O que é a Fórmula HOJE() ou TODAY()?
A Fórmula hoje retorna o número de série da data atual na célula em que é digitada. Mas, quando o usuário utiliza esta Fórmula , o excel muda automaticamente o formato de número da célula para “Data”. Ou seja, em linhas gerais, se você digitar “=HOJE()” ou =”TODAY()” em uma célula e apertar a tecla Enter, você visualizará a data de hoje na mesma. Para visualizar o número de série da data, você teria que trocar manualmente o formato para “Geral” ou “Número”.
No exemplo acima, criado na data 3/7/2014, ao utilizarmos a Fórmula hoje, verificamos que ele retornou exatamente a data em questão. O grande benefício da Fórmula HOJE() é que o valor da célula é atualizado automaticamente. Se eu abrir a planilha do exemplo novamente no dia seguinte, deverei visualizar o valor “04/07/14” impresso na célula A3. Isto permite que algumas operações interessantes sejam feitas entre datas futuras, passadas e a data atual, de forma que a planilha seja atualizada automaticamente.
Um exemplo simples da utilização da Fórmula HOJE pode ser visto na determinação de uma data de nascimento. Por exemplo, se uma pessoa nasceu em 1980 e queremos descobrir quantos anos ela faz neste ano, podemos digitar “=ANO(HOJE())-1980”. Lembre-se que para visualizar a idade corretamente, você precisa mudar o formato da célula de “Data” para “Número”. Veja o exemplo abaixo:
Esta foi apenas uma introdução sobre a Fórmula e, a partir de agora, neste post, irei mostrar algumas aplicações da Fórmula HOJE() que irão de fato te surpreender e facilitar sua vida.
1 – Automatize as suas Negociações
Muitas empresas possuem ciclos de vendas longos, principalmente quando comercializam produtos ou serviços de maior valor. Empresas de consultoria, por exemplo, podem levar de 6 meses a 1 ano negociando uma proposta até fechar o projeto.
A Fórmula HOJE() pode ser uma verdadeira aliada dos colaboradores da Área Comercial de empresas com esta característica. Utilizando ela, podemos fazer um pipeline de vendas com um bom nível de automatização no excel. Vamos pensar em um exemplo e trabalhar em cima dele:
– Empresa com ciclo de vendas de 2 meses em média, deseja que seus representantes comerciais não passem mais de 5 dias sem entrar em contato com seus prospects (possíveis clientes).
Seguindo o exemplo acima, precisamos pensar em uma espécie de banco de dados para ir registrando os contatos com os prospects. Veja o modelo abaixo:
A ideia é que sejam registradas as datas de cada contato para que depois criemos uma Fórmula relacionada a Fórmula HOJE() para automatizar a planilha. Abaixo segue o exemplo preenchido já com um exemplo do que pode ser feito em termos de Fórmula.
Reparem que na coluna I eu subtraí a Fórmula HOJE() pela célula correspondente na coluna H que representa o último contato feito com o prospecte em questão. O resultado exibido na célula é o número de dias que a empresa está sem fazer contato com o prospect. Por último, na coluna Situação (J), podemos criar uma fórmula para exibir mensagens automáticas.
Na célula J5 irei digitar “=SE(I5>5;”Atrasado”;SE(I5=5;”Ligar Hoje”;”Dentro do Prazo”))”. Em seguida, arrastarei a fórmula para as células J6 e J7. O resultado segue abaixo.
Perfeito! Temos uma ferramenta simples para controlar as negociações da empresa de forma automática. Se você gosta do desafio de criar planilhas, a LUZ encoraja que você desenvolva seu modelo. Caso queira uma planilha pronta, já temos uma para te recomendar. Trata-se da Planilha de Prospecção de Clientes 3.0.
2 – Controle Vencimentos de Cobranças e Recebíveis
A empresa já utilizou a Função HOJE() para desenvolver seu setor comercial através do controle de negociações e vendas. Chegou a hora de facilitarmos a vida do setor administrativo-financeiro implementando controles automáticos de datas de vencimento de contas a pagar e a receber.
A lógica para contas a pagar e a receber é a mesma, só mudando o tratamento do vencimento. Para uma conta a receber vencida, a planilha precisa emitir uma instrução de cobrança do inadimplente. Para uma conta a pagar, a planilha precisa emitir uma instrução de pagamento imediato.
Veja o modelo acima, bem simples. Nas colunas “Contas a Receber” e “Contas a Pagar” temos que colocar algo que identifique a cobrança/pagamento, como o número da nota fiscal. As colunas “Data de Vencimento” e “Valor” são auto-explicativas e o único mistério está nas colunas “Situação”.
Preenchendo o Contas a Receber…
Ou seja, escrevi uma fórmula que instrui a planilha a retornar uma célula vazia para contas a receber dentro do prazo e “COBRAR!” para contas vencidas.
Para o Contas a Pagar…
A célula deve retornar valor vazio para contas dentro do prazo e “PAGAR!” para contas vencidas. Arrastando a fórmula para as células debaixo, encontramos o seguinte resultado:
Logicamente, este modelo é bastante simplório, feito apenas para exemplificar de forma prática o que foi visto neste post. Um modelo real deveria prever outros fatores, como a possibilidade da conta já ter sido recebida/paga.
Se você gosta do desafio de elaborar suas próprias planilhas, o encorajamos a criar seu próprio modelo. Caso prefira recorrer a uma planilha pronta, temos algumas para te recomendar:
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