O mercado está em constante mudança e as empresas devem estar atentas a elas para que seus negócios acompanhem cada transformação do mercado. Ainda mais em um mundo cada vez mais digital, onde as mudanças acontecem cada vez mais rápido! As empresas acabam por ter que optar por um planejamento a longo prazo mais flexível, e possuir estratégias para que possam acompanhar e prever estas mudanças.
Um dos grandes problemas enfrentados, principalmente por empresas mais tradicionais, é ter seus processos internos obsoletos e emperrados. Mudar conceitos sem prejudicar a empresa como um todo torna-se um grande desafio para gestores e empresários.
Para que se possam realizar estas mudanças, nos anos 90 foi criado o conceito de reengenharia de processos. Reengenharia de processos é uma maneira de administrar e transformar processos antigos de empresas em processos mais atuais e adequados, permitindo que aempresa se torne ainda mais competitiva. Ou, como muito bem disse Stair e Reynolds:
“(…) um redesenho de processos, que envolve a readequação dos processos empresariais, estruturas organizacionais, sistemas de informação e valores da organização, objetivando uma guinada nos resultados dos negócios da organização”.
Repensar, redesenhar, reestruturar processos em uma empresa pode aumentar a margem de lucros, propiciar o desenvolvimento, fomentar a inovação, aumentar a produtividade e tornar o ambiente de trabalho em um local agradável e apaixonante para funcionários e clientes.
Uma das grandes funções da reengenharia é eliminar o trabalho desnecessário e retrabalho, devido a ações desatualizadas e inadequadas nos processos. Além disso, a reengenharia de processos também é benéfica para:
- Tornar processos mais eficazes e eficientes;
- Diminuir o dispêndio de forças e utilização de recursos em projetos;
- Eliminar erros e retrabalho;
- Eliminar gastos desnecessários;
- Minimizar atrasos;
- Reduzir custos e cortas gastos desnecessários;
- Proporcionar um maior controle de projetos e processos da empresa;
- Tornar processos mais flexíveis, acessíveis e simples;
- Eliminar burocracia.
Como as planilhas em Excel podem ajudar na Reengenharia de Processos?
Ao iniciar a sua reengenharia de processos, uma decisão sábia e escolher uma boa ferramenta que o ajude nesta tarefa. E planilhas em Excel, que automatizem cálculos e diversas tarefas pode ser uma sábia decisão neste sentido.
Um bom exemplo de planilha que o ajuda nesta tarefa é a que está disponível na Luz.vc, a Planilha de Desempenho de Processos. Esta planilha permite que você possa registrar seus processos e analisar o desempenho de seus processos, observando os resultados e possibilitando redesenhá-los com uma maior eficácia.
A planilha vem com 10 abas de processos, e cada uma delas você pode definir um dos processos da empresa:
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Na planilha você preenche todos os dados relacionados ao processo, como responsável, nome, etapas, responsáveis, indicadores etc.
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Na aba Gráficos é possível visualizar os resultados consolidados, e verificar quais processos estão funcionando corretamente, quais precisam ser alterados, quais não estão produzindo os resultados esperados e identificar quais os pontos que precisam ser emelhorados.
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Veja como fica mais fácil planejar e replanejar com uma ferramenta apropriada.
Gostou da planilha? Então assista esse vídeo e conheça melhor esta planilha!
