Como criar um banco de dados em Excel

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Se você é um gestor, analista, estagiário, empresário, enfim, se você já trabalhou em alguma empresa em toda a sua vida já deve ter ouvido falar sobre bancos de dados. Pra quem não sabe, de forma bem resumida os bancos de dados são coleções organizadas de dados que se relacionam de forma a criar algum sentido (informação).

Simplificando para o bom português e sem entrar em definições mais técnicas, qualquer planilha em Excel com informações das suas vendas, livro caixa com dados de transações financeiras ou mesmo um sistema complexo de estoques podem atuar como bancos de dados armazenando suas informações.

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1 – Exemplo de banco de dados no Excel com informações financeiras

No contexto das empresas, os bancos de dados são essenciais porque vão permitir um entendimento melhor sobre a sua realidade, principais indicadores e o que se pode fazer a partir daí.

Para começar vamos ver um exemplo de um banco de dados financeiro:

banco de dados em excel financeiro

É simples assim, uma tabela organizada, com campos de interesse (dia de pagamento, referente a que, valor, etc) nas colunas e lançamentos individuais (e completos) nas linhas. Assim, cada linha vai funcionar como uma nova entrada no seu banco de dados e, idealmente ele deve preencher todas as colunas.

Agora, só ter o banco de dados não ajuda em quase nada se você não tem a capacidade de analisar esses dados. Por isso eu sou tão fã de bancos de dados em Excel. Porque em uma mesma interface, só com um conhecimento de Excel iniciante e intermediário você é capaz de desenvolver ferramentas de análises de bancos de dados.  Veja um exemplo de um relatório de fluxo de caixa obtido por meio de funções que buscou informações no nosso banco de dados em Excel inicial:

relatório fluxo de caixa

Como você pode observar, o Excel permite uma fácil navegação nos seus dados, permite inserção de dados de maneira simples, é flexível e a manipulação dos dados pode ser feita pela criação de relatórios, tabelas com fórmulas e funções, tabelas dinâmicas e gráficos.

2 – Exemplo de banco de dados no Excel com informações de vendas

Um outro exemplo para o uso de banco de dados no Excel bem comum em empresas é o armazenamento de informações de vendas, afinal de contas, se você tem uma empresa, provavelmente vai querer saber para quem vendeu, por quanto, qual a quantidade, quais produtos e daí em diante.

Por isso, vamos ver um exemplo de banco de dados em Excel voltado para informações de vendas

Banco de dados em Excel para controle de vendas

Como já falamos, o banco de dados organiza informações em colunas. No nosso caso, são informações como o nome do cliente, a empresa em que ele trabalha, quem foi o vendedor responsável, o serviço oferecido, valor, data do primeiro contato e assim por diante. A cada linha você terá uma nova entrada (lançamento) no seu banco de dados.

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Obviamente que só ter esse banco de dados em Excel, cru, não ajuda muito, pois daria um trabalho infernal para analisar venda a venda, principalmente se a sua empresa fizesse muitas. Por isso, vale a pena utilizar o banco de dados como uma ferramenta para melhorar suas análises. Em nossa planilha, geramos alguns gráficos a partir do banco de dados. Veja:

gráficos de venda gerados a partir de banco de dados em excel

3 – Para que servem os bancos de dados?

Acho que você conseguiu perceber com os nossos exemplos de bancos de dados em Excel acima, mas o objetivo quase que essencial de qualquer banco de dados é transformar os dados contidos nele em relatórios, indicadores, gráficos e dashboards. Assim, você terá informações que vão auxiliar a sua tomada de decisão.

Quando estamos falando de um ambiente empresarial, esse processo de decisão poderia ser decidir entre alocar verbas entre uma área ou outra ou reduzir custos diretos por conta de uma margem de contribuição baixa de seus produtos. Se levarmos para o ambiente pessoal, se você tem um banco de dados compilando seus gastos e orçamento familiar, pode tomar uma decisão de quanto e onde investir.

Nesse post não vou entrar nos modelos de bancos de dados que existem (como o modelo em rede, relacional, plano, entre outros) e nem em definições mais técnicas de SGBD (sistemas de gerenciamento de bancos de dados), mas vale a pena buscar um pouco mais se você tiver interesse (ou me falar nos comentários que eu posso fazer um post mais para frente).

