Por que fazer: Gerir as compras de seu negócio é um fator estratégico que envolve todos os departamentos da empresa. A ideia geral é otimizar os recursos existentes com o objetivo de gerar lucros financeiros. Quem trabalha com estoque ou almoxarifado precisa ter, de forma fácil, uma maneira de visualizar todas as compras realizadas – tanto por produtos quanto por fornecedores.
Como fazer: Nesse sentido, é preciso encontrar o balanço adequado entre fornecedores, clientes, valor de custo e entrega dos produtos.
Confira os 10 passos essenciais para organizar a gestão de compras e fazer bons negócios!
1. Estabelecer objetivos
O primeiro passo para organizar a gestão de compras é planejar os objetivos do modelo de gestão da sua empresa. O ideal é reunir os diferentes setores para estabelecer uma meta viável e realista.
2. Monitorar produtos
O controle rigoroso dos dados de sua empresa é uma ferramenta eficaz para monitorar os produtos que precisam ser adquiridos para manter seu negócio ativo. Uma planilha organizacional deve conter todos os produtos necessários, assim como o estoque da empresa. Esses dois dados são o ponto de equilíbrio da gestão eficiente. É possível criar uma tabela, como no exemplo abaixo, com um inventário de produtos, inserindo o código de cada um, o nome e a unidade de medida utilizada.
3. Lista de fornecedores
A próxima etapa é manter uma lista atualizada de fornecedores confiáveis que podem entregar materiais de qualidade com preços acessíveis e bons prazos de entrega. Um cadastro completo, como o que mostramos abaixo, é uma boa forma de fazer isso.
Essa planilha deve conter o nome da empresa, os produtos que ela fornece para você, dados específicos (telefone, endereço, contato e email) e se há ou não um contrato formalizado.
4. Bom relacionamento com fornecedores
O relacionamento com os fornecedores é uma importante etapa do processo de gestão. Em alguns casos, o ideal é ter múltiplas fontes de fornecedores. Em outros, o ideal é manter um fornecedor em contrato de exclusividade.
5. Negociação de compras
A parte da negociação é fundamental na hora de gerir as compras (e as contas) da empresa. É preciso sempre buscar orçamentos mais acessíveis sem, é claro, prejudicar a qualidade final do produto. O controle de compras também deve ser cuidadosamente monitorado na planilha de gestão.
6. Gestão de estoque
O objetivo da gestão do estoque é encontrar a solução para a máxima disponibilidade do produto com menor estoque possível. É preciso ter em vista que o estoque parado significa que seu dinheiro também está parado. Assim, é preciso encontrar uma forma de manter o estoque de forma inteligente.
7. Manter estoque de segurança
O estoque é um item fundamental no jogo de gestão de compras. É preciso manter o estoque de segurança para melhorar o nível do serviço prestado, agir como proteção contra qualquer rebuliço no mercado e proteger você e seus clientes de qualquer tipo de incerteza que pode acontecer na demanda dos produtos.
8. Análise de vendas
Mantenha sempre os dados bem atualizados. É preciso conhecer a demanda de seus produtos, os tipos de materiais oferecidos, quantos produtos são vendidos e em quanto tempo. Ao final do acompanhamento da planilha, mês a mês, avalie questões como:
- Valor Médio Pago por Produto;
- Valor Médio Pago por Fornecedor;
- Total de Compras por Mês e
- Melhor Fornecedor por Produto.
9. Aumentar clientes
O objetivo de qualquer empresa é gerar lucros e aumentar o número de clientes. A gestão de compras organizada da empresa faz com que novos compradores se interessem por seus produtos. Assim, é preciso conhecer seu público-alvo para atender a demanda.
10. Networking
Na hora de organizar a gestão de compras, não dá para esquecer da ferramenta básica de networking com todos os elos da cadeia: fornecedores, empregados e clientes. O bom relacionamento ajuda a otimizar os negócios e gera pontos positivos para a marca da sua empresa.
Ficou fácil entender a importância desse acompanhamento? Na LUZ, oferecemos um modelo de planilha pronta para gestão de compras que pode ajudar a organizar esse processo e trazer ainda mais resultados para sua empresa!
