O Excel já é por si só uma ferramenta poderosa de elaboração de planilhas simples e sofisticadas, capazes de oferecer uma infinidade de recursos, especialmente em gestão empresarial ou controle setorial. Ao utilizar uma ferramenta poderosa como é o Excel, o objetivo será a maior agilidade nas respostas de dados pre-lançados, seja por definição ou por fórmulas lógicas.
Imagine você se essa possibilidade se expandir para a programação? O VBA, ou Visual Basic for application, que é a linguagem de programação utilizada em todos os programas do Office, têm recursos exclusivos para agilizar e automatizar, ainda mais, todos os elementos de trabalho do Excel.
Pode até parecer complicado no início, mas com um pouco de estudos e com um maior entendimento do uso dessa ferramenta, é possível utilizar macros no Excel, juntamente com o VBA, para receber respostas mais detalhadas, as quais nem sempre aparecem sem a utilização da linguagem de programação VBA.
O que é e como funciona o VBA no excel?
O visual Basic for Application é uma linguagem de programação, a qual têm entre suas ferramentas, elementos específicos para os programas do pacote Office. No caso do Excel, automatiza e simplifica as planilhas de cálculos, oferecendo ao usuário maior facilidade de navegação entre planilhas, estando elas na mesma pasta ou não. O funcionamento do VBA é igual qualquer outra linguagem de programação, ou seja, os comandos são definidos pelo usuário e, caso estejam corretos uma função será executada a partir daquela linha de comunicação entre usuário e programa.
Porque utilizar a linguagem de programação VBA?
Não haverá mais necessidade de pesquisar dados de uma planilha sem uma referência. Com o VBA é possível encontrar qualquer elemento disponível dentro da planilha. Podem-se criar comandos de validação de dados que retornam resultados específicos de um campo de preenchimento, inclusive quando se trata de acesso a bancos de dados externos.
Habilitando a guia desenvolvedor
Antes de iniciar um trabalho com código VBA ou com o uso de macros no Excel é preciso habilitar a guia desenvolvedor, pois ela não aparece por padrão e, é através dessa guia, que o usuário terá acesso à ferramentas específicas, inclusive ao visual basic.
Abra o Excel e clique em “arquivo”. Na sequência escolha “opções” e, em seguida, “personalizar faixas de opções”. A partir disso basta marcar a caixa que aparece a guia desenvolvedor e dar ok. Pronto já estará disponível para ser utilizada.
Iniciando a utilização da linguagem de programação VBA no Excel com a gravação de uma macro
O primeiro passo para iniciar a utilização do VBA no Excel é ter uma necessidade específica. Pode ser a necessidade de enviar um email de forma automática, copiar e colar dados sempre que você apertar um botão ou uma série de outras possibilidades.
A forma mais simples de mexer com o código VBA é gravando uma macro. As macros são rotinas que você grava e depois pode executar novamente (exatamente da mesma forma que gravou), mas sem ter trabalho. Um exemplo simples é com a formatação de células. Vamos supor que eu quisesse mudar a cor da fonte, o tipo de fonte, o tamanho da fonte, a cor de preenchimento, alinhamento e uma série de outros itens.
Se eu fosse modificar esses itens célula a célula, aba a aba, eu poderia ter um bom trabalho, mas se eu gravar esse procedimento para uma única célula com uma macro, posso replicar esse processo clicando em um botão apenas.
Veja a planilha abaixo, nela eu tenho uma série de valores já preenchidos. Para iniciar a gravação da macro, basta selecionar os dados da planilha e, no menu superior, entrar na guia Desenvolvedor e clicar no botão “Gravar Macro”. Clicando nessa opção abrirá uma janela como na imagem a seguir. Caso queira gravar macro antes mesmo da planilha ser preenchida, basta posicionar o cursor do mouse na célula em que pretende gravar. Poderá escolher o nome da macro de acordo com o que pretender utilizar.
Veja que você pode colocar qualquer descrição, nome, atalho e local de armazenamento.
Depois de modificar a formatação e fazer o passo a passo que desejar, você pode clicar em “parar gravação”. Agora basta dar um clique no submenu “Macros” para ver as macros gravadas
Para começar a mexer nos códigos dessas macros, basta escolher uma delas e clicar em “depurar” ou “editar”. Irá abrir o visual basic já com a linguagem programação criada.
A partir desse ponto é preciso trabalhar no código escrito para modificar o que foi gravado para novas propriedades caso você deseje.
Criando um formulário na sua planilha com codigo VBA
Uma outra possibilidade de uso da programação com o código VBA é o uso de formulários. Eles te ajudam a ter uma estrutura de preenchimento de dados muito organizada e que dificulta erros. Veja um exemplo de um formulário bem simples:
Para adicionar um formulário já é necessário evoluir um pouco na linguagem VBA, mas pouca coisa. Dê uma olhada no Visual Basic Editor (que é acessado pelo atalho de teclado ALT + F11). Lá, é necessário clicar com o botão direito do mouse na parte onde estão os módulos (espaço que armazena seu código VBA) e escolher a opção de inserir UserForm.
Esse é o passo inicial para começar a usar formulários dentro das suas planilhas. Uma vez que você tenha a estrutura do formulário pronta, você pode usar uma série de recursos diferentes que envolvem ferramentas de controle de formulário dos mais variados tipos. Veja:
A caixa de ferramentas é onde você vai encontrar esses itens para montar o seu formulário. Depois é possível atrelar códigos aos botões para que todo o conteúdo inserido no formulário alimente algum banco de dados da sua planilha.
Enviando e-mails automáticamente com VBA
Uma outra forma de utilizar VBA no Excel para otimizar alguns serviços simples pode ser o disparo de e-mail automáticos quando uma referida situação se concretizar. Nesse caso se usa alguns códigos a mais, pois há necessidade de maiores informações, mas nada de muito difícil. Vamos lá? Vamos supor que você tenha uma planilha com o cadastro de clientes com compras parceladas.
Veja que foi utilizado a função condicional “SE”, para acontecer a mudança de situação sempre que o dia de vencimento chegar. Esse vai ser o gatilho para o disparo de emails de maneira automática.
Existe uma série de códigos VBA diferentes e disponíveis na internet que podem usar desde o Outlook até outros provedores de email para enviar as informações da sua planilha ao apertar um único botão.
Para mais informações sobre o uso do excel e a importância das planilhas no processo gerencial acesse o blog.luz.vc
