5 dicas para agilizar seus trabalhos no Excel

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É notável que o Excel seja um dos programas mais completos para se trabalhar com cálculos, gráficos e estatísticos gerais. A cada nova versão, surge novas ferramentas no qual sempre trazem uma melhor usabilidade para o usuário. Mas em paralelo a tantas funções e benefícios, surgem algumas dificuldades por parte de certos usuários que utilizam tal programa em seus cotidianos. Deste modo, separamos algumas dicas para facilitar e agilizar trabalhos no Excel. Confira a seguir:

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Agilizar trabalhos no Excel: 5 dicas para dinamizar seu trabalho

1. Completando tarefas

Complete tarefas repetidas como, por exemplo, a inserção de dados em uma coluna. Se você já preencheu aquele valor anteriormente na coluna, o Excel vai sugeri-lo como opção de auto-completar. Basta apertar para baixo e Enter e sua célula estará completa.

2. Agilizando a navegação

Há casos onde certas planilhas possuem uma extensa quantidade de dados, onde se deve utilizar a barra de rolagem para encontrar informações ali presentes. Muitas vezes, ao movermos a barra de rolagem, ficamos perdidos com qual coluna ou linha determinada informação pertence. Deste modo, pode-se utilizar a função de congelamento de células para agilizar a navegação e consulta das informações bastando seguir os seguintes passos:

Selecione célula que contém um valor na planilha a ser congelado, e na faixa de “Estilos”, acesse a opção “Congelar Painéis” e novamente “Congelar Painéis”. Note que este procedimento congela a coluna que se indicou, facilitando assim a navegação na planilha quando necessária.

3. Filtros de pesquisa

Em uma tabela onde se trabalha com uma extensa planilha, cujos dados muitas vezes são repetidos e devem ser consultados com frequência, a aplicação de filtros de pesquisa torna-se viável para agilizar o trabalho. Selecione a coluna na qual se deseja aplicar o filtro, aba de “Dados” e clique em “Filtro”. Note que as informações contidas na coluna passam a ser filtradas, podendo assim escolher a visualização da informação que se deseja.

Veja no exemplo abaixo, na primeira imagem temos uma tabela de cadastro de clientes e seu valor total comprado. Na segunda imagem foi aplicado um Filtro na coluna “valor total comprado”. Deste modo, selecionamos todos os clientes que compraram mais de R$5.000.

como uma planilha de crm pode ajudar sua loja em datas especiais - uso de filtro

como uma planilha de crm pode ajudar sua loja em datas especiais - valor comprado com filtro

4. Lista suspensa

Crie listas suspensas no excel quando houver necessidade de entrada de dados como, por exemplo, cadastros, ou quando se deseja limitar a entrada de certos dados em uma planilha.

Veja o exemplo abaixo:

Como Fazer uma Lista/Menu Dropdown no Excel

Em uma planilha de cadastro de pessoas, para selecionar o sexo de cada indivíduo, criamos uma lista suspensa somente com as opções necessárias. Para tal procedimento, devem-se seguir os seguintes passos:

Selecione a coluna ou célula no qual deseja aplicar o efeito de lista suspensa e em seguida acesse a aba “Dados” e clique em “Validação de Dados” e novamente “Validação de Dados”. Abrirá uma nova janela, e na aba de configurações deve-se selecionar o tipo de dados a ser permitido, no caso acima selecionamos a opção “Lista”. No campo “Fonte” deve-se preencher com as informações a serem apresentadas na lista. No caso acima, inserimos somente as opções Masculino;Feminino. As demais opções não devem ser alteradas para este caso.

Clique em OK, e confira o resultado.

5. Otimizando ações

Quando se trabalha com o Excel com determinada frequência, há sempre a necessidade de realizar certas ações com regularidade. E nestes casos, o uso de atalhos pode fazer a diferença no desempenho total do trabalho assim como no tempo para realiza-lo. Sendo assim, separamos dez atalhos que não podem faltar no dia a dia de usuários do Excel. São eles:

  • CTRL + O – Exibe a caixa de diálogo “Abrir” para abrir ou localizar um arquivo.
  • Ctrl + L – Abre a ferramenta “Localizar”.
  • Ctrl + N – Coloque os valores em “Negrito”.
  • Ctrl + Seta – Move para a ultima célula preenchida.
  • Ctrl + ; – Insere a data atual.
  • Ctrl+Shift+End – Seleciona até a ultima célula com dados.
  • CTRL + SHIFT + – & Aplica o contorno às células selecionadas.
  • CTRL + SHIFT _ – Remove o contorno das células selecionadas.
  • CTRL + SHIFT + $ – Aplica o formato “Moeda” com duas casas decimais

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E você, como pode agilizar o seu cotidiano com estas ferramentas? Conte para a gente na seção de comentários abaixo!

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Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

3 COMENTÁRIOS

  1. Adorei essas dicas a quatro(4) não conhecia espetacular.Adoro excel.Não abro mão do professor.Se tivesse um curso com estas dicas faria com vc.

    OBJETIVO

    Capacitar
    o aluno no uso do programa Excel para aplicação em situações e problemas
    típicos do Gerenciamento de Produção, Gestão da Qualidade e Finanças
    Empresariais.

    PÚBLICO
    ALVO

    Alunos de graduação ou
    recém-formados em Engenharia, Administração, Economia, Ciências Contábeis,
    Atuária e áreas a fins;

    Profissionais de Gerência.

    PROGRAMA
    RESUMIDO

    Soluções
    por Simulação:

    Planos de manutenção;

    Cálculo de probabilidade;

    Simulação de sistema visando
    lucro máximo;

    Cálculo de frota de
    veículos;

    Planos de manutenção;

    Políticas de estoque
    (controle periódico e permanente).

    Soluções por Programação Linear (SOLVER):

    Problemas de Logística (rota
    e localização);

    Escolha de mix de produção
    para lucro máximo ou custo mínimo;

    Plano de fabricação;

    Planejamento de frentes e
    escala de mão-de-obra;

    Planejamento integrado da
    produção

    Qualidade
    de processo – elaboração de gráficos de controle

    Visual
    Basic

    Gravação de Macros;

    Referência Relativa x
    Referencia Absoluta;

    Estrutura de uma macro;

    Criando uma função, função
    definida pelo usuário;

    Funções financeiras;

    Caixa de entrada/Caixa de
    mensagem;

    Estruturas de controle (if-then-else;else
    if;do while/until);

    Aplicações práticas à
    formatação de planilhas e tratamento de dados;

    Ferramentas
    Complementares do Excel

    Texto para colunas

    Cenários

    Tabela dinâmica

    Gráfico dinâmico

    Formatação condicional

    Fórmulas básicas de texto,
    data e hora, estatísticas, lógicas e financeiras

    Operações com planilha
    (senha, ocultar, agrupar, desagrupar e congelar painéis)

    Atingir meta

  2. Preciso de um curso com vocês… Realmente o jeito como é colocado as informações aqui nos Post são bem fáceis de assimilar. Estão de parabéns!!!

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