Nesse artigo falaremos sobre:
- Para que serve uma ferramenta de controle financeiro?
- Onde economizar tempo
- Como lançar despesas recorrentes no Fluxo de Caixa
- Planilha de fluxo de caixa pronta com funcionalidade de despesas recorrentes
Para que serve uma ferramenta de controle financeiro?
Pode parecer um pouco óbvio, mas essa é uma pergunta que todo gestor financeiro e dono de empresa deveria se fazer. Afinal de contas a área financeira é, sem dúvida nenhuma, uma das mais importantes de qualquer negócio. Entender se suas receitas estão com uma tendência de queda, se seus custos aumentaram ou mesmo como estão seus principais indicadores pode ser a diferença entre falir e prosperar.
Agora, muito provavelmente uma ferramenta de controle financeiro vai te proporcionar esses itens e funcionalidades:
- Classificação de receitas e despesas em grupos de contas (plano de contas)
- Lançamento simplificado de receitas, despesas, despesas recorrentes, parcelamentos
- Controle de regime de caixa (fluxo de caixa) e regime de competência (DRE)
- Controle de contas a pagar e a receber
- Resumo das receitas e despesas diariamente, mês a mês
- Visualização simplificada em gráficos
- Relatório pronto para impressão
Pelo menos é isso que a nossa planilha de controle financeiro completo faz. Se a planilha ou sistema que você utiliza não te permitir todas essas funcionalidades, esse início de ano pode ser o momento de encontrar uma nova ferramenta que te entregue todos os resultados que você busca (ou deveria buscar).
Mas essa ainda não é a resposta da minha pergunta. Na minha opinião uma ferramenta de gestão financeira serve para simplificar a vida do gestor que está utilizando e para isso ela precisa:
- ser simples de se preencher
- ter cálculos automáticos
- mostrar relatórios e gráficos automaticamente
- ser fácil de se analisar
Mas entregar esse resultado é bem difícil, se você está na dúvida se alguma planilha conseguirá te ajudar, vamos ver como gastar menos tempo fazendo o preenchimento operacional.
Onde economizar tempo
Basicamente existem 2 atividades principais que todo gestor financeiro precisa realizar:
- Controle do fluxo de caixa (parte operacional de entradas e saídas)
- Análise do fluxo de caixa (parte gerencial de análise e planejamento)
O que eu vejo hoje em dia é uma quantidade grande de gestores e analistas que perdem tanto tempo com a primeira atividade de controle que mal sobra tempo para realizar qualquer tipo de análise. Esse ciclo vicioso pode prejudicar e muito o planejamento de atividades para corrigir problemas ou aproveitar pontos positivos.
É justamente nesse ponto, de facilitar o preenchimento operacional da sua ferramenta de controle financeiro que entra o lançamento de despesas recorrentes.
Como lançar despesas recorrentes no fluxo de caixa
Basicamente, despesas recorrentes são despesas iguais (com o mesmo valor) que acontecem de maneira contínua mês após mês, durante um período, que pode variar de 2 meses até infinitos meses. Agora, imagina ter que preencher as mesmas saídas todo mês.
No exemplo abaixo coloquei duas despesas recorrentes, uma de pagamento de aluguel no valor de R$1.000 (que não costuma mudar sem aviso prévio), indo de janeiro a dezembro e uma outra, de serviços de internet no valor de R$300. Foram dois lançamentos simples.
De forma automática esse foi o resultado (só como exemplo) para o mês de Janeiro:
Sem a inteligência de controle de despesas recorrentes da nossa planilha de controle financeiro completo, seriam 14 lançamentos que eu teria que fazer. Agora imagina que você tem 70 despesas recorrentes para o ano inteiro, você poderia facilmente perder horas preenchendo cerca de 840 lançamentos.
Aí eu te pergunto, vale a pena perder esse tempo inteiro que você poderia estar gastando com análises financeiras importantes, com planejamento de orçamento futuro, entre outras atividades? Eu acho que não…
Fluxo de Caixa com funcionalidade de despesas recorrentes
Se você já cansou de gastar tempo com atividades que a nossa planilha de controle financeiro completo pode fazer por você, talvez tenha chegado o momento de fazer modificações na sua ferramenta de controle financeiro!