Ao invés disso, vou entrar um pouco mais em quais programas você pode utilizar para o desenvolvimento e uso de bancos de dados:

  • Excel

Acredito que o Excel é uma das ferramentas mais acessíveis de banco de dados (armazenamento de informações) e, principalmente, manipulação dos dados e tomada de decisão. É fácil e prático de se mexer, normalmente já vem no computador que você compra e, para quem quer aprender tem muitos cursos e tutoriais disponíveis. Para quem quer aprender o essencial, recomendo esse aqui:

Ainda existem muitas discussões sobre o fato do Excel não ser um banco de dados propriamente dito. Como eu falei desde o começo, tenho uma tendência a ignorar isso em 99% dos casos, mas vou falar sobre limitações dele no final do post

  • Access

Esse é um programa de bancos de dados com muitas simplificações em relação aos mais complexos, o que o torna adequado para principiantes.

Aqui vale uma outra observação, porque tem muita gente que mexe com banco de dados que não considera o Access como um banco de dados. Não vou entrar nesse nível de especificidade e polêmica, só penso que, se o programa consegue armazenar dados de forma lógica, separados de maneira inteligente e com uma possibilidade de tratar e trabalhar esses dados, é considerado por mim como banco de dados.

banco de dados em access

  • MySql

banco de dados mysql

  • SQL Server
  • Postgre
  • Firebird
  • Oracle

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4 – Como criar o seu banco de dados no excel

  • Passo 1 – Pense na estrutura de um banco de dados em Excel

Lembre-se do que falamos, um banco de dados sempre vai ter uma estrutura de linhas e colunas, sendo que nas linhas você terá suas entradas e, nas colunas, os campos de interesse. Não importa o que você faça, nunca vai fugir muito de algo nesse modelo:

  • Passo 2 – Liste os campos de interesse

Veja que no exemplo abaixo temos os campos produto, fornecedor escolhido, funcionário responsável, dia do pedido realizado, quantidade, valor, custo por unidade e data de entrega.

Lembre-se sempre que esses campos nunca (ou quase nunca) serão os mesmos para a sua empresa. Isso sempre vai depender da sua realidade e do que você quer controlar.

Exemplo de campos para banco de dados em excel

  • Passo 3 – Faça lançamentos

No exemplo acima tivemos 3 lançamentos feitos: camisa, meião e short.

  • Passo 4 – Crie relatórios e inteligência a partir do Banco de Dados em Excel

Lembre-se sempre de manter a consistência dos seus lançamentos, mantendo o mesmo tipo de lançamento e sempre preenchendo todas as linhas do seu Banco de Dados em Excel. Assim você conseguirá gerar relatórios consolidados como esse:

relatório de compras gerado a partir de banco de dados em excel
Sendo bem sincero, apesar de muita gente torcer o nariz para o Excel, ele pode ser (e normalmente é) perfeitamente aplicável para a realidade de 90% das empresas do Brasil (sei disso na prática) e eu recomendo fortemente para a maioria dos casos.

Veja algumas formas de uso de um banco de dados em Excel

  • Controle de estoque
  • Fluxo de caixa
  • Planejamento estratégico
  • Controle de planos de ação
  • Cadastro de clientes
  • Cadastro de funciónários
  • Gestão de compras

Se você quiser dar um passo além dentro do próprio Excel, vale a pena entender um pouco de VBA (Visual Basic for Applications). Não vou explicar muita coisa do VBA, mas para quem não conhece, o VBA permite que você crie uma série de itens que facilitam o preenchimento e criação do seu banco de dados em excel como:

  • Formulários

Essa talvez seja uma das ferramentas que você só faz com VBA e que ajudam muito no uso do banco de dados. Digo isso porque o formulário permite que você crie uma interface de preenchimento simples e, depois de preencher, automaticamente os comandos criados atualizam as informações no banco de dados.

Formulário para banco de dados em excel

  • Mensagens automáticas

Depois de preencher esses campos você pode criar mensagens automáticas te indicando o que fazer em seguida. No caso de pessoas que não tem familiaridade com o banco de dados em excel ou com a planilha usada, pode ajudar instruindo no que fazer.

