Como criar cálculos automáticos no Excel

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Como criar cálculos automáticos no Excel
Planilhas Prontas em Excel

Se você está introduzindo o Excel na sua empresa, ou o usa com frequência, mas costuma preenchê-lo manualmente, temos duas palavras mágicas que ajudam muito: cálculos automáticos.

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Por mais que seja comum receber, modificar, imprimir e enviar planilhas, muitos ainda desconhecem a quanto de tempo podem economizar preparando previamente uma planilha para realizar cálculos automaticamente, sempre que os valores forem inseridos.

Não há nada difícil nisso; o Excel tem disponível uma grande quantidade de funções que podem ser utilizadas sem o menor conhecimento da sintaxe de suas formulas.

Utilizando Cálculos automáticos

Há muitas maneiras de calcular automaticamente no Excel. As principais são:

  • No menu Fórmula;
  • No menu de contexto que fica disponível quando se usa o botão direito do mouse;
  • Escolhendo a fórmula a ser usada, conforme o necessário.

Habilitando Cálculos Automáticos

Antes de vermos as formas de efetuar cálculos automáticos, precisamos garantir que a opção que permite a atualização automática dos valores esteja habilitada.

No menu principal, aba Fórmulas, em “Opções de Cálculo”. Por padrão, deve estar ativa a opção “Automático”. Caso não esteja, por favor, altere.

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Calculando através do Menu Fórmula

O menu Fórmula é muito completo, com várias opções, desde as operações básicas até as mais complexas que se pode utilizar no Excel.

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No primeiro item, está o link para inserir funções pesquisando qual a necessária entre todas as opções presentes no sistema.

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No segundo item, estão as funções mais comumente usadas para cálculos matemáticos: Soma, Média, Contar Números, Máximo e Mínimo.

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Elas fazem respectivamente, os seguintes cálculos sobre o intervalo selecionado:

  • Resultado da soma dos valores;
  • Média aritmética entre os valores;
  • Contagem de quantas células possuem números;
  • Mostram o maior valor dentro do intervalo;
  • Mostram o menor valor dentro do intervalo.

Para utilizá-las, selecione previamente o intervalo e, em seguida, escolha a fórmula desejada.

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O resultado será mostrado automaticamente na fórmula seguinte ao intervalo.

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Calculando através do Menu de Contexto

O menu de contexto surge quando clicamos com o botão direito do mouse sobre uma ou mais células. Entre as várias opções de que dispomos nele, está a “Análise Rápida”.

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A “Análise Rápida” dá acesso às opções mais comumente utilizadas no Excel: Formatação condicional, Gráficos, Totais, Tabelas e Minigráficos.

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Neste momento, vamos lidar com as opções constantes na aba “Totais”, pois lá estão as fórmulas de uso mais frequente.

O funcionamento é semelhante ao menu Fórmula: Ao escolher a opção que se adequa à necessidade do momento, o Excel calcula automaticamente o resultado e o exibe em uma célula após o intervalo selecionado.

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Escolhendo diretamente a fórmula

Por fim, pode-se escolher a fórmula específica para o caso e, através desse método, as células às quais será aplicado o cálculo não precisam estar previamente selecionadas.

A fórmula desejada pode ser inserida diretamente dentro da célula, desde que se conheça a sua sintaxe.

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Caso não haja segurança suficiente para digitar toda a fórmula, se pode clicar sobre o ícone “fx”:

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Você irá escolher a função a ser inserida e, ao clicar em “OK”, uma caixa de diálogo se abrirá para preenchimento do conteúdo da fórmula, designando qual a informação necessária em cada campo.

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Os benefícios de se usar Cálculos Automáticos

Imagine ter que refazer toda uma planilha sempre que precisar calcular o DRE da sua empresa? Ou quando fizer uma tabela de vendas ou cálculo de comissões, ter que inicia-la do zero, preenchendo manualmente todos os valores e resultados? Muito trabalhoso e um imenso desperdício de tempo.

A melhor forma de trabalhar com Excel é desenvolver ou adquirir modelos prontos, em que você somente altere os valores de entrada e permita que o sistema dê os resultados atualizados.

Ainda, desde que suas fórmulas e dados de entrada estejam corretos, você tem a garantia de que os resultados estão válidos, afinal minimizou as possibilidades de erros de preenchimento e cálculo.

Como você pode ver, criar planilhas que realizem os cálculos automáticos no Excel é essencial para usar o potencial dessa ferramenta e tornar mais profissional e organizado o controle de dados da sua empresa.

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10 COMENTÁRIOS

  1. Tem sim, você pode ter uma tabela com o nome e o código e, nessa parte da planilha usar um PROCV que pega automaticamente o código a partir do nome inserido

  2. Rafael boa tarde.
    Preciso de sua ajuda: – trab com faturamento manual de aih em um hsp público que não é informatizado, criei uma planilha em meu computador pessoal para digitar as aihs apos faturadas, as fecho e as envio para a semus do meu município. Estas aihs digitadas me dão paramentos para saber nomes de pacientes repetidos, maiores índices de determinados diagnósticos e cid, faixas etárias e quantitativos. Gostaria muito de uma formula que me ajudasse a economizar tempo na digitação, tipo: se o paciente teve alta curado cujo código é o 11, alta melhorado 12, alta pedida 14 enfim, ao digitar o nome do tipo de alta, na coluna ao lado automaticamente aparecesse o cod. correspondente ao tipo de alta. Tem como fazer isso usando o excel?

  3. Oi João, na outra planilha você pode colocar o intervalo de cálculo maior ou ajustar a forma como a linha é inserida, pois se essa inserção for feita dentro do intervalo da fórmula, ela se alterará automaticamente

  4. Boa tarde! Eu estou tentando montar uma planilha de fluxo de caixa com macros que lançam os valores em outra planilha mas o problema é que quando lanço estes valores a formula de cálculo na segunda planilha é modificada e “desce” uma linha e o valor lançado fica de fora do cálculo. Gostaria muito que me ajudasse com esse problema se possível for. Grato!

  5. Oi Rodrigo, penso que as fórmulas DIA, MÊS e DIA.DA.SEMANA podem te ajudar com as condições. Já as somas ou contagens precisarão usar SOMASES ou CONT.SES provavelmente

  6. Parabéns pelo conteúdo. Tem me ajudado muitos com as dicas.
    Preciso criar um planilha que divide automaticamente:
    – Demanda do Mês / Dia /Semana
    – Com base nos dias uteis do mês

    qual seria o código a ser usado?

  7. Oi Letícia, você pode usar a função HOJE para atualizar a fórmula de acordo com a data atual. Por exemplo, usando o CONCATENAR e o HOJE e supondo que a data limite esteja em A1

    =”Faltam “&HOJE()-A1&” dias para terminar o prazo”

  8. Oi Rafael, parabéns pelo conteúdo!

    Eu gostaria de saber como eu faço para criar uma planilha que se atualiza automaticamente de acordo com os dias, basicamente quero dar um prazo para uma demanda e partir disso que ela venha sinalizando quantos dias tenho para finalizar essa demanda.

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