir(FullImagePath) = “” Then Exit Sub

    End If
    End If

    ‘Determinha o no do FullImagePath distança e altura da imagem
    Me.Pictures.Insert(FullImagePath).Select
    With Selection
    .Name = “Foto”
    .Left = 675
    .Height = 500
    .Top = 71
    .ShapeRange.Shadow.Type = msoShadow21 ‘Adciona sombra
    End With
    ‘Se não houver erro activar as funções
    Target.Activate
    ‘se não deleta Shape e não ativa funções
    Else
    Me.Shapes.Range(Array(“Foto”)).Delete
    End If

    End Sub
    [/code]

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