  • Manipulação melhorada dos dados
  • Automatização de alguns processos
  • Geração automática de relatórios

Esses 3 itens podem ser feitos de diversas maneiras diferentes.

5 – Principais funcionalidades que você deveria conhecer

Se você já usa o Excel como seu banco de dados e aproveita as funcionalidades desse programa incrível para fazer suas análises, é importante ter certeza de que sabe tudo o que precisa para aproveitar ao máximo seus bancos de dados e capacidade analítica. Por isso, recomendo que você saiba:

  • criar tabelas ao invés de usar seleção de dados
  • criar tabelas dinâmicas (não é obrigatório, mas faz bem e ajuda)
  • usar dashboards (painéis de indicadores)
  • usar funções essenciais como PROCV, SE, E, OU
  • usar funções avançadas como INDIRETO, DESLOC, CORRESP
  • aplicar filtros e subtotais
  • buscar itens com pesquisa e comando localizar
  • aplicar formatação condicional
  • usar validação de dados

80% desse conhecimento você consegue aprender em nosso Curso de Excel Básico e Intermediário.

6 – Limitações dos bancos de dados no Excel

Lembra das discussões e polêmicas com o fato de ter gente que não considera o Excel como um banco de dados? Então, o que os defensores dessa linha de que o Excel não é um banco de dados defendem é que você pode até achar que uma tabela de um banco de dados é parecida com uma planilha, mas existe uma diferença fundamental: em um banco de dados todos os dados de uma coluna pertencem a um único domínio e isto é garantido pelo SGBD, enquanto que em uma planilha cada célula pode conter qualquer coisa e isso pode ocasionar inconsistência das informações.

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Isso é verdade, mas na minha opinião, não desqualifica o fato do Excel conseguir armazenar e trabalhar dados de uma maneira simples, prática e acessível. De toda forma, vale a pena tomar cuidado com alguns itens:

  • Bancos de dados em Excel muito grandes podem começar a travar
  • O uso excessivo de fórmulas e funções pode tornar sua planilha lenta (não gosto de trabalhar com planilhas com mais de 5MB – em alguns casos, isso é simplesmente impossível)
  • A segurança em bancos de dados no Excel não é das melhores (é relativamente fácil burlar os padrões de proteção mais simples do Excel)
  • Você precisará ter uma preocupação com a arquitetura de dados e principalmente com a inserção deles (em alguns BDs esse processo é mais protegido contra erros)

Independentemente disso, como mostramos em nossos exemplos desse post, o Excel pode (e costuma) ser usado como um banco de dados e é uma excelente ferramenta de análise de dados.

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Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

34 COMENTÁRIOS

    • Oi Jackson, tudo bom?

      Nunca usei um tablet android, mas imagino que se você tiver o programa Excel instalado conseguirá seguir os mesmos passos se tiver todas as funcionalidades instaladas normalmente.

      A questão é verificar se tem essas funcionalidades do Excel e o próprio Excel em sua versão mais recente (2013) por lá.

  1. Olá! Tenho uma planilha no excel que controla as vendas em um restaurante. Gostaria de saber se é possível (viável) criar uma comunicação entre o excel e um celular android, por meio da wifi, criando um banco de dados comum onde o android informa os dados e a planilha puxa os dados informados e alimenta as informações do excel.

    • Oi Paulo,

      possível até acredito que seja, porque hoje em dia não tem mais quase nada impossível de se fazer, mas a questão principal é onde você vai colocar as informações no celular para passar para a planilha. Então a viabilidade não me parece ser das melhores

      Isso poderia ser feito com um aplicativo (desenvolvimento caro), usando o google planilhas (usabilidade ruim no celular) ou com algum sight onde você armazenasse as informações e gerasse alguma integração de dados diretamente, mas como disse nada que me parece simples

    • É póssivel na seguinte forma, um aplicativo que insere as informações em um banco de dados, aconselho SQL Server ou Oracle, o segundo passo seria a comunicação do excel com esse servidor realizando as requisições via query ODBC dentro do proprio excel, gerando assim um CUBO e customizando conforme sua necessidade.

