Agrupando tópicos com validação de dados

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Agrupando tópicos com validação de dados

Em muitos casos é necessário trabalhar com grandes quantidades de informações em um único arquivo no Excel, e deste modo surge a necessidade de ocultar algumas informações seja para se obter uma melhor manipulação de tais dados ou até mesmo para tornar a planilha visualmente agradável para consultas.

Pensando nestes aspectos, separamos uma dica muito útil para agrupar informações em tópicos utilizando a ferramenta Agrupar. Veja maiores detalhes a seguir:

Porque agrupar tópicos

Para melhor compreensão a respeito de como e quando utilizar a ferramenta de agrupamento de tópicos utilizaremos um exemplo prático. Na imagem abaixo é mostrada uma planilha de controle de vendas mensal de determinada empresa. Note que esta planilha é atualizada mensalmente com os respectivos valores em vendas de cada vendedor, e deste modo segue relativamente extensa ao longo do ano.

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Note ainda que para se obter um melhor controle de visualização das informações de cada mês, torna-se necessário o uso da barra de rolagem que por vezes pode se tornar algo prejudicial à usabilidade da planilha no dia a dia. Deste modo, recomenda-se utilizar o agrupamento de tópicos transformando cada informação desejada em “janelas” que podem ser minimizadas e maximizadas quando se desejar, e deste modo trazer maior leveza visual para consultar informações desejadas na planilha.

Agrupar linhas

Agora que sabemos da importância de se utilizar o agrupamento de tópicos no Excel, vamos tomar o exemplo citado acima para aplicar o agrupamento. Para isso, inicialmente iremos definir cada mês como um tópico, ou seja, cada mês será um agrupamento, deste modo basta:

a)  Selecionar o conteúdo de cada mês e acessar a aba “Dados”, em seguida o botão “Agrupar” e “Agrupar” novamente conforme mostra imagem abaixo.

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b) Irá abrir uma nova janela conforme abaixo. Selecione a opção “Linhas” e clique em OK.

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c) Note que após efetuar o procedimento, será exibido ao lado esquerdo da planilha uma linha com sinal de menos (-) tendo assim o mesmo princípio de minimizar e maximizar janelas.

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d) Clicando no sinal de menos (-) conforme mostrado na imagem acima, note que as informações referentes ao mês de Janeiro serão ocultadas. Deste modo, para que sejam exibidas novamente, basta clicar no sinal de mais (+) conforme mostrado abaixo:

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Para efetuar o agrupamento dos demais meses, basta seguir os passos A e B em cada mês selecionado, ficando conforme mostra abaixo:

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É possível ainda reduzir ainda mais as informações agrupadas, utilizando o agrupamento novamente. Neste caso, basta selecionar as informações já agrupadas e agrupar novamente pela aba “Dados” e a opção “Agrupar”, conforme mostrado abaixo.

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Deste modo, temos como resultado do exemplo citado, o agrupamento de todas as informações referentes ao primeiro semestre, bastante clicar no sinal de mais (+) para expandir os meses e em seguida obter detalhes de cada mês individualmente.

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Note também que, ao efetuar os agrupamentos necessários, serão exibidos no lado esquerdo da tela botões de números sequenciais de acordo com a quantidade de agrupamentos existentes na planilha.

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 Estes botões funcionam como fases de agrupamento onde, por exemplo, o número 1 exibe o agrupamento máximo e os demais números expandem os níveis de agrupamento conforme mostra imagem abaixo:

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Deste modo, este é um recurso auxiliar para minimizar e maximizar os agrupamentos por fases, sem precisar utilizar os botões de (+) e (-).

Agrupar colunas

Recomendado quando se trabalha com uma planilha contendo muitas colunas, o processo de agrupamento de colunas é semelhante ao agrupamento de linhas. Observe a imagem abaixo para melhor compreensão:

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Na imagem acima temos uma planilha de controle de gastos mensais tendo subtotais a cada trimestre. Deste modo, utilizaremos o mesmo procedimento citado anteriormente para agrupar as colunas. A única diferença agora é que basta selecionar a opção “Coluna” na caixa de diálogo de agrupamentos.

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Note que após realizar os agrupamentos de colunas necessários, a linha guia de agrupamentos será exibida na parte superior da janela. O processo de manuseio das colunas se dará da mesma forma que o agrupamento de linhas, devendo clicar nos botões (+) ou (-) para minimizar e maximizar as janelas, ou ainda nos botões numerados.

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Remover agrupamentos

O processo para excluir agrupamentos no Excel também é muito simples. Neste caso, basta selecionar o agrupamento em que se deseja remover e acessar a aba “Dados>Desagrupar, conforme imagem abaixo:

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Após efetuar a operação, será exibida uma janela conforme abaixo. Escolha a opção “Linhas” caso sua aplicação de agrupamento seja semelhante à mostrada no exemplo acima.

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Ao término do procedimento, o agrupamento estará removido.

Há ainda a possibilidade de remover todos os agrupamentos existentes na planilha. Para isso basta acessar: Aba Dados>Desagrupar>Limpar Estrutura de Tópicos. Deste modo, todos os agrupamentos existente na planilha serão removidos.

Como vimos, a opção de agrupamento de tópicos é recomendável quando se trabalha com planilhas onde se tem grandes quantidades de informações. Deste modo, o agrupamento em tópicos traz uma melhor organização dos dados para que estes possam ser melhor exibidos ou organizados para facilitar a

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Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

1 COMENTÁRIO

  1. Ola equipe do Luz.
    Estou tentando montar um fórmula que faça o seguinte.

    Trabalho com trade e tenho uma tabela onde cadastro várias informações diariamente das operações que realizo na bolsa, ou seja um mesmo dia pode ter vários registros, em outra planilha eu tenho um relatório usando formula CONT.SE E SOMASES trazendo dados agrupados para saber por mês itens como:

    – Quantas operações efetuei no mês;
    – Quanto tempo fiquei em operação no mês;
    – Quantos LOSS;
    – Quantos GAINS;

    E assim por diante.

    O que “não” estou conseguindo fazer é trazer quantos dias de fato foi operado dentro de um mês, não consigo agrupar dias iguais dentro do mês para gerar um contagem de dias distintos, já consegui fazer isto com tabela dinâmica, mais não com fórmula. Existe como fazer isto com fórmula?

    Desde já Obrigado pelo auxilio

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