Como Fazer uma Planilha no Excel

2
3044
como fazer uma planilha no excel

Planilhas em excel são provavelmente uma das mais antigas formas de gerenciar negócios e, qualquer grande volume de informação para ser honesto, que conhecemos.

Como falamos em um post anterior, existem diversos benefícios de usá-las e, com centenas de planilhas em excel desenvolvidas, podemos afirmar que a LUZ é uma das referências no assunto. Visto que muitos clientes ainda tem dúvidas e perguntas sobre o tema, resolvemos escrever esse post com dicas de como fazer uma planilha em excel.

cursos de planilhas excel básico e avançado

1) Pensamento Processual

A confecção de uma planilha em excel começa muito antes de abrir o arquivo. A primeira fase do processo de estruturação de uma planilha para a sua empresa, ou até mesmo uma planilha pessoal, é pensar o processo que você precisa fazer em 3 grandes etapas:

a) Entradas de Informações: Quais são os dados que o usuário, provavelmente você, vai inserir na futura planilha de excel e qual a natureza deles? Geralmente, esses dados de inserção – nós chamamos de inputs do usuário – estarão organizados em uma tabela dentro da sua planilha de excel. Exemplos:

– Nome
– ID – um número de identificação aleatório definido pelo usuário
– Valor
– Número do Pedido
– Nota Fiscal
– Pessoa Responsável
– Data
– Outras

b) Cálculos Necessários: Quais as transformações que você quer que a planilha em excel faça com os dados inseridos? Geralmente esses cálculos ocorrerão em algum lugar longe da vista do usuário. Nas planilhas LUZ, por exemplo, você perceberá que usamos as colunas a direita das tabelas para fazer esses cálculos. eles ficam ocultos da vista do usuário.

– Somar Valores
– Tirar a Média
– Simplesmente Listar
– Poder Buscar Rapidamente
– Ver a evolução
– Achar o Menor ou o Maior
– Ordenar
– Criar Rankings
– Outras

Nós temos uma categoria inteira aqui no Blog com dicas para fazer planilhas em excel melhores. Dá uma conferida lá depois de ler este texto. 😉

c) Resultados e Conclusões: Quais indicadores e consolidações de dados vão ajudar o usuário dessa nova planilha em excel em suas futuras decisões? Esses dados deverão ser mostrados de alguma forma para ele. Na verdade, da melhor forma, não “de alguma forma”, mas isso falaremos na próxima seção. Alguns exemplos de resultados interessantes a serem vistos pelo usuário em uma planilha de excel:

– Evolução por Mês
– Gráficos para Rápida Visualização
– Variações de Indicadores
– Resultados Consolidados

Você também poderá criar resultados com filtros:

– Valores por Responsável
– Prazos Cumpridos por Área

O céu o limite para quem cria planilhas no excel!

2) Usabilidade da Planilha em Excel

Agora que você já mapeou todos os dados que serão inseridos, as transformações que eles sofrerão e o resultado que você quer extrair/visualizar na sua planilha de excel, é só fazê-la, certo? Errado!

Uma coisa é a planilha fazer tudo que você quer. Outra é isso ser fácil de fazer e você realmente ganhar o máximo de tempo possível. Além de garantir que ela mostrará dados confiáveis e fáceis de entender! O layout (desenho) da planilha precisa ser pensado e desenhado antes que o arquivo seja aberto.

Nós seguimos um layout padrão aqui na LUZ. Ele foi feito pela nossa equipe de designers e, antes de implementarmos eles em todas as nossas planilhas, foram testados, ajustados, re-testados e re-ajustados junto aos nossos usuários. Por isso, elas não requerem nenhum conhecimento prévio de excel para seu manuseio.

Algumas das melhores práticas que seguimos nas nossas planilhas em excel:

a) Áreas de Cadastro: Uma boa prática é separar tabelas onde você simplesmente cadastra informações que serão selecionadas através de um menu em outra tabela ou aba. Assim, você ganha tem que ficar, por exemplo, repetindo o nome do produto milhões de vezes e provavelmente errando na digitação.

b) Separação por Tabela ou Abas: Normalmente, para visualizar melhor as informações e manter as fórmulas das planilhas em excel simples, é necessário separar os dados em tabelas ou até mesmo abas. Nunca deixe tudo junto!

c) Consolidação para Relatórios e Gráficos: Por fim, deve-se pensar com base na tomada de decisão quais informações destacar em relatórios e gráficos. Não adianta colocar todas as informações possíveis, pois justamente estamos buscando respostas mais rápidas! É necessário priorizar, por isso, se pergunte: “quais dados me ajudarão a tomar a melhor decisão possível e quais me atrapalharão?”

3) Agora sim, faça a sua Planilha no Excel!

Com o esqueleto da planilha desenhado, você agora pode abrir o arquivo do excel e montar a sua planilha. Se você ignorar o segundo passo e vier diretamente para esse, pode criar muitos re-trabalhos na hora de fazer uma planilha no excel. Isso ocorre porque é muito mais fácil corrigir um desenho no papel, do que algo em uma planilha pronta que possa comprometer toda a estrutura que já foi feita.

Imagina que a sua planilha tenha abas de janeiro a dezembro, por exemplo. Se o arquivo já estiver pronto e você quiser mudar uma coluna em uma dessas abas, serão no mínimo 12 mudanças que essa primeira acarretará. Portanto, pense na sua planilha antes de confecciona-la!

Se você precisa de ajuda para aprender mais sobre as fórmulas do excel, não deixe de conferir a nossa categoria do blog, apenas sobre isso, e também temos cursos online. Dê uma olhada:

Cursos de Planilhas Excel da LUZ

Gostou do post? Você também faz planilhas em excel para o seu negócio? Deixe seu comentário!

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor, escreva o seu comentário
Por favor, digite seu nome