  2. Tenho uma planilha que controlo a produção dos funcionários dia a dia, com produtos diferentes e com diferentes preços, faço o pagamento quinzenalmente, será que conseguiria um resumo por funcionários do produtos e preços dentro desta quinzena.

    • Oi Helio,

      consegue sim. Esse resumo provavelmente deverá ser feito via SOMASES ou CONT.SES dependendo do número de variáveis que você for analisar e da estrutura da sua planilha

  3. Preciso montar um banco de dados e planilhas de controle financeiro, para fluxo de caixa mensal que admita a existência de 5 Centros de Responsabilidade.
    Preciso de alguém que desenvolva isto
    email: renatorioblues@gmail.com
    tel: 021-98855-2787 e 021-3603-3142

  4. Gostaria de saber se vcs teriam uma planilha para solicitação de compras de materiais? No meu caso eu precisaria disponibilizar uma lista grande de produtos.

  5. Prezado Rafael, eu trabalho com controle de estoque de um hospital, gostaria de um banco de dados integrado ao excel para realizar as saídas e entradas dos produtos, você tem alguma sugestão?

    • Oi Ipólito, tudo bom? Isso vai depender muito da sua necessidade e do que precisa fazer. Eu tentaria recorrer a apenas uma ferramenta. Se possível, use o Excel como um banco de dados. Se não for, algumas possibilidades são o Access ou MySQL. VOcês também podem recorrer a algum software que já faça isso.

  6. Olá, tudo bom?

    Vocês tem algum tipo de planilha ou modelo para armazenamento de dados? De como pode ser feito esse tipo de trabalho? Os dados são de um projeto e cada dia iremos atualizar esses dados, acrescentando informações… Você tem alguma ideia de como isso pode ser feito?

    • Oi Victor, como você quer uma planilha específica para uma necessidade sua, é importante fazer ela do zero. No nosso site – https://luz.vc/ – temos modelos prontos muito bons. Vale a pena dar uma olhada para entender se algum te atende, mas como disse, é mais difícil quando você tem uma necessidade específica.

  7. Boa tarde, eu gostaria de selecionar os dados que são digitados nas células do Excel e inserir em um banco de dados. Seria possível, criar uns 4 campos com “combos” (informações pré-definidas) de forma que eu possa depois em uma outra célula gerar um comando sql de insert com o conteúdo que foi escolhido na planilha?

  8. Boa tarde, tenho uma dúvida, tenho que criar uma planilha de consumo de clientes, que a qualquer instante pode ser alterado ou acrescentado, gostaria de saber qual fórmula ou base posso usar para que quando digite o nome do cliente, saber oque ele consumiu, ou até mesmo procura-lo para fazer uma alteração?

    exemplo: ricardo comprou 1 pão
    eduardo comprou 1 agua

    gostaria de retornar na compra do ricardo e acrescentar algo sem apagar oque o eduardo consumiu. podendo assim procurar ou adicionar qualquer cliente que apareça e adicionar os produtos. tendo uma outra tabela como PROCV para localizar tal cliente e saber quantia que ele gastou e oque consumiu?

  9. Ola,
    em programação é possível acumular valores em uma mesma “célula” tipo a=a+b. No Excel isso também é possível sem programação? Por exemplo: em F14 tenho o valor 100. Mas, assim que eu alterar para 50, em G14 apareceria o resultado da soma=150. E sempre que F14 for alterado, o resultado em G14 também alteraria.
    Desde já lhe agradeço.

    • Oi Cláudio, isso é possível com programação VBA ou com uso de macros, que não deixa de ser uma forma de programação, mas mais simples de se usar

    • Oi Oldimiro, não conheço o Sisma, mas de maneira geral é possível importar dados de uma grande variedade de sistemas, dependendo do tipo de output que esse sistema pode te dar.

    • Oi Mariana, o limite é o próprio limite de linhas e colunas que o Excel te proporciona (mais de 1.000.000 de linhas e as colunas vão até a XFD (cerca de 65.500). Agora, se você usar fórmulas em todo esse intervalo, pode ter problemas de peso na planilha

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