O gerenciamento de custos do projeto é uma das áreas de conhecimento do PMBOK, o principal guia de práticas para gestores de projetos. Para garantir que os projetos fiquem dentro do orçamento aprovado, é preciso conhecer o conjunto de processos da área.
Seguindo os passos certos, conciliar os recursos necessários com o que o cliente está disposto a pagar se torna uma tarefa muito mais simples.
Quer entender como gerenciar os custos com as práticas aplicadas pelos melhores profissionais do mundo?
Então vem com a gente!
A seguir, vamos falar sobre a importância do gerenciamento de custos do projeto e apresentar os processos.
Qual é a importância do gerenciamento de custos do projeto?
Embora nem tudo saia exatamente como o planejado, o que os clientes esperam é que o custo final de um projeto esteja dentro do que foi projetado no início, certo? Esse é o principal objetivo do gerenciamento de custos.
Da mesma forma que você decide fazer uma reforma na sua casa levando em conta o quanto tem para gastar, o cliente também fecha o contrato de um projeto com base no orçamento previsto.
Ninguém quer descobrir, de repente, que vai ter que desembolsar mais dinheiro.
Por isso, o ideal é calcular o mais cedo possível quais serão os custos do projeto. Além de atender às expectativas do cliente, o gerenciamento de custos é o que permite a você fazer um orçamento próximo da realidade. Com isso, é possível:
- Tomar decisões mais precisas;
- Reduzir os gastos;
- Melhorar a qualidade das entregas;
- Diminuir o tempo de execução do projeto.
Sendo assim, não é sobre cumprir mais uma obrigação para agradar o cliente. Trata-se de uma ferramenta que ajuda a equipe inteira ao longo das etapas do projeto.
Como fazer o gerenciamento de custos: 4 etapas do PMBOK
1. Planejamento do gerenciamento de custos
Assim como acontece no gerenciamento do tempo, escopo, integração e demais áreas de conhecimento do PMBOK, o primeiro passo é definir como tudo será feito. Isso significa escolher a metodologia, descrever os processos de gerenciamento de custos, quais ferramentas devem ser utilizadas.
A partir disso, você deve planejar os custos. É importante saber a quantidade exata de tudo, incluindo mão de obra, contratação de terceiros, equipamentos, serviços, materiais, etc.
Para definir como os recursos vão ser distribuídos, reunir a equipe do projeto é fundamental. Ainda, vale a pena contar com a opinião de quem participou de projetos semelhantes e pode contribuir com as estimativas.
Então, tudo deve ser reunido em um documento onde as atividades relacionadas ao gerenciamento de custos são descritas e separadas de acordo com o destino – recursos humanos, contratação de serviços, infraestrutura, entre outros.
Esse planejamento dos custos é, inclusive, fundamental para a precificação do projeto. Isso porque colabora com a metodologia de formação de preços, que depende dos custos das etapas do projeto, homem-hora, impostos, comissões eventuais e margem de lucro para definir o quanto cobrar do cliente.
2. Estimativa de custos
Nesta segunda etapa, cada recurso é orçado para que os valores possam finalmente ser projetados. E a análise das alternativas também faz parte desse processo de estimativa, ou seja, comparar preços para saber o que vale mais a pena.
Não se trata de “chutar” valores. Eles precisam ser baseados em estudos feitos a partir de orçamentos de diferentes fornecedores, da opinião de especialistas e da análise de projeção de despesas.
Também é interessante consultar outros projetos realizados para chegar a valores mais próximos da realidade. Sem esquecer que os preços sofrem impactos da inflação e do contexto econômico.
Outra tarefa importante aqui é prever uma reserva financeira para caso apareça um imprevisto. No entanto, saiba que essa reserva é mais uma precaução, já que um planejamento bem feito prevê até mesmo os riscos do projeto e suas consequências.
3. Determinação do orçamento
Não confunda o orçamento com a estimativa de custos. Embora de certa forma as etapas sejam parecidas, são processos distintos. É importante que você entenda bem as diferenças.
Agora é o momento de prever com maior precisão o investimento total do projeto. Para isso, os fornecedores devem ser escolhidos e os valores são fechados. Dessa forma, já é possível calcular todos os custos para apresentar ao cliente.
Se ele estiver de acordo com os valores apresentados, o orçamento pode ser aprovado.
Nunca é demais reforçar a importância dos processos anteriores. Eles devem ser feitos com o máximo de atenção aos detalhes para evitar pedidos de alteração do orçamento depois de ter sido aprovado. Do contrário, o cliente fica com a impressão de que o planejamento foi mal feito.
4. Controle de custos
Como o próprio nome diz, nesta etapa as despesas são monitoradas. Além de acompanhar de perto os valores de tudo o que está sendo gasto, o gerente deve documentar todas as despesas.
Isso porque elas não podem ultrapassar o orçamento aprovado pelo cliente. E é papel do gerente garantir que o limite não seja estourado.
Portanto, lembre-se de que o controle de custos é contínuo, ou seja, deve ser feito durante todas as etapas do projeto.
Sendo assim, não deixe para depois. Guarde todas as notas fiscais e registre os pagamentos conforme vão sendo feitos. Se esse controle é deixado de lado, pouco a pouco, o custo pode se tornar mais alto do que o esperado. E isso não pode acontecer.
Você planejou, consultou diferentes fornecedores, seguiu todos os passos e mesmo assim algo fugiu do previsto? Além de avaliar com antecedência a necessidade de alterar o orçamento, tente encontrar alternativas.
Uma delas é tentar remanejar custos de outras áreas antes de abordar o cliente. Afinal, os pedidos de alteração devem ser feitos quando não existe outra saída. Se você não encontrar uma solução, formalize a alteração por meio da aprovação do cliente por escrito.
Assuma o comando dos custos dos seus projetos!
Ao seguir os processos de gerenciamento de custos que apresentamos aqui no post, você toma as rédeas do orçamento dos seus projetos. Com certeza, a satisfação dos seus clientes só vai aumentar.
Para obter resultados ainda melhores, não deixe de relacionar esses processos com as outras áreas de gerenciamento de projetos do PMBOK.
